Chargé d'accueil du public, de l'état civil et des élections (h/f)
Offre n° O054261007001538
Publiée le 07/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
o Commune de 4 000 habitants située à 20 kms de Metz et à 40 kms de Nancy (très bonne desserte TER)
o Commune membre du Parc Naturel Régional de Lorraine et de la Communauté de Communes du Bassin de Pont-à-Mousson, inscrite dans une Opération de Revitalisation du Territoire depuis décembre 2021 et dans une démarche de redynamisation centre-bourg structurant
o Labellisations « Capitale française de la biodiversité », « ville prudente » et "ville sportive" 2024-2028
o 1er prix du trophée national AFNOR 2020 de la relations usagers dans la catégorie des villes de moins de 20000 habitants (mention participation citoyenne)
o Commune membre du Parc Naturel Régional de Lorraine et de la Communauté de Communes du Bassin de Pont-à-Mousson, inscrite dans une Opération de Revitalisation du Territoire depuis décembre 2021 et dans une démarche de redynamisation centre-bourg structurant
o Labellisations « Capitale française de la biodiversité », « ville prudente » et "ville sportive" 2024-2028
o 1er prix du trophée national AFNOR 2020 de la relations usagers dans la catégorie des villes de moins de 20000 habitants (mention participation citoyenne)
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Hôtel de ville - 1 rue des Aulnois, Pagny-sur-Moselle (Meurthe-et-Moselle (54))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
09/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Dans le cadre d’un service public de proximité et dans une relation d’interface avec la population et avec les élus, vous occuperez les fonctions de chargé(e) d’accueil du public physique et téléphonique des administrés et assurerez les différentes missions dévolues à un officier d’état civil ainsi que la gestion des principales démarches liées à la population (dont la gestion des opérations électorales dont vous serez responsable). Il est précisé que le service comprend un 2e agent qui a la responsabilité du cimetière mais pour lequel vous assurerez la suppléance lors de ses absences (son recrutement est également en cours).
Courant 2027, vous pourra être amené(e), après formation et habilitation, à participer au dispositif de recueil des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports (dans le cadre de la mise en place d’une station biométrique).
Courant 2027, vous pourra être amené(e), après formation et habilitation, à participer au dispositif de recueil des demandes de cartes nationales d’identité et de passeports (dans le cadre de la mise en place d’une station biométrique).
Missions / conditions d'exercice
ACCUEIL DU PUBLIC EN MAIRIE
L’agent constitue un interlocuteur privilégié des habitants et contribue, par son accueil, son information et son orientation, à la qualité du service public communal.
Accueillir, informer, renseigner le public physiquement ou téléphoniquement (assurer la prise de messages, …)
Informer sur les démarches administratives et/ou orienter le public vers les services compétents
Assurer la gestion du courrier entrant/sortant (réception, enregistrement, numérisation et distribution aux services, affranchissement, dépôt à La Poste, …)
ÉTAT CIVIL ET POPULATION
L’agent assure le traitement administratif des actes et démarches relevant de l’état civil, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires.
Établir et délivrer les actes d’état civil
Enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissance, mariage/PACS et décès selon les compétences de la commune
Préparer et suivre les dossiers de mariage et participer à l'organisation matérielle des cérémonies de mariage/PACS
Assurer les formalités liées aux décès
Effectuer les mentions marginales et mises à jour des actes
Effectuer les transmissions réglementaires aux administrations concernées
Traiter les demandes de copies et d’extraits d’actes
Assurer le suivi des demandes liées à la population et renseigner sur les démarches administratives
Assurer la gestion du recensement citoyen
GESTION DU CIMETIÈRE
L’agent assurera la suppléance du 2e agent du service responsable de la gestion du cimetière.
GESTION DES ÉLECTIONS
L’agent participe à la préparation et au suivi des opérations électorales et est garant de leur bon déroulement (le 2e agent du service devra pouvoir assurer la suppléance lors de vos absences).
Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales ainsi qu'aux tâches annexes liées à la gestion des listes
Suivre les circulaires préfectorales
Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre
Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale)
Envoyer les cartes électorales
Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu'aux journées d'élection
Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, superviser les procès-verbaux de vote
AUTRES MISSIONS (GESTION ADMINISTRATIVE POLYVALENTE)
Rédiger des courriers et réponses administratives simples
Assurer le classement, le rangement et la conservation des documents administratifs produits ou reçus par la commune, dans le respect des règles applicables aux archives publiques
Assurer le secrétariat des assemblées (Conseil Municipal, commissions, …) : convocations, notification des comptes-rendus, affichage de l’ordre du jour, préparation des demandes d’intervention auprès du Centre DI pour mise en place de la salle …
Assurer les démarches administratives relevant de l'accueil de la mairie : inscriptions, certificats, attestations et autres formalités confiées au service
Gérer les rendez-vous des élus et des services lorsque nécessaire
Participer en fonction des besoins à d'autres missions administratives relevant du fonctionnement général de la mairie
Ponctuellement : réaliser les opérations de communication urgente (publication sur les supports de communication de la commune)
L’agent constitue un interlocuteur privilégié des habitants et contribue, par son accueil, son information et son orientation, à la qualité du service public communal.
