Officier état civil et adjoint au responsable H/F
Offre n° O054261002000588
Publiée le 02/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Commune de 6727 habitants à 10 kms de Nancy
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hotel de ville, Frouard (Meurthe-et-Moselle (54))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
01/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du service à la population, vous serez chargé-e :
- Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections, recensement de la population et la délivrance des passeports et carte d’identité.
Ce poste évoluera vers un poste de responsable du service
- Assurer au quotidien, dans le respect des lois et textes en vigueur et de façon totalement polyvalente, les différentes missions dévolues à un officier d’état civil (recevoir, conserver, mettre à jour et délivrer les actes d’état civil).
- Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, d’instruire les dossiers relatifs à l’état civil, et aux élections, recensement de la population et la délivrance des passeports et carte d’identité.
Ce poste évoluera vers un poste de responsable du service
Missions / conditions d'exercice
ETAT CIVIL :
- Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
- Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
- Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;
- Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
- Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
- Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
- Effectuer une veille règlementaire sur l’état-civil.
DELIVRANCE PASSEPORTS ET CNI
- Assurer l'accueil, l'instruction des demandes et la délivrance des passeports et CNI dans le respect des procédures légales et des délais imposés.
ELECTIONS :
- Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
- Suivre les circulaires préfectorales ;
- Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
- Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
- Envoyer les cartes électorales ;
- Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;
- Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
CIMETIERE :
- Suivi et la gestion administrative et financière des sépultures et concessions funéraires dans les cimetières
- Préparation et délivrance des autorisations funéraires,
- Veille au respect du règlement du cimetière
- Information des administrés dans le domaine des affaires funéraires
- Délivrance de diverses autorisations en matière funéraire (dont autorisation d’inhumation et de crémation)
ACCUEIL DU PUBLIC :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Orientation et information des usagers sur les démarches administratives
- Réception et transmission des demandes aux services concernés
- Prise de rendez-vous pour les demandes de passeports et cartes nationale d’identité
MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :
- Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;
- Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;
- Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
- Saisir, instruire et suivre des demandes ou déclarations : naissances, reconnaissances, mariages, PACS, demande d’actes ou d'extraits d'état civil, livrets de famille, rectifications administratives, changement de prénom, changement de nom ;
- Procéder aux auditions nécessaires (mariage, reconnaissance)
- Mettre à jour les actes d’état civil (avis de mention) ;
- Analyser et traiter les demandes parvenues par courrier, mail et par le biais des téléservices ;
- Traiter les demandes de vérifications des données d'état civil (COMEDEC) ;
- Légalisation de signature, certification conforme de copie ;
- Effectuer une veille règlementaire sur l’état-civil.
DELIVRANCE PASSEPORTS ET CNI
- Assurer l'accueil, l'instruction des demandes et la délivrance des passeports et CNI dans le respect des procédures légales et des délais imposés.
ELECTIONS :
- Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales, ainsi qu’aux tâches annexes liées à la gestion des listes ;
- Suivre les circulaires préfectorales ;
- Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre ;
- Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale) ;
- Envoyer les cartes électorales ;
- Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu’aux journées d’élection ;
- Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, vérifier les procès-verbaux de vote ;
CIMETIERE :
- Suivi et la gestion administrative et financière des sépultures et concessions funéraires dans les cimetières
- Préparation et délivrance des autorisations funéraires,
- Veille au respect du règlement du cimetière
- Information des administrés dans le domaine des affaires funéraires
- Délivrance de diverses autorisations en matière funéraire (dont autorisation d’inhumation et de crémation)
ACCUEIL DU PUBLIC :
- Accueil physique et téléphonique du public
- Orientation et information des usagers sur les démarches administratives
- Réception et transmission des demandes aux services concernés
- Prise de rendez-vous pour les demandes de passeports et cartes nationale d’identité
MANAGEMENT (en l’absence de la responsable de service) :
- Gérer l’équipe pour garantir la continuité du service ;
- Faire appliquer les consignes et règlement de travail en vigueur dans la collectivité ;
- Veiller à la réactivité des agents du service et à la qualité du service rendu.
Profils recherchés
- Expérience similaire exigée ;
- Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;
- Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
- Disponibilité et sens du travail en équipe ;
- Maîtriser des outils informatiques et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, application ANTS, COMEDEC) ;
- Sens affirmé du service public ;
- Excellente présentation ;
- Polyvalence et flexibilité ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité d’écoute ;
- Rigueur, organisation et disponibilité ;
- Autonomie ;
- Discrétion
- Connaissance de l’environnement territorial et des publics accueillis ;
- Capacité à s'adapter à son interlocuteur et à anticiper les demandes ;
- Disponibilité et sens du travail en équipe ;
- Maîtriser des outils informatiques et être capable de s'adapter aux logiciels métier (Siècle, Logitud, application ANTS, COMEDEC) ;
- Sens affirmé du service public ;
- Excellente présentation ;
- Polyvalence et flexibilité ;
- Capacité à travailler en équipe ;
- Capacité d’écoute ;
- Rigueur, organisation et disponibilité ;
- Autonomie ;
- Discrétion
Contact et modalités de candidature
Contact
0383491325
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation sont à adresser à l'attention de Monsieur le Maire.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.