Assistant du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole
Offre n° O057250416000437
Publiée le 16/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place du Parlement de Metz - CS 30353 (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
16/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous la Responsabilité du Chef du Secteur Secrétariat Particulier et Protocole, l'assistant est chargé :
- d'accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- de traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur
- d'apporter une assistance sur les missions du Protocole et un appui administratif au Secrétariat Particulier
- de gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
- d'accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
- de traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur
- d'apporter une assistance sur les missions du Protocole et un appui administratif au Secrétariat Particulier
- de gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
Missions / conditions d'exercice
Effectuer l'accueil et l'orientation physique et téléphonique du Cabinet :
- Accueillir les interlocuteurs, les renseigner et les orienter
- Filtrer les appels, transmettre les messages et alerter sur les situations sensibles
Traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur :
- Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans l’outil de suivi
- Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ainsi que les services pour la représentation du Président
- Organiser et réserver les déplacements des élus et collaborateurs
Apporter une assistance sur les missions du Protocole en lien avec le Chef de Secteur :
- Apporter un appui administratif (rédaction de courriers protocolaires, élaboration de listes)
- Etre présent sur les événements en appui du chargé de Protocole
- Suivre les demandes et mettre à jour les logiciels en conséquence
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet
- Effectuer la mise à jour quotidienne de la Liste Officielle
Apporter un appui administratif au Secrétariat Particulier :
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Effectuer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives
- Effectuer la gestion des fournitures
Gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
- Accueillir les interlocuteurs, les renseigner et les orienter
- Filtrer les appels, transmettre les messages et alerter sur les situations sensibles
Traiter et suivre les invitations et représentations, en lien avec le Chef de Secteur :
- Enregistrer les invitations (reçues par courrier et mail) dans l’outil de suivi
- Solliciter les élus, leur assistant(e) et collaborateurs ainsi que les services pour la représentation du Président
- Organiser et réserver les déplacements des élus et collaborateurs
Apporter une assistance sur les missions du Protocole en lien avec le Chef de Secteur :
- Apporter un appui administratif (rédaction de courriers protocolaires, élaboration de listes)
- Etre présent sur les événements en appui du chargé de Protocole
- Suivre les demandes et mettre à jour les logiciels en conséquence
- Renseigner les services et directions sur l'état de traitement des dossiers en instance
- Garantir la transmission et la circulation des informations au sein du Secteur et du Cabinet
- Effectuer la mise à jour quotidienne de la Liste Officielle
Apporter un appui administratif au Secrétariat Particulier :
- Rédiger des courriers et autres documents administratifs
- Constituer des outils de suivi et des bases de données et les tenir à jour
- Effectuer le classement des dossiers ainsi que la gestion des archives
- Effectuer la gestion des fournitures
Gérer les loges sportives, traiter et coordonner les demandes auprès des élus en lien avec le Chef de Secteur et la Cheffe de Cabinet
Profils recherchés
Posséder une aisance rédactionnelle
Maîtriser les techniques de secrétariat
Maitriser les outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
Etre dynamique, autonome, et rigoureux
Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Savoir anticiper et identifier l'urgence
Savoir s'adapter aux horaires de travail au regard de l'activité du Secteur
Maîtriser les techniques de secrétariat
Maitriser les outils bureautiques (Pack Office, Outlook)
Etre dynamique, autonome, et rigoureux
Faire preuve d'aisance relationnelle et savoir s’adapter aux différents interlocuteurs
Faire preuve de discrétion et de confidentialité
Savoir anticiper et identifier l'urgence
Savoir s'adapter aux horaires de travail au regard de l'activité du Secteur
Contact et modalités de candidature
Contact
0387201000
Informations complémentaires
>Rémunération : statutaire + primes annuelles
>Transport : Participation de la collectivité aux frais liés aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>Autres avantages :
- Participation de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
- Accès au prestataire d'action sociale Plurélya - billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances…
- Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
Nous rejoindre, c'est :
Faire le choix d'intégrer des équipes dynamiques et engagées
Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel
Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.
>Transport : Participation de la collectivité aux frais liés aux transports en commun (75% de l'abonnement)
>Autres avantages :
- Participation de la collectivité à la couverture mutuelle et prévoyance
- Accès au prestataire d'action sociale Plurélya - billetterie culture et loisirs, promotions sur des séjours et locations, chèques CESU, chèques vacances…
- Possibilité d'adhésion à l'Amicale du Personnel
Nous rejoindre, c'est :
Faire le choix d'intégrer des équipes dynamiques et engagées
Bénéficier d'un épanouissement personnel et professionnel
Profiter des opportunités de mobilité et de carrière
L'Eurométropole de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances. Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.