Assistant(e) administratif(ve) et d'accueil - Scolaire H/F
Offre n° O057250822001077
Publiée le 22/08/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
RUE GEORGES DITSCH - B.P. 30352, Thionville (Moselle)
Poste à pourvoir le
01/10/2025
Date limite de candidature
21/09/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable de service, l’agent assure l’accueil du public, la gestion administrative et le suivi des inscriptions scolaires et périscolaires, en lien avec les familles, les écoles, les services municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Accueil du public
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
Gestion en collaboration avec les autres membres de la Di-rection
Inscriptions scolaires et périscolaires
• Enregistrement des certificats d’inscription tout au long de l’année et envoi aux familles.
• Édition et transmission des certificats d’inscription en 1ère année des cycles, avec vérification des niveaux de préinscriptions et des secteurs scolaires.
• Transmission des informations aux écoles.
• Injection des nouvelles inscriptions dans ONDE via le lo-giciel Concerto (en continu et en masse pour la rentrée suivante).
• Gestion des dérogations : enregistrement, édition des courriers, transmission aux familles, aux directeurs d’école et aux communes concernées, suivi des mou-vements.
• Gestion des dossiers périscolaires : enregistrement, création de tiers, transmission aux services compétents.
• Mise à jour et modification des informations dans le lo-giciel dédié au suivi scolaire et périscolaire.
• Suivi complet du parcours d’inscription périscolaire (dossier administratif, inscriptions aux activités, réservations).
Gestion des mouvements périscolaires
• Transmission des mouvements aux animateurs des sites concernés.
• Gestion des problèmes en temps réel aux heures de récupération des enfants.
• Lien permanent entre les parents et les équipes d’animation.
Gestion administrative et financière
• Traitement quotidien et dans les délais des modi-fications de planning périscolaire des enfants dans le logiciel Arpège.
• Facturation du périscolaire en lien avec le chef de service : vérification des tiers à créer, régula-risations, réductions ou annulations de factures.
• Traitement des factures et des bons de com-mande via le logiciel finances.
• Suivi des commandes de goûters pour les ac-cueils du soir : vérification des quantités, suivi des livraisons, gestion des problèmes, contrôle des DLC, règlement des factures.
Gestion des repas
• En alternance avec les collègues : commande des repas du jour et prévisionnel d’effectifs pour la semaine suivante.
• Transmission des informations aux agents de service et aux fournisseurs.
Suivi administratif et relation avec la Trésorerie
• Enregistrement hebdomadaire des listes d’état civil (naissances, mariages, décès).
• Édition des attestations de présence pour les parents, en lien avec la Trésorerie.
• Suivi des demandes de renseignement de la part de la Trésorerie.
Gestion scolaire et périscolaire
• Gestion des documents de rentrée : saisie des listes de classes et suivi des éventuels problèmes.
• Suivi et renouvellement des dossiers PAI (Projet d’Accueil Individualisé).
• Aide aux familles dans la réalisation des dossiers périscolaires, y compris via l’accompagnement aux applications mobiles.
Communication et coordination
• Gestion de la boîte mail fonctionnelle : réception, traitement et suivi des demandes.
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
Gestion en collaboration avec les autres membres de la Di-rection
Inscriptions scolaires et périscolaires
• Enregistrement des certificats d’inscription tout au long de l’année et envoi aux familles.
• Édition et transmission des certificats d’inscription en 1ère année des cycles, avec vérification des niveaux de préinscriptions et des secteurs scolaires.
• Transmission des informations aux écoles.
• Injection des nouvelles inscriptions dans ONDE via le lo-giciel Concerto (en continu et en masse pour la rentrée suivante).
• Gestion des dérogations : enregistrement, édition des courriers, transmission aux familles, aux directeurs d’école et aux communes concernées, suivi des mou-vements.
• Gestion des dossiers périscolaires : enregistrement, création de tiers, transmission aux services compétents.
• Mise à jour et modification des informations dans le lo-giciel dédié au suivi scolaire et périscolaire.
• Suivi complet du parcours d’inscription périscolaire (dossier administratif, inscriptions aux activités, réservations).
