Instructeur administratif / Officier d'état civil (formalités - HdV)
Offre n° O057261026000034
Publiée le 26/10/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place d'armes - service du personnel, Metz (Moselle (57))
Poste à pourvoir le
01/01/2027
Date limite de candidature
25/11/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Nombre de postes
2
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Au cœur de son action municipale, la Direction Déléguée Proximité incarne l’engagement de la Ville de Metz en faveur d’un service public de proximité, d’écoute et de réactivité.
En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l’écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l’action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.
Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.
Au sein du service Formalités – Élections et affecté à l’Hôtel de Ville, vous jouez un rôle essentiel d’accueil, d’information et d’accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. Interlocuteur privilégié du public pour les questions relevant des prestations et services de proximité, vous intervenez notamment sur des missions de l'ordre des formalités administratives, de la délivrance de titres d’identité, du recueil des doléances et de la délivrance de copies d'actes d'Etat-Civil.
Par votre sens du contact, votre rigueur et votre engagement, vous participez pleinement à la mission de proximité portée par la Ville de Metz.
En lien direct avec les élus de proximité, les services municipaux et les partenaires institutionnels, la DDP œuvre à une administration accessible, humaine et efficace, ancrée dans les territoires et à l’écoute des besoins réels des habitants. Elle contribue activement à la modernisation de l'action publique, à la simplification des démarches administratives, à la valorisation de l’action citoyenne et à la promotion du vivre ensemble.
Au-delà des fonctions administratives qui la caractérisent, la DDP est un acteur central de la démocratie locale : elle encourage la participation citoyenne, soutient les dispositifs de concertation (Conseils de quartier, Conseil municipal des enfants, Conseil communal consultatif) et accompagne les projets de territoire portés par les Messins.
Au sein du service Formalités – Élections et affecté à l’Hôtel de Ville, vous jouez un rôle essentiel d’accueil, d’information et d’accompagnement des usagers dans leurs démarches administratives. Interlocuteur privilégié du public pour les questions relevant des prestations et services de proximité, vous intervenez notamment sur des missions de l'ordre des formalités administratives, de la délivrance de titres d’identité, du recueil des doléances et de la délivrance de copies d'actes d'Etat-Civil.
Par votre sens du contact, votre rigueur et votre engagement, vous participez pleinement à la mission de proximité portée par la Ville de Metz.
Missions / conditions d'exercice
Accueil, information et accompagnement des usagers
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs : organisation des services, état civil ou toute autre prestation
- Apaiser les tensions éventuelles
- Solutionner les doléances et réclamations des usagers ; renseigner le support dédié et transmettre à la personne référente
- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
- Veiller à la gestion de l’affluence et du planning des rendez-vous
- Actualiser la documentation mise à disposition du public et l’affichage d’informations
Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives
- Remettre les dossiers / formulaires à compléter s’inscrivant dans la compétence recherchée
- Instruire les demandes : analyse des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
- Délivrer les titres (CNI, passeports et identités numériques), les copies d'actes d'état civil et tout autre document lié aux démarches de proximité
- Instruire les demandes de recensement citoyen
- Réaliser des auditions d'intégration républicaine (prise de rendez-vous, courriers, liens avec la Préfecture)
- Accompagner le Référent Dispositif de Recueil Mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l’Euro-Métropole de Metz
Organisation générale du service
- Gérer la boîte mail générique (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant)
- Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique : gérer le matériel et les stocks de consommables et engager les commandes nécessaires
- Alerter la personne référente en cas de disfonctionnement
- Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc.)
