Gestionnaire administratif - Ressources humaines et état civil
Offre n° O057261015001538
Publiée le 15/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 PLACE FRANCOIS MITTERRAND - HOTEL DE VILLE, Serémange-Erzange (Moselle (57))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
14/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du Directeur général des services, l'agent assure des missions administratives polyvalentes dans les domaines des ressources humaines, de l'état civil et de l'accueil du public.
Il participe à la gestion administrative courante du personnel, en collaboration avec le gestionnaire des ressources humaines, et contribue à la continuité du fonctionnement du service, notamment en cas d'absence ou de surcroît d'activité.
Il assure également l'accueil, l'information et l'accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives, ainsi que l'instruction et le suivi des dossiers relevant de l'état civil.
L'organisation des activités tient compte des nécessités de service, avec une priorité accordée aux missions de ressources humaines lorsque les besoins du service le justifient.
Il participe à la gestion administrative courante du personnel, en collaboration avec le gestionnaire des ressources humaines, et contribue à la continuité du fonctionnement du service, notamment en cas d'absence ou de surcroît d'activité.
Il assure également l'accueil, l'information et l'accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives, ainsi que l'instruction et le suivi des dossiers relevant de l'état civil.
L'organisation des activités tient compte des nécessités de service, avec une priorité accordée aux missions de ressources humaines lorsque les besoins du service le justifient.
Missions / conditions d'exercice
A. Gestion administrative des ressources humaines
• Participer à la constitution, à la mise à jour et au suivi des dossiers individuels des agents (carrière, absences, courriers...).
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs relatifs au personnel, dans le respect des règles de conservation.
• Participer au suivi des absences, des congés et des autorisations d'absence.
• Préparer les éléments variables de paie.
• Établir et contrôler les bulletins de paie.
• Assurer le suivi administratif des formations (demandes, inscriptions, convocations, attestations de présence, etc.).
• Renseigner les agents sur les démarches administratives courantes relevant de la gestion du personnel.
B. Gestion administrative de l'état civil
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de délivrance d'actes d'état civil.
• Préparer et saisir les actes d'état civil, notamment les actes de naissance, de mariage et de décès, conformément aux procédures applicables.
• Procéder à la saisie et à la mise à jour des registres d'état civil.
• Assurer le traitement et le suivi des mentions marginales.
• Constituer et assurer le suivi des dossiers de mariage et de PACS, et préparer les documents nécessaires aux cérémonies de mariage.
• Assurer le suivi administratif des demandes relatives aux livrets de famille.
• Participer aux formalités administratives liées aux décès et aux opérations funéraires.
• Assurer le classement et l'archivage des actes et documents d'état civil, dans le respect des règles de conservation.
• Veiller à la conformité des dossiers et au respect des procédures réglementaires.
C. Accueil et accompagnement des usagers
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Identifier les demandes, renseigner et orienter les usagers vers les services compétents.
• Accompagner les administrés dans leurs démarches administratives et la constitution de leurs dossiers.
• Réceptionner et vérifier les pièces justificatives nécessaires aux différentes formalités.
• Assurer le traitement et le suivi des demandes administratives courantes relevant des compétences du service.
• Gérer les situations d'accueil difficiles ou conflictuelles avec diplomatie et professionnalisme.
• Participer à la continuité de l'accueil du public en fonction des nécessités de service.
• Participer à la constitution, à la mise à jour et au suivi des dossiers individuels des agents (carrière, absences, courriers...).
• Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs relatifs au personnel, dans le respect des règles de conservation.
• Participer au suivi des absences, des congés et des autorisations d'absence.
• Préparer les éléments variables de paie.
• Établir et contrôler les bulletins de paie.
• Assurer le suivi administratif des formations (demandes, inscriptions, convocations, attestations de présence, etc.).
• Renseigner les agents sur les démarches administratives courantes relevant de la gestion du personnel.
B. Gestion administrative de l'état civil
• Réceptionner, vérifier et traiter les demandes de délivrance d'actes d'état civil.
• Préparer et saisir les actes d'état civil, notamment les actes de naissance, de mariage et de décès, conformément aux procédures applicables.
• Procéder à la saisie et à la mise à jour des registres d'état civil.
• Assurer le traitement et le suivi des mentions marginales.
• Constituer et assurer le suivi des dossiers de mariage et de PACS, et préparer les documents nécessaires aux cérémonies de mariage.
• Assurer le suivi administratif des demandes relatives aux livrets de famille.
• Participer aux formalités administratives liées aux décès et aux opérations funéraires.
• Assurer le classement et l'archivage des actes et documents d'état civil, dans le respect des règles de conservation.
• Veiller à la conformité des dossiers et au respect des procédures réglementaires.
C. Accueil et accompagnement des usagers
• Assurer l'accueil physique et téléphonique du public.
• Identifier les demandes, renseigner et orienter les usagers vers les services compétents.
• Accompagner les administrés dans leurs démarches administratives et la constitution de leurs dossiers.
• Réceptionner et vérifier les pièces justificatives nécessaires aux différentes formalités.
• Assurer le traitement et le suivi des demandes administratives courantes relevant des compétences du service.
• Gérer les situations d'accueil difficiles ou conflictuelles avec diplomatie et professionnalisme.
• Participer à la continuité de l'accueil du public en fonction des nécessités de service.
Profils recherchés
Niveau baccalauréat souhaité, de préférence dans le domaine administratif, de la gestion ou des ressources humaines.