Gestion des mouvements périscolaires
• Transmission des mouvements aux animateurs des sites concernés.
• Gestion des problèmes en temps réel aux heures de récupération des enfants.
• Lien permanent entre les parents et les équipes d’animation.
Gestion administrative et financière
• Traitement quotidien et dans les délais des modi-fications de planning périscolaire des enfants dans le logiciel Arpège.
• Facturation du périscolaire en lien avec le chef de service : vérification des tiers à créer, régula-risations, réductions ou annulations de factures.
• Traitement des factures et des bons de com-mande via le logiciel finances.
• Suivi des commandes de goûters pour les ac-cueils du soir : vérification des quantités, suivi des livraisons, gestion des problèmes, contrôle des DLC, règlement des factures.
Gestion des repas
• En alternance avec les collègues : commande des repas du jour et prévisionnel d’effectifs pour la semaine suivante.
• Transmission des informations aux agents de service et aux fournisseurs.
Suivi administratif et relation avec la Trésorerie
• Enregistrement hebdomadaire des listes d’état civil (naissances, mariages, décès).
• Édition des attestations de présence pour les parents, en lien avec la Trésorerie.
• Suivi des demandes de renseignement de la part de la Trésorerie.
Gestion scolaire et périscolaire
• Gestion des documents de rentrée : saisie des listes de classes et suivi des éventuels problèmes.
• Suivi et renouvellement des dossiers PAI (Projet d’Accueil Individualisé).
• Aide aux familles dans la réalisation des dossiers périscolaires, y compris via l’accompagnement aux applications mobiles.
Communication et coordination
• Gestion de la boîte mail fonctionnelle : réception, traitement et suivi des demandes.
Profils recherchés
Compétences et connaissances
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, message-rie, logiciels de gestion)
• Connaissance des procédures administratives de la fonction publique territoriale.
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité des informa-tions.
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
Formation et expérience
• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, adminis-tration, gestion ou équivalent
• Expérience souhaitée dans un environnement scolaire ou administratif territorial.
Qualités personnelles :
• Sens du service public et de l’accueil
• Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression
• Autonomie et esprit d’initiative
• Bonnes compétences en communication écrite et orale
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
• Temps de travail : 37h30 par semaine (du lundi au vendredi)
• Permis B souhaité
AVANTAGES À REJOINDRE LA VILLE DE THIONVILLE
• Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l’agent ;
• Prime de fin d’année ;
• Complément indemnitaire annuel (CIA) ;
• Participation à la mutuelle et à la prévoyance ;
• Adhésion à l’amicale du personnel (billetterie, chèques vacances, etc.) ;
• Accès à des activités bien-être : badminton, relaxation, futsal, activités aquatiques...
• Prise en charge des frais de transport en commun domicile-lieu de travail, à hauteur de 75%.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, message-rie, logiciels de gestion)
• Connaissance des procédures administratives de la fonction publique territoriale.
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe
• Discrétion et respect de la confidentialité des informa-tions.
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
Formation et expérience
• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, adminis-tration, gestion ou équivalent
• Expérience souhaitée dans un environnement scolaire ou administratif territorial.
Qualités personnelles :
• Sens du service public et de l’accueil
• Capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression
• Autonomie et esprit d’initiative
• Bonnes compétences en communication écrite et orale
SPÉCIFICITÉS DU POSTE
• Temps de travail : 37h30 par semaine (du lundi au vendredi)
• Permis B souhaité
AVANTAGES À REJOINDRE LA VILLE DE THIONVILLE
• Rémunération statutaire selon statut, profil et expérience professionnelle de l’agent ;
• Prime de fin d’année ;
• Complément indemnitaire annuel (CIA) ;
• Participation à la mutuelle et à la prévoyance ;
• Adhésion à l’amicale du personnel (billetterie, chèques vacances, etc.) ;
• Accès à des activités bien-être : badminton, relaxation, futsal, activités aquatiques...
• Prise en charge des frais de transport en commun domicile-lieu de travail, à hauteur de 75%.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.