Au sein de la Direction Eau & Assainissement (DEA), l'unité territoriale Lille-Seclin UTLS a pour missions principales d'améliorer le fonctionnement hydraulique du secteur par la création ou le renouvellement de réseaux d'assainissement et d'assurer l'exploitation et la maintenance de 1100 km de réseaux répartis sur 22 communes, les missions de maîtrise d'œuvre conception et exécution pour la création et le renouvellement de réseaux pour un budget d'investissement d'environ 10 M€HT/an. Par ailleurs, l'UT assure la gestion des usagers de l'assainissement et la relation avec les mairies.
Elle accompagne également de nombreux projets d'aménagement (Nouvelle Programme de Renouvellement Urbain, Schéma Directeur d'infrastructure de Transport, développement de la nature en ville, territoire de projet des Gardiennes de l'eau) en étroite collaboration avec les Directions en charge de l'aménagement, de l'espace public et des transports.
Le poste est situé au sein de la direction Eau et Assainissement - Service UTLS - rattaché au chef de service.
Le poste d'Assistant de manager aura pour rôle de seconder son responsable dans les tâches administratives, RH, logistiques, ...
Il sera en charge d'assister le chef de service en apportant un appui en termes d'organisation du temps, de traitement de l'information (mails, téléphone, courriers...) et de suivi des dossiers avec la spécificité multi sites du service (Bâtiment Euralliance, les 4 Unités Territoriales UT, le Centre d'Exploitation Routier CER et le Poste Central de Gestion du Trafic PCGT) et avec un secrétariat centralisé.

Placé sous l'autorité du chef de service, l'assistant manager a pour mission d'assurer la logistique, le soutien administratif et fonctionnel du service afin d'apporter un appui constant au chef de service mais également à l'ensemble des collaborateurs de l'unité territoriale.
Il sera principalement chargé de :
Assurer la planification et le suivi de l'activité de l'encadrant et/ou des équipes :
* Gérer les agendas de l'équipe (organisation des rendez-vous) ;
* Renseigner des tableaux de suivi des activités (enquêtes, chantiers, ...) ;
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, inviter les participants, gérer la liste des présents, etc.) ;
* Assurer la gestion administrative et fonctionnelle du secrétariat (enregistrement du courrier, traitement et suivi des demandes et des réclamations, rédaction et mise en forme des courriers, classement et archivage des documents, ...)
* Assurer une gestion logistique des moyens matériels du service (commandes de consommables, gestion des équipements de protection individuels ...) en lien avec les enveloppes budgétaires allouées au service pour les divers équipements ;
* Apporter un appui dans la gestion administrative des dossiers des équipes ;
* Rédiger des courriers et comptes rendus en lien avec le métier ;
* Assurer le rôle de référent RH (référent temps de travail) ;
* Assurer la liaison avec la Direction : échanges administratifs, courriers
Assurer occasionnellement l'accueil physique et téléphonique pour le service :
* Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur compétent
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
* Hiérarchiser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
* Assurer un premier niveau de renseignement technique auprès des usagers ;
* Participer au maintien des certifications ISO de la Direction
* Participer et mettre en œuvre la démarche de certification ISO 9001 / 14001 au sein du service ;
Veiller à la cohérence de la gestion documentaire (papier et numérique) et à la bonne organisation des espaces collaboratifs du service (Sezam).

Fonctionnaire ou titulaire du concours de catégorie C
Vous avez le sens du service public
Vous justifiez d'une ou plusieurs expériences sur un poste similaire en secrétariat

En tant qu'assistant manager :
Vous êtes organisé, rigoureux et force de proposition en terme de gestion administrative
Vous maîtrisez les outils bureautiques et avez une appétence pour les outils informatique s
Votre discrétion professionnelle, droit de réserve, confidentialité et votre disponibilité seront nécessaires pour mener à bien vos missions.
Vous avez de bonnes capacités rédactionnelles
Doté d'un bon relationnel, vous faites preuve de pédagogie et vous vous adaptez facilement à des interlocuteurs divers.
Votre réactivité et votre capacité d'adaptation (équipe, nouveaux logiciels externes et internes)
Poste éligible au télétravail 2 mois après votre arrivée au sein du service
Classification RIFSEEP : 2.1