1/Être garant d’un fonctionnement sécurisé et optimisé des instances délibérantes de l’institution

2/Être garant du bon suivi des représentations de l’Assemblée dans les organismes extérieurs

3/ Assurer le suivi des arrêtés et décisions du Président

4/ Participer à l’administration du logiciel de gestion des délibérations Airs delib

1/Être garant d’un fonctionnement sécurisé et optimisé des instances délibérantes de l’institution

1.1 Préparation des séances (sessions et commissions permanente) :
- Participer à l’élaboration du calendrier annuel des réunions.
- Assurer un appui auprès des services gestionnaires dans la préparation des rapports (vérification de la forme
et du contenu hors politique sectorielle des rapports).
- Assurer le respect des délais du circuit des validations des rapports.
- Préparer les documents de séance (convocation, ordre du jour avec proposition des rapporteurs, recueil des
rapports, déroulé du Président, recueil des rapports par rapporteur, feuille d’émargement...).
- Envoyer le mail de convocation aux élus avec les documents nécessaires (convocation, ordre du jour, recueil
des rapports).
- Envoyer les recueils des rapports par rapporteur aux élus qui seront rapporteurs lors de la séance.
- Réceptionner et comptabiliser les pouvoirs.
- Organiser et suivre les travaux des Commissions thématiques (convocation des élus, préparation des ordres du
jour, des recueils des rapports et des comptes-rendus pour chaque commission).

1.2 Déroulement des Séances :
- Participation impérative aux séances CP/Session (en alternance avec un collègue).
- S’assurer du respect des conditions légales de tenue des réunions (vérification du quorum).
- Noter les votes pour chaque rapport et vérifier les départs/arrivées d’élus tout au long de la séance.
- Noter les interventions des élus pour suite à donner par le ou les services gestionnaires compétents.

1.3 Après les Séances :
- Retour auprès des services si nécessaire.
- Traitement des délibérations (application des votes et des présences, rectification des délibérations si
nécessaire).
- Formalités de publicité (télétransmission des actes au contrôle de légalité, affichage et archivage).
- Préparation du registre des délibérations.
- Gestion administrative associée : gestion du contrat de prestation de services de retranscription des débats,
suivi de la facturation.
- Relecture des procès-verbaux des sessions et préparation du relevé de décisions pour les commissions
permanentes.

2/Être garant du bon suivi des représentations de l’Assemblée dans les organismes extérieurs.

- Gestion des représentations et mise à jour du recueil des désignations.
- S’assurer de l’absence d’incompatibilité d’un rapporteur.

3/ Assurer le suivi des arrêtés et des décisions du Président

- Attribution des numéros aux services.
- Publications des arrêtés et décisions sur le site internet du Département.
- Mise à jour du tableau de suivi et transmission aux archives en vue de l’archivage électronique.

4/ Participer à l’administration du logiciel de gestion des délibérations Airs delib.

- Formation et assistance des utilisateurs.
- Création des profils utilisateurs.
- Tests et validation des nouvelles versions du logiciel.


Horaires particuliers : Horaires de travail habituels. Rythme de travail souple nécessitant parfois une certaine adaptabilité. Présence obligatoire aux séances du Conseil départemental et de la Commission Permanente.

Déplacements : Déplacements possibles dans le cadre de rencontres avec d’autres services Assemblées d’autres collectivités (mise en réseau) | Sessions décentralisées.

- Niveau requis (niveau d’études souhaité) : Niveau BAC
- Formations et qualifications nécessaires : Permis B (si session décentralisée notamment)
- Connaissances / compétences requises : Organisation des collectivités territoriales, connaissance du fonctionnement d’une assemblée délibérante, règles de base en matière de droit administratif.
- Savoir faire (compétences techniques) : Maîtrise des outils informatiques et de logiciels de traitement des rapports et délibérations

SAVOIR-ÊTRE / POSTURE PROFESSIONNELLE
Capacité à travailler en équipe
Organisation
Forte capacité d’adaptation
Forte autonomie dans le travail
Respecter et faire respecter les délais auprès des services
Réactivité
Grande rigueur
Discrétion

NBI : non
Astreintes : le jour d’envoi des rapports aux élus
Pas de fonction d'encadrement
Liaisons internes : tous les services du CD ; conseillers départementaux
Liaisons externes : tous les partenaires, Préfecture notamment (contrôle de légalité)
Logiciels utilisés : pack LibreOffice, intranet, internet, messagerie zimbra, frais de déplacement, Adobe Acrobat Professionnel (pour les recueils des actes administratifs), Airs Délib (traitement des rapports et délibérations), Interstis (plateforme collaborative), Etemptation (logiciel de congés)
Pointage de l'agent : oui
Possibilité de temps partiel : non
Télétravail : oui - 1 jour / semaine (Relecture des dossiers, préparation des documents de séance, relecture du procès-verbal des sessions, formalités après séance, gestion des arrêtés et décisions)