1. Missions et activités principales

1.1. Gestion comptable

Assurer le suivi et la bonne exécution des opérations comptables de l’EHPAD, du SAAD et du CCAS, dans le respect des procédures réglementaires et des nomenclatures comptables publiques M22 et M57.

Réceptionner, vérifier et classer les pièces comptables.

Assurer les relations avec le comptable public et la Trésorerie, notamment pour les télétransmissions réglementaires (Hélios / PES V2).

Réaliser le mandatement des dépenses et l’émission des titres de recettes.

Assurer le suivi des restes à recouvrer en lien avec le Trésorier.

Saisir les titres de recettes liés aux frais de séjour et établir les états mensuels correspondants.

Coordonner les flux financiers liés au versement des aides publiques, notamment l’APL et l’ASH.

Assurer la facturation des prestations et services : SAAD, portage de repas, repas du personnel, loyers du CCAS et autres prestations.

Assurer le suivi des commandes, des fournitures administratives et des relations avec les fournisseurs.

Veiller à la fiabilité des imputations comptables des dépenses et des recettes.

1.2. Gestion financière et budgétaire

Participer à l’élaboration, au suivi et à l’analyse des budgets des trois structures afin de contribuer à la maîtrise des dépenses, à l’optimisation des ressources et au suivi de leur situation financière.

Suivre l’exécution des budgets et des dépenses.

Élaborer, alimenter et analyser les indicateurs financiers nécessaires au pilotage des activités.

Participer à l’élaboration du plan de trésorerie prévisionnel afin d’anticiper les besoins de financement et d’optimiser les flux financiers.

Contribuer à la préparation de l’État prévisionnel des recettes et des dépenses (EPRD).

Préparer les opérations de clôture annuelle des comptes.

Établir les documents financiers de fin d’exercice : bilan, compte de résultat et État réalisé des recettes et des dépenses (ERRD).

Participer à l’analyse des résultats financiers et au suivi de l’équilibre budgétaire des structures.

1.3. Qualité, conformité et gestion des risques

Participer à la politique qualité des établissements et veiller au respect des obligations réglementaires, comptables et administratives.

Contribuer à la mise en œuvre de la politique qualité de l’établissement.

Participer à l’actualisation des procédures, des outils réglementaires, du document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) et des documents administratifs concernés.

Identifier et cartographier les risques financiers et les risques liés à l’activité.

Participer à la définition et à la mise en œuvre d’actions correctives.

Veiller à la fiabilité et à la qualité des opérations comptables.

S’assurer du respect de la convention qualité comptable conclue avec le Trésor public.

1.4. Participation aux projets et recherche de financements

Contribuer au développement des projets de l’EHPAD, du SAAD et du CCAS, en cohérence avec les besoins du territoire et les orientations institutionnelles.

Assurer une veille sur les appels à projets et les dispositifs de financement disponibles, notamment auprès de l’ARS, du CNAS et du Département.

Participer à la préparation et au montage des dossiers de candidature aux appels à projets.

Contribuer au suivi des projets portés par les trois structures.

Participer à la réflexion stratégique territoriale en tenant compte des besoins actuels de la population et des enjeux à venir.

Prendre en considération les orientations du Projet régional de santé (PRS) et du schéma départemental dans le suivi des projets.

2. Missions et activités secondaires

2.1. Activités comptables et fiscales complémentaires

Assurer certaines opérations comptables et déclaratives complémentaires nécessaires au fonctionnement des structures.

Compléter les déclarations d’impôts et établir les attestations fiscales.

Effectuer les déclarations de TVA auprès de la préfecture.

2.2. Appui administratif et accueil des usagers

En l’absence de l’agent référent, assurer la continuité des activités administratives et contribuer à la qualité de l’accueil des usagers.

Assurer l’accueil physique et téléphonique.

Informer les usagers et les orienter vers les services compétents.

Gérer le courrier des résidents.

2.3. Appui à la gestion des ressources humaines

En l’absence de l’agent concerné, assurer certaines tâches administratives liées à la gestion du personnel.

Établir les bulletins de paie.

Réaliser les déclarations employeur auprès de l’URSSAF.

Préparer les contrats de travail.

3. Coordination et relations professionnelles

Sous la responsabilité du directeur du CCAS, l’adjoint(e) de direction travaille en coordination avec les agents du CCAS, de l’EHPAD, du SAAD et de la mairie. Il/elle assure les relations nécessaires avec la Trésorerie, les partenaires institutionnels, les fournisseurs, le Conseil départemental, les résidents et leurs familles, ainsi qu’avec les différents partenaires intervenant dans le fonctionnement des structures.

Le poste implique une collaboration étroite avec les équipes et les partenaires afin de garantir la continuité des activités comptables, financières, administratives et de gestion de projet.