Assistant de gestion administrative
Offre n° O054260728001124
Publiée le 28/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Ville de 9746 habitants, Jarville-la-malgrange fait partie de la métropole du grand Nancy, en périphérie immédiate au sud de Nancy.
Site web de l'employeur
Lieu de travail
25 rue de la République, Jarville-la-Malgrange (Meurthe-et-Moselle (54))
Poste à pourvoir le
28/09/2026
Date limite de candidature
27/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Non
Rémunération indicative
TBI, NBI, RIFSEEP, Titres-restaurant,Contrat de groupe prévoyance et mutuelle
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité de la Secrétaire Générale, l'assistant(e) de gestion administrative assure le fonctionnement administratif quotidien du Secrétariat Général.
Il (elle) apporte une assistance administrative et organisationnelle au Maire, au Directeur Général des Services et à la Secrétaire Générale. À ce titre, il (elle) assure l'organisation administrative des réunions auxquelles participe le Maire et facilite la préparation des échanges avec les services concernés.
Il (elle) assure le suivi des instances municipales, participe à la gestion des actes administratifs et contribue à la circulation de l'information au sein de la collectivité.
Il (elle) veille au respect des procédures administratives, des délais réglementaires.
Il (elle) apporte une assistance administrative et organisationnelle au Maire, au Directeur Général des Services et à la Secrétaire Générale. À ce titre, il (elle) assure l'organisation administrative des réunions auxquelles participe le Maire et facilite la préparation des échanges avec les services concernés.
Il (elle) assure le suivi des instances municipales, participe à la gestion des actes administratifs et contribue à la circulation de l'information au sein de la collectivité.
Il (elle) veille au respect des procédures administratives, des délais réglementaires.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative du Secrétariat Général
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la Direction.
• Ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier entrant.
• Assurer les envois des courriers, convocations et courriels groupés et le suivi du courrier sortant de la Direction.
• Rédiger les courriers courants, comptes rendus et autres documents administratifs de la Direction.
• Mettre en forme les documents administratifs.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers, sous format papier et numérique.
• Gérer la base de données protocolaire, assurer l’envoi des invitations ainsi que le suivi des réponses.
2. Organisation des instances municipales
Assurer la préparation administrative des instances municipales :
• Conseil municipal ;
• Commissions municipales ;
• Bureau municipal.
À ce titre :
préparer les ordres du jour ;
mettre en forme les projets de délibérations et les décisions du Maire transmis par les services ;
préparer les dossiers de séance ;
assurer la rédaction des procès-verbaux ;
constituer les registres des délibérations, des décisions et des arrêtés ;
assurer le classement et l'archivage des actes administratifs.
assurer l'envoi des convocations dématérialisées et le suivi des accusés de réception ;
assurer le suivi de la transmission des actes administratifs au contrôle de légalité, de leur publication et de leur archivage dématérialisé, le cas échéant ;
relancer les services afin de garantir le respect des échéances de préparation des instances.
3. Assistance auprès du Maire, de la Secrétaire Générale et du Directeur Général des Services
• Assurer le secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et de la Secrétaire Générale
• Gérer les agendas
• Organiser les rendez-vous du Maire et du Directeur Général des Services
• Organiser les réunions à la demande du Maire et assurer la coordination nécessaire à sa participation aux réunions organisées par les services en présence d’élus.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions en lien avec les Directions
• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés
• Assurer le classement et le suivi des dossiers du Maire et du Directeur Général des Services.
4. Gestion de l'information
• Diffuser les informations nécessaires au fonctionnement du service.
• Actualiser les bases de données administratives.
• Participer à la circulation de l'information entre les services.
5. Missions complémentaires
• Participer ponctuellement aux manifestations, cérémonies ou réunions organisées par la collectivité.
• Réaliser toute mission confiée par la hiérarchie dans le cadre des nécessités de service.
• Assurer l'accueil physique, téléphonique et électronique de la Direction.
• Ouvrir, enregistrer et distribuer le courrier entrant.
• Assurer les envois des courriers, convocations et courriels groupés et le suivi du courrier sortant de la Direction.
• Rédiger les courriers courants, comptes rendus et autres documents administratifs de la Direction.
• Mettre en forme les documents administratifs.
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers, sous format papier et numérique.
• Gérer la base de données protocolaire, assurer l’envoi des invitations ainsi que le suivi des réponses.
