AGENT ADMINISTRATIF ET D'ACCUEIL (h/f)
Offre n° O054250801000110
Publiée le 01/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 14 rue du 15 septembre 1944, Maxéville (Meurthe-et-Moselle)
Poste à pourvoir le
22/09/2025
Date limite de candidature
31/08/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Placé(e) sous l’autorité de la responsable du service Administratif-Secrétariat-Accueil du pôle Solidarité, vous assurez au sein de la Maison du Lien de la Solidarité et du Relais Social Emploi du quartier du Champ-le-Bœuf :
- À titre principal, des activités de secrétariat,
- Et à titre complémentaire, l'accueil physique et téléphonique du public
Vous travaillez en équipe avec l’ensemble des services, partenaires institutionnels et acteurs associatifs dans une optique d’accompagnant les usagers vers une autonomie dans les démarches administratives
- À titre principal, des activités de secrétariat,
- Et à titre complémentaire, l'accueil physique et téléphonique du public
Vous travaillez en équipe avec l’ensemble des services, partenaires institutionnels et acteurs associatifs dans une optique d’accompagnant les usagers vers une autonomie dans les démarches administratives
Missions / conditions d'exercice
MISSION PRINCIPALE : Assister un (des) responsable(s) dans l'organisation du travail d'une équipe ou d'un service
- CCAS et pôle Solidarité
Secrétariat du pôle Solidarité et du CCAS
• Assurer le suivi des dossiers en cours sous la supervision de l’assistante de Pôle,
• Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux de bord, diaporamas,
• Trier, classer et archiver les documents (papier et numériques),
• Aider à la collecte et à la saisie de données/statistiques liées aux actions du pôle.
Commission Communale Solidarité et le Conseil d’Administration du CCAS
• Préparation de l’ordre du jour,
• Mise en forme définitive et envoi des délibérations et rapports,
• Convocation, affichage, compte-rendu.
Épiceries Solidaires
• Suivi en lien avec la responsable des épiceries, des stocks et commandes via tableaux des livraisons/stocks et commande de produits, factures fournisseurs, et préparation des éléments pour la comptabilité,
• Soutien lors d’événements ponctuels (comité des usagers, comité de pilotage, collectes…)
- Politique de la ville, Développement économique et Santé
• Mise à jour des répertoires Politiques de la ville et Développement économique,
• Traitement statistique de la liste demandeurs d’emploi,
• Préparation des envois en grand nombre et mise sous pli,
• Tableau de suivi financier des dossiers de demande de subventions et courriers de notification,
• Création d’un répertoire des acteurs de la Santé et calendrier des actions.
- Autres tâches confiées pour assurer à minima la continuité de service en cas d’absence de l’assistante de Pôle et des autres agents administratifs
MISSIONS COMPLEMENTAIRES : En cas d’absence d’un agent d’accueil du Pôle Solidarité
- Accompagner la première demande au plan administratif
Premier Accueil :
• Animer, organiser un espace d’accueil et d’information correspondant aux principaux champs d’intervention du pôle Solidarité (Accompagnement social au logement, Actions en faveur des séniors, Accompagnement à l’emploi,….),
• Instaurer une relation de respect mutuel et recevoir de façon personnalisée,
• Accueillir le public physiquement / téléphoniquement ; écouter et recueillir la demande, gérer le flux.
Identification et qualification des demandes vers les services ou professionnels concernés :
• Identifier la nature, la différence et le degré d'urgence de la demande et du besoin réel,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services,
• Transmettre au collègue compétent (avec si besoin prise de rendez-vous),
Accompagnement dans les démarches :
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Aider à rédiger des documents administratifs du public,
• Remplir le logiciel métier Malléo (salle attente, dossier foyer…),
Gestion des espaces d’accueil : affichage, documents libre-service, borne informatique…
- Gestion administrative d’accueil
• Encaisser les participations des épiceries/cité pass/melodie et symphonie pass/REAPP après vérification droits usagers ; mise à jour logiciel de suivi ; contrôler les caisses chaque ½ journée
• Créer les dossiers de demande d’aide dans le logiciel MALLEO, enregistrement des pièces,
• Éditer le tableau de la commission permanente du CCAS chaque semaine,
• Saisir et envoyer les courriers aux usagers suite commission permanente, mise à jour du logiciel,
• Transmettre les décisions aux partenaires,
• Réserver les salles de réunion, les bureaux partagés,
• Prendre les inscriptions aux activités de la ville mises en place par le Pôle Solidarité.
- CCAS et pôle Solidarité
Secrétariat du pôle Solidarité et du CCAS
• Assurer le suivi des dossiers en cours sous la supervision de l’assistante de Pôle,
• Saisir et mettre en forme les courriers et documents de formes et de contenus divers à destination interne ou externe : courriers, notes, tableaux de bord, diaporamas,
• Trier, classer et archiver les documents (papier et numériques),
• Aider à la collecte et à la saisie de données/statistiques liées aux actions du pôle.