- Accompagner et faciliter l'intégration des nouveaux agents
- Accueillir, orienter et renseigner le public
- Apporter un niveau précis de renseignements aux différents interlocuteurs : organisation des services, état civil ou toute autre prestation
- Apaiser les tensions éventuelles
- Solutionner les doléances et réclamations des usagers ; renseigner le support dédié et transmettre à la personne référente
- Garantir une qualité d’accueil physique et téléphonique, dans le respect de la confidentialité
- Enregistrer et transmettre les messages en récoltant les informations essentielles ; orienter vos interlocuteurs vers les services compétents le cas échéant
- Veiller à la gestion de l’affluence et du planning des rendez-vous
- Actualiser la documentation mise à disposition du public et l’affichage d’informations
Instruction des demandes liées aux diverses formalités administratives
- Remettre les dossiers / formulaires à compléter s’inscrivant dans la compétence recherchée
- Instruire les demandes : analyse des pièces à fournir, vérification des éléments du dossier, enregistrement
- Délivrer les titres (CNI, passeports et identités numériques), les copies d'actes d'état civil et tout autre document lié aux démarches de proximité
- Instruire les demandes de recensement citoyen
- Réaliser des auditions d'intégration républicaine (prise de rendez-vous, courriers, liens avec la Préfecture)
- Accompagner le Référent Dispositif de Recueil Mobile en démarches à domicile sur les communes du territoire de l’Euro-Métropole de Metz
Organisation générale du service
- Gérer la boîte mail générique (transférer les demandes aux agents en charge des dossiers le cas échéant)
- Veiller au bon fonctionnement matériel et logistique : gérer le matériel et les stocks de consommables et engager les commandes nécessaires
- Alerter la personne référente en cas de disfonctionnement
- Veiller à la sécurité des lieux et des titres (coffre-fort, alarme, etc.)
- Accompagner et faciliter l'intégration des nouveaux agents
Profils recherchés
- Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ainsi que des partenaires institutionnels, des usages et procédures administratives
- Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)
- Bonne connaissance de l’organisation et des procédures afférentes à l’instruction générale relative aux CNI/Passeports/Identité numérique, à l’Etat-Civil et aux formalités administratives
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
- Qualités relationnelles avérées et sens du service public
- Courtoisie, politesse et bienveillance
- Diplomatie et discrétion
- Aptitude au travail en équipe
- Rigueur, organisation
- Bonne connaissance de la réglementation générale relative aux différentes missions (droit civil, droit électoral)
- Bonne connaissance de l’organisation et des procédures afférentes à l’instruction générale relative aux CNI/Passeports/Identité numérique, à l’Etat-Civil et aux formalités administratives
- Maîtrise des outils bureautiques et capacité à utiliser des logiciels métiers
- Qualités relationnelles avérées et sens du service public
- Courtoisie, politesse et bienveillance
- Diplomatie et discrétion
- Aptitude au travail en équipe
- Rigueur, organisation
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Temps de travail
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ horaires d'ouverture au public : de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe par quinzaine ou 1/2 par semaine
- Disponibilité occasionnelle en soirée ou les week-ends en période électorale
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Sujétion Officier d'Etat Civil (fonctionnaires uniquement)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
- 36h09 hebdomadaires du lundi au vendredi :
▻ horaires d'ouverture au public : de 08h00 à 12h00 et de 13h00 à 17h00
- 27 CA + 2 RTT libres / an + 1 RTT fixe par quinzaine ou 1/2 par semaine
- Disponibilité occasionnelle en soirée ou les week-ends en période électorale
Rémunération
- Statutaire et régime indemnitaire (RIFSEEP)
- Sujétion Officier d'Etat Civil (fonctionnaires uniquement)
- Primes annuelles : 13ème mois, CIA
Avantages
- Participation de la collectivité aux frais liés :
▻ aux transports en commun (75%)
▻ à la couverture mutuelle et prévoyance (suivant le contrat choisi)
- Amicale du personnel
- Adhésion PLURÉLYA : accès à une offre de prestations d'actions sociales et culturelles de qualité (vacances, loisirs, grands événements, scolarité, aides financières, …)
La Ville de Metz encourage la diversité et l'égalité des chances ! Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.