Accueillir, informer, renseigner le public physiquement ou téléphoniquement (assurer la prise de messages, …)
Informer sur les démarches administratives et/ou orienter le public vers les services compétents
Assurer la gestion du courrier entrant/sortant (réception, enregistrement, numérisation et distribution aux services, affranchissement, dépôt à La Poste, …)
ÉTAT CIVIL ET POPULATION
L’agent assure le traitement administratif des actes et démarches relevant de l’état civil, dans le respect des dispositions législatives et réglementaires.
Établir et délivrer les actes d’état civil
Enregistrer les déclarations de naissance, reconnaissance, mariage/PACS et décès selon les compétences de la commune
Préparer et suivre les dossiers de mariage et participer à l'organisation matérielle des cérémonies de mariage/PACS
Assurer les formalités liées aux décès
Effectuer les mentions marginales et mises à jour des actes
Effectuer les transmissions réglementaires aux administrations concernées
Traiter les demandes de copies et d’extraits d’actes
Assurer le suivi des demandes liées à la population et renseigner sur les démarches administratives
Assurer la gestion du recensement citoyen
GESTION DU CIMETIÈRE
L’agent assurera la suppléance du 2e agent du service responsable de la gestion du cimetière.
GESTION DES ÉLECTIONS
L’agent participe à la préparation et au suivi des opérations électorales et est garant de leur bon déroulement (le 2e agent du service devra pouvoir assurer la suppléance lors de vos absences).
Procéder aux inscriptions et radiations sur les listes électorales ainsi qu'aux tâches annexes liées à la gestion des listes
Suivre les circulaires préfectorales
Préparer les réunions des commissions de révision des listes électorales et les suivre
Éditer les documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale)
Envoyer les cartes électorales
Préparer les scrutins et participer aux journées de préparation technique, logistique ainsi qu'aux journées d'élection
Jour de vote : renseigner et orienter des électeurs, superviser les procès-verbaux de vote
AUTRES MISSIONS (GESTION ADMINISTRATIVE POLYVALENTE)
Rédiger des courriers et réponses administratives simples
Assurer le classement, le rangement et la conservation des documents administratifs produits ou reçus par la commune, dans le respect des règles applicables aux archives publiques
Assurer le secrétariat des assemblées (Conseil Municipal, commissions, …) : convocations, notification des comptes-rendus, affichage de l’ordre du jour, préparation des demandes d’intervention auprès du Centre DI pour mise en place de la salle …
Assurer les démarches administratives relevant de l'accueil de la mairie : inscriptions, certificats, attestations et autres formalités confiées au service
Gérer les rendez-vous des élus et des services lorsque nécessaire
Participer en fonction des besoins à d'autres missions administratives relevant du fonctionnement général de la mairie
Ponctuellement : réaliser les opérations de communication urgente (publication sur les supports de communication de la commune)
Profils recherchés
Qualifications/compétences techniques requises :
Issue d’une formation Bac professionnel/titre professionnel à BAC +2 (BTS SP3S, ESF, …) orientée gestion et administration, vous justifiez d’un parcours réussi et/ou êtes doté d’une expérience professionnelle significative acquise dans des fonctions similaires dans une autre collectivité ou un organisme œuvrant notamment pour le secteur public
Connaissances générales de l’environnement territorial et de son fonctionnement
Maîtrise des notions fondamentales ainsi que du cadre légal, règles et procédures administratives en matière d'état civil, de gestion des opérations électorales et de législation funéraire
Bonne connaissance des outils et techniques d'accueil des usagers et des règles de communication/médiation
Maîtrise des techniques rédactionnelles et d’expression
Maîtrise des techniques d’utilisation des NTIC (outils bureautiques classiques, procédures dématérialisées, standard téléphonique, applicatifs métier idéalement suite Cosoluce : Electra, Cyan et REU, …)
Savoir-faire attendus :
Connaitre et appliquer les directives et procédures d'instruction des dossiers, les procédures de transmission des demandes, … et contrôler leur conformité
Savoir créer et/ou mettre à jour des outils de suivi de dossiers et/ou de l’activité du service
Savoir rendre compte du travail effectué régulièrement (assurer un reporting via des fiches de recueil d’informations)
Savoir prendre des notes et transmettre des messages clairs aux services concernés
Travailler avec plusieurs interlocuteurs simultanément
Respecter strictement les procédures relatives aux données personnelles
Savoir-être attendus/compétences relationnelles :
Qualités relationnelles, d’écoute active et de dialogue (avoir une réelle aisance avec le public, savoir garder son calme et rester professionnel dans toutes les situations – savoir faire preuve de pédagogie)
Polyvalence, réactivité, capacité à prendre des initiatives et être force de proposition (savoir également jouer un rôle d’alerte)
Avoir une capacité à assimiler et appliquer des procédures réglementaires
Capacité à organiser/prioriser son travail et son temps (ponctualité, assiduité et disponibilité)