Savoirs - Connaissances
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance des missions de service public.
• Connaissance des droits et obligations des agents publics.
• Connaissance des principes fondamentaux de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique territoriale.
• Connaissance des principales procédures de gestion administrative du personnel.
• Connaissance des règles et procédures relatives à l'état civil.
• Connaissance des principales démarches administratives effectuées en mairie.
• Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données personnelles.
• Maîtrise de la langue française, écrite et orale (orthographe, grammaire, vocabulaire).
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des logiciels métiers.
Savoir-faire - Compétences techniques
• Accueillir, écouter et renseigner les usagers en adaptant sa communication aux différents publics et situations.
• Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
• Constituer, vérifier et assurer le suivi de dossiers administratifs.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
• Saisir, contrôler et actualiser des données administratives.
• Organiser et prioriser les activités, gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances.
• Rechercher, vérifier et transmettre des informations fiables.
• Identifier les situations nécessitant un traitement particulier et en référer à sa hiérarchie.
• Gérer les situations conflictuelles.
• Travailler de manière autonome ou en équipe.
• Assurer la continuité des activités administratives relevant de ses compétences.
Savoir-être - Aptitudes
• Sens du service public et de l'accueil.
• Rigueur, fiabilité et méthode.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens de l'organisation et des responsabilités.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Disponibilité, patience et sens de l'écoute.
• Diplomatie et qualités relationnelles.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.
• Réactivité et aptitude à gérer les priorités.
Conditions particulières d’exercice
• Contact régulier avec les administrés et les agents communaux.
• Manipulation de données personnelles et confidentielles nécessitant le respect des obligations de discrétion professionnelle et des règles de protection des données.
• Polyvalence entre les missions de ressources humaines, d'état civil et d'accueil.
• Adaptation de l'organisation du travail aux besoins des services, avec priorité aux nécessités du service des ressources humaines.
• Respect des échéances administratives et réglementaires, notamment en matière de paie et d'état civil.
• Nécessité d'actualiser régulièrement ses connaissances réglementaires et techniques.
Savoirs - Connaissances
• Connaissance de l'organisation et du fonctionnement des collectivités territoriales.
• Connaissance des missions de service public.
• Connaissance des droits et obligations des agents publics.
• Connaissance des principes fondamentaux de la gestion des ressources humaines dans la fonction publique territoriale.
• Connaissance des principales procédures de gestion administrative du personnel.
• Connaissance des règles et procédures relatives à l'état civil.
• Connaissance des principales démarches administratives effectuées en mairie.
• Connaissance des règles de confidentialité, de discrétion professionnelle et de protection des données personnelles.
• Maîtrise de la langue française, écrite et orale (orthographe, grammaire, vocabulaire).
• Maîtrise des outils bureautiques et connaissance des logiciels métiers.
Savoir-faire - Compétences techniques
• Accueillir, écouter et renseigner les usagers en adaptant sa communication aux différents publics et situations.
• Appliquer des procédures administratives et réglementaires.
• Constituer, vérifier et assurer le suivi de dossiers administratifs.
• Rédiger et mettre en forme des documents administratifs.
• Utiliser les outils bureautiques et les logiciels métiers.
• Saisir, contrôler et actualiser des données administratives.
• Organiser et prioriser les activités, gérer plusieurs dossiers simultanément et respecter les échéances.
• Rechercher, vérifier et transmettre des informations fiables.
• Identifier les situations nécessitant un traitement particulier et en référer à sa hiérarchie.
• Gérer les situations conflictuelles.
• Travailler de manière autonome ou en équipe.
• Assurer la continuité des activités administratives relevant de ses compétences.
Savoir-être - Aptitudes
• Sens du service public et de l'accueil.
• Rigueur, fiabilité et méthode.
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité.
• Sens de l'organisation et des responsabilités.
• Polyvalence et capacité d'adaptation.
• Disponibilité, patience et sens de l'écoute.
• Diplomatie et qualités relationnelles.
• Autonomie et esprit d'initiative.
• Esprit d'équipe et sens de la coopération.
• Réactivité et aptitude à gérer les priorités.
Conditions particulières d’exercice
• Contact régulier avec les administrés et les agents communaux.
• Manipulation de données personnelles et confidentielles nécessitant le respect des obligations de discrétion professionnelle et des règles de protection des données.
• Polyvalence entre les missions de ressources humaines, d'état civil et d'accueil.
• Adaptation de l'organisation du travail aux besoins des services, avec priorité aux nécessités du service des ressources humaines.
• Respect des échéances administratives et réglementaires, notamment en matière de paie et d'état civil.
• Nécessité d'actualiser régulièrement ses connaissances réglementaires et techniques.
Contact et modalités de candidature
Contact
0382580989
Informations complémentaires
Merci d'envoyer votre CV ainsi qu'une lettre de motivation.
Une expérience dans des fonctions administratives, notamment au sein d'une collectivité territoriale, serait appréciée.
Débutant accepté sous réserve d'une bonne maîtrise des outils bureautiques et d'une aptitude à acquérir les connaissances réglementaires et techniques nécessaires.
Une expérience dans des fonctions administratives, notamment au sein d'une collectivité territoriale, serait appréciée.
Débutant accepté sous réserve d'une bonne maîtrise des outils bureautiques et d'une aptitude à acquérir les connaissances réglementaires et techniques nécessaires.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.