Description des activités :
1) Gestion administrative liée aux adhérents de l’école

Organise les formalités administratives pour les pré-inscriptions et les inscriptions à l’école de musique.

Récupère et classe de façon numérique et papier tous documents nécessaires aux inscriptions ainsi qu’aux calculs des différentes tarifications proposées aux adhérents Tervillois (fiches d’inscriptions et documents CAF ou Impôt) ainsi qu’aux adhérents extérieurs à Terville (fiches d’inscription, justificatifs divers pour tarification des cours)

Élabore et/ou procure aux adhérents tous documents de synthèse ayant trait au cursus scolaire des élèves (justificatifs de présences, attestations de niveau d’étude et/ou de fin d’étude en Formation Musicale (FM) etc …
Fait suivre tous courriels de la part de la direction, adressés à l’ensemble des adhérents et récupère et traite tous retours d’emails.
Identifie, analyse ou synthétise toutes demandes d’adhérents et/ou élèves de l’école, résout les litiges simples et/ou qui sont de son domaine ou délègue à une personne compétente.
Assure le suivi des demandes : suit les dossiers et les emails adressés à l’école de musique et veille à respecter un délai de réponse satisfaisant. Effectue les relances nécessaires au traitement rapide des dossiers et emails.

Gère les demandes de prises en charge pour les enfants inscrits à L’ATEJ.

2) Gestion administrative liée aux professeurs de l’école

Renseigne et tient à jour pour chaque professeur, la ou les listes de leurs élèves, pour les cours d’instrument et les cours de FM.
Tient à jour et vérifie le bon fonctionnement du suivi des cours des élèves à l’aide des listes de présences trimestrielles qu’elle établit pour chaque professeur.
Tient à jour le nombre d’heures par semaine travaillées des professeurs, pouvant changer en cours d’année (départs ou arrivées d’élèves)
Tient informé le service « Ressources Humaines » des éventuels changements du nombre d’heures/semaine travaillées des professeurs.
Tient à jour le nombre d’heures dues des professeurs concernés.
Organise les réunions « élèves-parents-professeurs » de pré-rentrée annuelle. Jours, horaires, salle … Établit un document qui sera transmis aux adhérents de l’école.
Élabore un planning d’occupation des salles de l’école de musique sur une semaine en tenant compte du nombre de salles disponibles, des besoins des cours donnés, des spécificités de chaque salle, des disponibilités des professeurs etc…
Organise et habille les tableaux d’information (au rez-de-chaussée et à l’étage) à l’attention des élèves et parents d’élèves.
Fournit un compte rendu des réunions des professeurs auxquelles elle assiste.
Récupère toutes les informations nécessaires (nom, prénom des élèves, œuvres et compositeurs) auprès des professeurs pour élaborer les programmes des différents concerts organisés par l’école (concert de Noël, concert de fin d’année, concert des professeurs, auditions de classes etc…)
Établit et tient à jour le document « Coordonnées des professeurs de l’école de musique de Terville »

3) Gestion opérationnelle de l’école de musique

Informe à l’avance les Services Techniques des besoins nécessaires pour les manifestations prévues par l’école (concert au 112, auditions de classes au 112, portes ouvertes de l’école, master-class, stages…)
Élabore et fournie une fiche technique (si besoin) aux ST en amont de toutes manifestations de l’école de musique dans un lieu donné (112, écoles etc…)
Met en place, organise les emplois du temps des professeurs allant faire des animations dans les écoles tervilloises, au Foyer des Personnes Agées (Erckmann-Chatrian), à l’Ehpad (les Tilleuls) etc…
Transmet au service communication toutes les informations relatives aux événements, animations et/ou interventions de l’école.

4) Gestion administrative et financière (en corrélation avec le service finance de la mairie)

Renseigne et tient à jour le tableau « Détail des facturations des cours » comprenant toutes les coordonnées des élèves, des payeurs ainsi que les sommes à payer en trois versements.
Suit l’état des recouvrements des sommes que doivent les adhérents à la ville de Terville via les documents fournis par le Trésor Public.
Si besoin, relance les adhérents pour qu’ils puissent payer en temps et en heure.
Remplit les mandats administratifs pour les remboursements d’adhérents.
Calcule les sommes à rembourser.
Reçoit et classe les RIB des adhérents (numérique et papier)


5) Relations publiques et divers

Accueille physiquement ou réceptionne les appels téléphoniques des différents interlocuteurs internes ou externes à l’école, en quête d’informations.

Accompagne les enfants (dont les parents ont fait la demande d’une prise en charge) de l’ATEJ jusqu’aux salles de cours d’instrument ou de FM puis les ramène à l’issu de leurs cours.

Assiste aux différents concerts organisés par l’école de musique.

Crée et alimente une page Facebook dédiée à l’école de musique, à sa vie et à ses événements. Prend des photos et des vidéos qui habilleront et égayeront cette page.
Travaille sur l’amélioration de la page dédiée à l’école de musique présente sur le site internet de la ville de Terville.

Se charge de faire et de distribuer les photocopies demandées par les professeurs.

Crée et/ou travaille sur des affichettes d’informations diverses (horaires d’ouverture de l’accueil, annonces des différentes vacances, auditions, concerts, répétitions) qui seront affichées en interne

Spécificités liées au poste : Participe à toute manifestation de l’école de musique ou de la direction nécessitant un besoin en effectif supplémentaire.
Est contrainte par le calendrier scolaire pour la prise de congés annuels.