ACTIVITES LIEES A L’ACCUEIL DU PUBLIC
1- Accueil renseignement du public :
- Accueillir le public avec professionnalisme
- Prendre des messages
- S'exprimer clairement et reformuler les demandes
- Favoriser l'expression de la demande
- Recevoir, filtrer et orienter les doléances et demandes
- Appliquer les règles de communication et de protocole
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous
- Gérer les situations de stress et réguler les tensions
- Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
- Conserver neutralité et objectivité face aux situations
- Adapter son intervention aux différents publics
- Gérer un système de mesure de la fréquentation
- Réguler l'entrée des visiteurs et groupes et surveiller les accès à la Mairie ;
- Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité liées à un équipement, un matériel, un lieu, une activité

2- Renseignement et orientation du public:
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence ;
- Présenter des documents d'information et de communication ;
- Orienter les personnes vers les services / interlocuteurs compétents ;
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité ;
- Aider à rédiger des documents administratifs ;

3- Gestion et affichage d'informations:
- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

ACTIVITES LIEES A L’ETAT CIVIL
1- Accueil et renseignement du public:
- Accueillir et renseigner les personnes sur les services de l'état civil ;
- Expliquer l'indivisibilité de la filiation ;
- Expliquer les modalités et procédures d'acquisition d'un acte d'état civil tel que actes de reconnaissance, de naissance, de mariage et de décès,…

2- Réception des déclarations et établissement des actes d'état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, décès, etc.)
- Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d'établissement ou de séjour, etc.)
- Contrôler l'authenticité des attestations fournies
- Établir les différents actes d'état civil (naissance, reconnaissance parentale, mariage, décès, etc.)
- Signaler le caractère inopportun d'un prénom

3- Établissement des dossiers de mariage et préparation de la célébration
- Apprécier les actes d'état civil du pays d'origine
- Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
- Établir, à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
- Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
- Inscrire le mariage dans le registre
- Préparer la bonne organisation de la célébration en Mairie (bonne information de l’élu en charge de la célébration, salle, documents, …).

4- Tenue administrative des registres d'état civil
- Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, changement de nom, changement de prénoms, Pacs.)
- Délivrer les extraits d’acte et copies intégrales
- Préparer les livrets de famille
- Rédiger les avis de mention
- Préparer les documents pour les opérations funéraires

5- Activités liées au droit funéraire
- Préparer les documents pour les opérations funéraires (lien avec les entreprises en charge des travaux funéraires) : permis d’inhumer, autorisation de travaux,…;
- Préparer les titres de concessions cimetière (1ère demande et renouvellement) ;
- Inscrire sur les plans du cimetière les noms des titulaires.

ACTIVITES LIEES AUX MANIFESTATIONS PROTOCOLAIRES
- Préparer les fiches de travaux à destination des services techniques
- Préparer les bons de commande (alimentations, boissons, cadeaux)
- Participer à la logistique (mise en place)

ACTIVITES LIEES A L’ADMINISTRATION GENERALE ET A L’ORGANISATION DES ELECTIONS

1- Suivi du courrier entrant/sortant et affranchissement
- Réceptionner les colis des transporteurs et les courriers postaux ;
- Administration du Chrono courrier entrant / sortant et scan du courrier entrant ;
- Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques réceptionné sur le mail accueil@moulins-les-metz.fr ;
- Assurer l’affranchissement du courrier sortant ;

2- Participation à la bonne organisation des élections
- Recevoir et traiter les demandes d’inscriptions des électeurs ;
- Aider à la préparation des bureaux de vote lors d’échéances électorales
- Participer aux bureaux de vote le jour des élections

3-Réservations de salles
- Administrer et mettre à jour le planning de réservation des salles municipales suite à la demande des usagers ;
- Informer le public de la procédure à suivre.
- Gérer un planning de réservation des salles (Lacour, Jules Verne, Château Fabert) suivant les demandes des usagers ;
- Etat des lieux, visite et encaissement (régie)

4-Archives municipales
- Surveiller le dépôt annuel des archives des services internes ;

5- Autres démarches administratives :
- Enregistrement des recensements militaires et impression des attestations ;
- Réalisation des démarches administratives des usagers (Cartes Nationales d’Identité, passeports, certifications des identités numériques, attestations d’accueil, déclarations de perte, objets trouvés)
- Mise à jour du fichier Gestion de la Population
- Mettre à jour du fichier gestion de la population ;
- Délivrance de divers certificats (légalisations de signature, copies conformes, composition du ménage etc.)
- Préparation des bons de commande et mise à jour des tableaux financiers prévisionnels
- Classement, archivage et suivi du plan d’archivage
- Photocopier et assembler des documents

- Temps de travail hebdomadaire : 36H30 donnant droit à 9 jours de ARTT ;
- Permanences en Mairie le samedi matin ;
- Permanences en mairie annexe le lundi après-midi ;
- Accueil physique et téléphonique du public ;
- Participation aux divers scrutins électoraux
- Officier d’Etat Civil