2. Organisation des instances municipales
Assurer la préparation administrative des instances municipales :
• Conseil municipal ;
• Commissions municipales ;
• Bureau municipal.
À ce titre :
préparer les ordres du jour ;
mettre en forme les projets de délibérations et les décisions du Maire transmis par les services ;
préparer les dossiers de séance ;
assurer la rédaction des procès-verbaux ;
constituer les registres des délibérations, des décisions et des arrêtés ;
assurer le classement et l'archivage des actes administratifs.
assurer l'envoi des convocations dématérialisées et le suivi des accusés de réception ;
assurer le suivi de la transmission des actes administratifs au contrôle de légalité, de leur publication et de leur archivage dématérialisé, le cas échéant ;
relancer les services afin de garantir le respect des échéances de préparation des instances.
3. Assistance auprès du Maire, de la Secrétaire Générale et du Directeur Général des Services
• Assurer le secrétariat du Maire, du Directeur Général des Services et de la Secrétaire Générale
• Gérer les agendas
• Organiser les rendez-vous du Maire et du Directeur Général des Services
• Organiser les réunions à la demande du Maire et assurer la coordination nécessaire à sa participation aux réunions organisées par les services en présence d’élus.
• Préparer les dossiers nécessaires aux réunions en lien avec les Directions
• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés
• Assurer le classement et le suivi des dossiers du Maire et du Directeur Général des Services.
4. Gestion de l'information
• Diffuser les informations nécessaires au fonctionnement du service.
• Actualiser les bases de données administratives.
• Participer à la circulation de l'information entre les services.
5. Missions complémentaires
• Participer ponctuellement aux manifestations, cérémonies ou réunions organisées par la collectivité.
• Réaliser toute mission confiée par la hiérarchie dans le cadre des nécessités de service.
Profils recherchés
Savoirs
• Connaissance de l'environnement territorial.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes.
• Connaissance des procédures administratives.
• Connaissance des actes administratifs.
• Maîtrise des règles de rédaction administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Maîtrise des logiciels métiers utilisés par la collectivité.
Savoir-faire
• Organiser et prioriser son activité.
• Accueillir et renseigner différents publics.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Mettre en forme des documents.
• Maîtriser les techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus.
• Préparer et organiser des réunions.
• Gérer les agendas.
• Suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Assurer le classement et l'archivage des documents.
• Respecter les procédures administratives et les délais réglementaires.
• Travailler en lien avec l'ensemble des services.
• Identifier les priorités et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté.
Savoir-être
• Sens de l'organisation.
• Rigueur.
• Autonomie dans l’exécution des missions confiées.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Capacité d'adaptation.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens du service public.
• Esprit d'équipe.
• Qualités relationnelles.
• Disponibilité.
• Sens de l'initiative.
• Capacité à anticiper les échéances.
• Respect de la hiérarchie.
• Connaissance de l'environnement territorial.
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance du fonctionnement des assemblées délibérantes.
• Connaissance des procédures administratives.
• Connaissance des actes administratifs.
• Maîtrise des règles de rédaction administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Maîtrise des logiciels métiers utilisés par la collectivité.
Savoir-faire
• Organiser et prioriser son activité.
• Accueillir et renseigner différents publics.
• Rédiger des courriers et documents administratifs.
• Mettre en forme des documents.
• Maîtriser les techniques de prise de notes et de rédaction de comptes rendus.
• Préparer et organiser des réunions.
• Gérer les agendas.
• Suivre plusieurs dossiers simultanément.
• Assurer le classement et l'archivage des documents.
• Respecter les procédures administratives et les délais réglementaires.
• Travailler en lien avec l'ensemble des services.
• Identifier les priorités et alerter sa hiérarchie en cas de difficulté.
Savoir-être
• Sens de l'organisation.
• Rigueur.
• Autonomie dans l’exécution des missions confiées.
• Réactivité.
• Polyvalence.
• Capacité d'adaptation.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens du service public.
• Esprit d'équipe.
• Qualités relationnelles.
• Disponibilité.
• Sens de l'initiative.
• Capacité à anticiper les échéances.
• Respect de la hiérarchie.
Contact et modalités de candidature
Contact
0383158420
Informations complémentaires
CV + LM à adresser à l'attention de Monsieur le Maire
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.