Assistant administratif du Secteur Secrétariat particulier et Protocole
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O057240201368562
Publiée le 27/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
METZ CEDEX 1
Poste à pourvoir le
01/04/2024
Date limite de candidature
28/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Au sein du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole du Secrétariat Général, votre rôle consiste à :
- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- Effectuer le traitement du courrier, le suivi des parapheurs et veiller à la circulation de l'information
- Apporter une assistance administrative
- Organiser les agendas des Directeurs, de la Cheffe de Cabinet et des Collaborateurs de Cabinet
- Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- Effectuer le traitement du courrier, le suivi des parapheurs et veiller à la circulation de l'information
- Apporter une assistance administrative
- Organiser les agendas des Directeurs, de la Cheffe de Cabinet et des Collaborateurs de Cabinet
Missions / conditions d'exercice
Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs :
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet
- Filtrer les appels et transmettre les messages
- Alerter sur les situations sensibles
Effectuer le traitement du courrier, le suivi des parapheurs et veiller à la circulation de l'information :
- Traiter le courrier arrivé (en assurer le tri, l'enregistrement, la distribution et le suivi)
- Effectuer le suivi des parapheurs (en assurer le tri, l'enregistrement, la distribution et le suivi)
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet, vers les services et directions
Apporter une assistance administrative :
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Etre force de proposition lors des réunions agenda
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Classer des dossiers et assurer le suivi des archives
- Gérer les fournitures
Organiser les agendas des Directeurs, de la Cheffe de Cabinet et des Collaborateurs de Cabinet :
- Gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
- Planifier les réunions et les réservations en conséquence
- Inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
En outre, vous assisterez ponctuellement le Protocole dans l'organisation de manifestations
- Effectuer l'accueil téléphonique et physique du Cabinet
- Filtrer les appels et transmettre les messages
- Alerter sur les situations sensibles
Effectuer le traitement du courrier, le suivi des parapheurs et veiller à la circulation de l'information :
- Traiter le courrier arrivé (en assurer le tri, l'enregistrement, la distribution et le suivi)
- Effectuer le suivi des parapheurs (en assurer le tri, l'enregistrement, la distribution et le suivi)
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet, vers les services et directions
Apporter une assistance administrative :
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Etre force de proposition lors des réunions agenda
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Classer des dossiers et assurer le suivi des archives
- Gérer les fournitures
Organiser les agendas des Directeurs, de la Cheffe de Cabinet et des Collaborateurs de Cabinet :
- Gérer les demandes de rendez-vous et les interventions
- Planifier les réunions et les réservations en conséquence
- Inscrire les rendez-vous et les invitations sur l'agenda
En outre, vous assisterez ponctuellement le Protocole dans l'organisation de manifestations
Profils recherchés
Disposer d'une bonne expression écrite et orale
Maitriser les techniques de secrétariat
Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
Faire preuve de dynamisme, autonomie, et rigueur
Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s'adapter aux différents interlocuteurs.
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Savoir anticiper et identifier l'urgence.
Adaptabilité et flexibilité des horaires de travail au regard de l'activité du secteur
Maitriser les techniques de secrétariat
Maitrise des outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
Faire preuve de dynamisme, autonomie, et rigueur
Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s'adapter aux différents interlocuteurs.
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Savoir anticiper et identifier l'urgence.
Adaptabilité et flexibilité des horaires de travail au regard de l'activité du secteur
Contact
Contact
0387201000
Lien de candidature
Informations complémentaires
> Temps de travail :
Horaires dynamiques
27 de congés annuels + 23 jours de RTT par an
> Rémunération :
Rémunération + primes annuelles (13e mois, complément de rémunération...)
> Autres avantages :
Transport :
Parking gratuit et local vélo
gare ferroviaire et routière à proximité du bâtiment
Participation de la collectivité aux frais liés :
>aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion PLURÉLYA : Accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, ...)
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Horaires dynamiques
27 de congés annuels + 23 jours de RTT par an
> Rémunération :
Rémunération + primes annuelles (13e mois, complément de rémunération...)
> Autres avantages :
Transport :
Parking gratuit et local vélo
gare ferroviaire et routière à proximité du bâtiment
Participation de la collectivité aux frais liés :
>aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>à la couverture mutuelle et prévoyance
Adhésion PLURÉLYA : Accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, ...)
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.