Assistant administratif et d'accueil
Offre n° O057260717000171
Publiée le 17/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
RUE GEORGES DITSCH - B.P. 30352, Thionville (Moselle (57))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
16/08/2026
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps complet
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la Responsable de la Direction des affaires scolaire et en lien avec les chefs de service et la responsable PEDT, l’agent assure l’accueil du public, la gestion administrative et le suivi des inscriptions scolaires et périscolaires, en lien avec les familles, les écoles, les services municipaux.
Missions / conditions d'exercice
Accueil du public
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
Gestion en collaboration avec les autres membres de la Direction
Inscriptions scolaires et périscolaires
• Enregistrement des certificats d’inscription tout au long de l’année et envoi aux familles ;
• Édition et transmission des certificats d’inscription en 1ère année des cycles, avec vérification des niveaux de préinscriptions et des secteurs scolaires ;
• Transmission des informations aux écoles ;
• Injection des nouvelles inscriptions dans ONDE via le logiciel Concerto (en continu et en masse pour la rentrée suivante) ;
• Gestion des dérogations : enregistrement, édition des courriers, transmission aux familles, aux directeurs d’école et aux communes concernées, suivi des mouvements ;
• Gestion des dossiers périscolaires : enregistrement, création de tiers, transmission aux services compétents ;
• Mise à jour et modification des informations dans le logiciel dédié au suivi scolaire et périscolaire ;
• Suivi complet du parcours d’inscription périscolaire (dossier administratif, inscriptions aux activités, réservations).
Gestion des mouvements périscolaires
• Transmission des mouvements aux animateurs des sites concernés ;
• Gestion des problèmes en temps réel aux heures de récupération des enfants ;
• Lien permanent entre les parents et les équipes d’animation.
Gestion administrative et financière
• Traitement quotidien et dans les délais des modifications de planning périscolaire des enfants dans le logiciel Arpège ;
• Facturation du périscolaire en lien avec le chef de service : vérification des tiers à créer, régularisations, réductions ou annulations de factures ;
• Traitement des factures et des bons de com-mande via le logiciel finances ;
• Suivi des commandes de goûters pour les accueils du soir : vérification des quantités, suivi des livraisons, gestion des problèmes, contrôle des DLC, règlement des factures.
Suivi administratif et relation avec la Trésorerie
• Enregistrement hebdomadaire des listes d’état civil (naissances, mariages, décès) ;
• Édition des attestations de présence pour les parents, en lien avec la Trésorerie ;
• Suivi des demandes de renseignement de la part de la Trésorerie.
Gestion scolaire et périscolaire
• Gestion des documents de rentrée : saisie des listes de classes et suivi des éventuels problèmes.
Communication et coordination
• Gestion de la boîte mail fonctionnelle : réception, traitement et suivi des demandes.
• Accueil physique et téléphonique des usagers.
Gestion en collaboration avec les autres membres de la Direction
Inscriptions scolaires et périscolaires
• Enregistrement des certificats d’inscription tout au long de l’année et envoi aux familles ;
• Édition et transmission des certificats d’inscription en 1ère année des cycles, avec vérification des niveaux de préinscriptions et des secteurs scolaires ;
• Transmission des informations aux écoles ;
• Injection des nouvelles inscriptions dans ONDE via le logiciel Concerto (en continu et en masse pour la rentrée suivante) ;
• Gestion des dérogations : enregistrement, édition des courriers, transmission aux familles, aux directeurs d’école et aux communes concernées, suivi des mouvements ;
• Gestion des dossiers périscolaires : enregistrement, création de tiers, transmission aux services compétents ;
• Mise à jour et modification des informations dans le logiciel dédié au suivi scolaire et périscolaire ;
• Suivi complet du parcours d’inscription périscolaire (dossier administratif, inscriptions aux activités, réservations).
Gestion des mouvements périscolaires
• Transmission des mouvements aux animateurs des sites concernés ;
• Gestion des problèmes en temps réel aux heures de récupération des enfants ;
• Lien permanent entre les parents et les équipes d’animation.
Gestion administrative et financière
• Traitement quotidien et dans les délais des modifications de planning périscolaire des enfants dans le logiciel Arpège ;
• Facturation du périscolaire en lien avec le chef de service : vérification des tiers à créer, régularisations, réductions ou annulations de factures ;
• Traitement des factures et des bons de com-mande via le logiciel finances ;
• Suivi des commandes de goûters pour les accueils du soir : vérification des quantités, suivi des livraisons, gestion des problèmes, contrôle des DLC, règlement des factures.
Suivi administratif et relation avec la Trésorerie
• Enregistrement hebdomadaire des listes d’état civil (naissances, mariages, décès) ;
• Édition des attestations de présence pour les parents, en lien avec la Trésorerie ;
• Suivi des demandes de renseignement de la part de la Trésorerie.
Gestion scolaire et périscolaire
• Gestion des documents de rentrée : saisie des listes de classes et suivi des éventuels problèmes.
Communication et coordination
• Gestion de la boîte mail fonctionnelle : réception, traitement et suivi des demandes.
Profils recherchés
Compétences et connaissances
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messa-gerie, logiciels de gestion) ;
• Connaissance des procédures administratives de la fonction publique territoriale ;
• Connaissance des règles de bases du secteur de l’Education et des accueils périscolaires ;
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe ;
• Discrétion et respect de la confidentialité des infor-mations ;
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
Formation et expérience
• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, admi-nistration, gestion ou équivalent ;
• Expérience souhaitée dans un environnement scolaire ou administratif territorial.
Qualités personnelles :
• Sens du service public et de l’accueil ;
• Capacité à gérer les priorités et réactivité ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messa-gerie, logiciels de gestion) ;
• Connaissance des procédures administratives de la fonction publique territoriale ;
• Connaissance des règles de bases du secteur de l’Education et des accueils périscolaires ;
• Qualités relationnelles et capacité à travailler en équipe ;
• Discrétion et respect de la confidentialité des infor-mations ;
• Sens de l’organisation et rigueur administrative.
Formation et expérience
• Diplôme de niveau Bac à Bac+2 en secrétariat, admi-nistration, gestion ou équivalent ;
• Expérience souhaitée dans un environnement scolaire ou administratif territorial.
Qualités personnelles :
• Sens du service public et de l’accueil ;
• Capacité à gérer les priorités et réactivité ;
• Autonomie et esprit d’initiative ;
• Bonnes compétences en communication écrite et orale.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.