Commission Communale Solidarité et le Conseil d’Administration du CCAS
• Préparation de l’ordre du jour,
• Mise en forme définitive et envoi des délibérations et rapports,
• Convocation, affichage, compte-rendu.
Épiceries Solidaires
• Suivi en lien avec la responsable des épiceries, des stocks et commandes via tableaux des livraisons/stocks et commande de produits, factures fournisseurs, et préparation des éléments pour la comptabilité,
• Soutien lors d’événements ponctuels (comité des usagers, comité de pilotage, collectes…)
- Politique de la ville, Développement économique et Santé
• Mise à jour des répertoires Politiques de la ville et Développement économique,
• Traitement statistique de la liste demandeurs d’emploi,
• Préparation des envois en grand nombre et mise sous pli,
• Tableau de suivi financier des dossiers de demande de subventions et courriers de notification,
• Création d’un répertoire des acteurs de la Santé et calendrier des actions.
- Autres tâches confiées pour assurer à minima la continuité de service en cas d’absence de l’assistante de Pôle et des autres agents administratifs
MISSIONS COMPLEMENTAIRES : En cas d’absence d’un agent d’accueil du Pôle Solidarité
- Accompagner la première demande au plan administratif
Premier Accueil :
• Animer, organiser un espace d’accueil et d’information correspondant aux principaux champs d’intervention du pôle Solidarité (Accompagnement social au logement, Actions en faveur des séniors, Accompagnement à l’emploi,….),
• Instaurer une relation de respect mutuel et recevoir de façon personnalisée,
• Accueillir le public physiquement / téléphoniquement ; écouter et recueillir la demande, gérer le flux.
Identification et qualification des demandes vers les services ou professionnels concernés :
• Identifier la nature, la différence et le degré d'urgence de la demande et du besoin réel,
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services,
• Transmettre au collègue compétent (avec si besoin prise de rendez-vous),
Accompagnement dans les démarches :
• Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations,
• Aider à rédiger des documents administratifs du public,
• Remplir le logiciel métier Malléo (salle attente, dossier foyer…),
Gestion des espaces d’accueil : affichage, documents libre-service, borne informatique…
- Gestion administrative d’accueil
• Encaisser les participations des épiceries/cité pass/melodie et symphonie pass/REAPP après vérification droits usagers ; mise à jour logiciel de suivi ; contrôler les caisses chaque ½ journée
• Créer les dossiers de demande d’aide dans le logiciel MALLEO, enregistrement des pièces,
• Éditer le tableau de la commission permanente du CCAS chaque semaine,
• Saisir et envoyer les courriers aux usagers suite commission permanente, mise à jour du logiciel,
• Transmettre les décisions aux partenaires,
• Réserver les salles de réunion, les bureaux partagés,
• Prendre les inscriptions aux activités de la ville mises en place par le Pôle Solidarité.
Profils recherchés
• Connaissances théoriques et pratiques du fonctionnement des collectivités territoriales et du champ des politiques de Solidarité,
• Gérer les techniques / procédures de secrétariat / recherche documentaire,
• Savoir effectuer et accompagner dans les démarches administratives,
• Savoir rédiger et mettre en page un document papier ou électronique,
• Être à l'écoute, discret, patient, diplomate (contact régulier avec le public),
• Respecter la confidentialité,
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite,
• Savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs concernés,
• Travailler en équipe et en partenariat,
• Capacités d'initiative, d’adaptation, de réactivité, de synthèse et rédactionnelles,
• Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie,
• Rigueur, devoir de confidentialité, autonomie, disponibilité, sens des responsabilités,
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point) et permis B.
• Gérer les techniques / procédures de secrétariat / recherche documentaire,
• Savoir effectuer et accompagner dans les démarches administratives,
• Savoir rédiger et mettre en page un document papier ou électronique,
• Être à l'écoute, discret, patient, diplomate (contact régulier avec le public),
• Respecter la confidentialité,
• Notions de base des techniques de communication orale et écrite,
• Savoir adapter son discours en fonction des interlocuteurs concernés,
• Travailler en équipe et en partenariat,
• Capacités d'initiative, d’adaptation, de réactivité, de synthèse et rédactionnelles,
• Savoir rendre compte de son activité à sa hiérarchie,
• Rigueur, devoir de confidentialité, autonomie, disponibilité, sens des responsabilités,
• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Power Point) et permis B.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383323000
Informations complémentaires
Régime indemnitaire
Prime de 13ème mois
Chèques déjeuner
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur à la mutuelle (MNT)
Prime de 13ème mois
Chèques déjeuner
Participation employeur assurance maintien de salaire
Participation employeur à la mutuelle (MNT)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.