Capacité à travailler en autonomie en veillant à associer les divers acteurs de la collectivité tout en ayant une aptitude à travailler en binôme (avoir un état d’esprit collaboratif)
Assurer le respect strict de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
Conditions et contraintes d’exercice :
Travail au contact direct du public
Horaires réguliers avec possibilité d’adaptation en fonction des nécessités de service (tenue d’une permanence tous les samedis en semaine impaire de 10 heures à 12 heures, participation à la célébration des mariages en lien avec l’élu concerné, …)
Suppléance du 2e agent chargé d’accueil du public (la pose des congés se fait de manière concertée afin d’assurer la continuité du service)
Participation impérative aux journées de scrutins
Gestion simultanée de différents dossiers
Issue d’une formation Bac professionnel/titre professionnel à BAC +2 (BTS SP3S, ESF, …) orientée gestion et administration, vous justifiez d’un parcours réussi et/ou êtes doté d’une expérience professionnelle significative acquise dans des fonctions similaires dans une autre collectivité ou un organisme œuvrant notamment pour le secteur public
Connaissances générales de l’environnement territorial et de son fonctionnement
Maîtrise des notions fondamentales ainsi que du cadre légal, règles et procédures administratives en matière d'état civil, de gestion des opérations électorales et de législation funéraire
Bonne connaissance des outils et techniques d'accueil des usagers et des règles de communication/médiation
Maîtrise des techniques rédactionnelles et d’expression
Maîtrise des techniques d’utilisation des NTIC (outils bureautiques classiques, procédures dématérialisées, standard téléphonique, applicatifs métier idéalement suite Cosoluce : Electra, Cyan et REU, …)
Savoir-faire attendus :
Connaitre et appliquer les directives et procédures d'instruction des dossiers, les procédures de transmission des demandes, … et contrôler leur conformité
Savoir créer et/ou mettre à jour des outils de suivi de dossiers et/ou de l’activité du service
Savoir rendre compte du travail effectué régulièrement (assurer un reporting via des fiches de recueil d’informations)
Savoir prendre des notes et transmettre des messages clairs aux services concernés
Travailler avec plusieurs interlocuteurs simultanément
Respecter strictement les procédures relatives aux données personnelles
Savoir-être attendus/compétences relationnelles :
Qualités relationnelles, d’écoute active et de dialogue (avoir une réelle aisance avec le public, savoir garder son calme et rester professionnel dans toutes les situations – savoir faire preuve de pédagogie)
Polyvalence, réactivité, capacité à prendre des initiatives et être force de proposition (savoir également jouer un rôle d’alerte)
Avoir une capacité à assimiler et appliquer des procédures réglementaires
Capacité à organiser/prioriser son travail et son temps (ponctualité, assiduité et disponibilité)
Capacité à travailler en autonomie en veillant à associer les divers acteurs de la collectivité tout en ayant une aptitude à travailler en binôme (avoir un état d’esprit collaboratif)
Assurer le respect strict de la confidentialité, du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle
Conditions et contraintes d’exercice :
Travail au contact direct du public
Horaires réguliers avec possibilité d’adaptation en fonction des nécessités de service (tenue d’une permanence tous les samedis en semaine impaire de 10 heures à 12 heures, participation à la célébration des mariages en lien avec l’élu concerné, …)
Suppléance du 2e agent chargé d’accueil du public (la pose des congés se fait de manière concertée afin d’assurer la continuité du service)
Participation impérative aux journées de scrutins
Gestion simultanée de différents dossiers
Contact et modalités de candidature
Contact
0383817118
Informations complémentaires
Temps de travail : 37 heures/semaine (avec droit RTT annuel de 12 jours dont journée de solidarité)
Avantages liés au poste : rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + prise en charge à 100% de la cotisation garantie maintien de salaire + participation mutuelle complémentaire santé (si adhésion au contrat groupe) + avantages CNAS
Informations complémentaires :
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à Monsieur le Maire - Hôtel de Ville - 1 rue des Aulnois - 54530 Pagny-sur-Moselle, par voie postale, par courriel à l’accueil de la mairie ou directement sur la plateforme emploi territorial
Pour tout renseignement complémentaire sur le poste, veuillez contacter M. Fabrice FUTOL (Directeur Général des Services) au 03.83.81.71.18
Poste à pouvoir au plus tôt
Avantages liés au poste : rémunération statutaire + régime indemnitaire (RIFSEEP) + prise en charge à 100% de la cotisation garantie maintien de salaire + participation mutuelle complémentaire santé (si adhésion au contrat groupe) + avantages CNAS
Informations complémentaires :
Les candidatures (CV et lettre de motivation) sont à adresser à Monsieur le Maire - Hôtel de Ville - 1 rue des Aulnois - 54530 Pagny-sur-Moselle, par voie postale, par courriel à l’accueil de la mairie ou directement sur la plateforme emploi territorial
Pour tout renseignement complémentaire sur le poste, veuillez contacter M. Fabrice FUTOL (Directeur Général des Services) au 03.83.81.71.18
Poste à pouvoir au plus tôt
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.