Sous l'autorité du responsable de pôle, dans le cadre des grands axes de travail des Archives départementales pour les prochaines années, en coopération avec la Mission départementale pour l'archivage (MIDA) et la Direction des systèmes d'information (DSI) et avec l'appui du service des technologies, du développement organisationnel, méthodologique et archivistique du système d'archivage électronique, vous êtes chargé de conduire l'ensemble des actions nécessaires afin de rendre opérationnels au sein des Archives départementales les processus de gestion des archives électroniques. A cette fin, vous apportez un appui spécialisé aux différents services des Archives départementales dans l'exercice des missions de contrôle, conseil, collecte, traitement, conservation, communication et valorisation en environnement électronique.

Vous apportez un appui au responsable de l'établissement selon les besoins et contribuez aux actions transversales des Archives départementales.

Relations professionnelles :
Internes : les responsables des services / équipe et l'ensemble des agents des Archives ; les services départementaux notamment la DSI et la MIDA
Externes avec : les prestataires, les partenaires.

Présentation des Archives départementales
Les Archives départementales assurent les missions obligatoires, fixées par le Code du patrimoine, de contrôle des archives publiques, collecte, traitement, conservation, communication au public et valorisation des archives publiques et privées d'intérêt historique. A ce titre, elles assurent la gestion de 70 km d'archives remontant à 12 siècles et en accroissement de plusieurs centaines de mètres chaque année, entretiennent des relations avec l'ensemble des services publics situés dans le Nord, assurent le service au public sous différentes formes (sur place en salle de lecture, par correspondance et par internet), mettent en œuvre des programmes de numérisation et de mise en ligne d'archives, développent une offre éducative et culturelle diversifiée destinée à tous publics et à l'ensemble du territoire.

ACTIVITES/COMPETENCES TECHNIQUES
ACTIVITES/COMPETENCES TRANSVERSALES

Savoir faire

Développement du système d'archivage électronique et des outils liés
* Assurer, pour les Archives départementales, le développement du système de l'archivage électronique et des outils liés
* Suivre la mise en œuvre des développements et des évolutions fonctionnelles des outils et participer aux étapes de tests et recette
* Participer à la gouvernance du projet et aux réunions des instances

Développement du socle méthodologique
* Participer aux projets méthodologiques transverses
* Assurer la rédaction et la mise à jour des politiques, référentiels et procédures liées à l'utilisation du SAE
* Préparer et suivre la mise en œuvre des opérations liées à la pérennisation des données
* Évaluer et mesurer l'activité d'archivage électronique
* Tenir à jour la documentation sur le système et à destination des utilisateurs
* Effectuer une veille documentaire et juridique en matière de dématérialisation et d'archivage électronique

Appui spécialisé
* Accompagner et conseiller les archivistes et informaticiens dans les projets liés à la dématérialisation et à la collecte d'archives électroniques
* Élaborer et tester des procédures et outils pour la collecte et le traitement des archives électroniques
* Apporter un appui aux projets et opérations d'archivage électronique (rédaction des spécifications, profils d'archivage et contrats de service, paramétrage, tests, recette...)
* Contribuer à la mise en œuvre des opérations de collecte, traitement et communication d'archives électroniques

Conduite du changement
* Concevoir des actions de formation des utilisateurs de la plate-forme d'archivage et des autres outils
* Concevoir et/ou accompagner des actions de sensibilisation et de valorisation sur l'archivage électronique

Pilotage des projets techniques et d'informatisation
* Réaliser des études d'opportunité et de faisabilité
* Évaluer les enjeux et les risques (techniques, financiers, organisationnels) d'un projet informatique
* Participer aux comités de pilotage
* Définir les spécifications techniques fonctionnelles détaillées
* Élaborer le cahier des charges et le calendrier de réalisation
* Définir les ressources nécessaires
* Opérer des choix techniques en matière de logiciels
* Organiser le déroulement du projet et planifier les travaux de développement
* Évaluer les projets de solutions mises en œuvre dans d'autres collectivités


Savoirs

* Code du patrimoine, Code général des collectivités territoriales, Code des relations entre le public et l'administration, loi informatique et libertés et autres textes régissant les archives publiques et privées
* Spécificités juridiques des documents électroniques et données (droit de la preuve, intégrité et authenticité...)
* Environnement professionnel (institutionnel, juridique)
* Principes et méthodes de gestion des archives (contrôle, conseil, collecte, traitement, conservation, communication)
* Dématérialisation et systèmes de GED : normes et méthodes
* Records management : normes et méthodes
* Archivage électronique : normes et standards, méthodes, systèmes, processus
* Culture générale informatique et réseaux
* Connaissance des formats et supports informatiques
* Méthodes d'analyse et de gestion des risques
* Méthodes et outils de la planification
* Aspects juridiques liés à l'exploitation des données (CNIL, déontologie, etc.)
Savoir faire

Conduite de projet
* Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
* Définir les modalités de pilotage du projet
* Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources
* Conduire l'évaluation du projet
* Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes

Assistance et appui technique auprès des services de la collectivité
* Analyser la demande de conseil
* Élaborer des préconisations ou des avis dans le cadre d'une instruction de dossier, juridique, technique, financier, etc.
* Sensibiliser les services et diffuser des supports d'information
* Apporter une aide technique aux utilisateurs d'un équipement ou matériel
* Contribuer à l'écriture des cahiers des charges
* Rédiger des notices, instructions et procédures
* Conduire une action de formation en interne
* Réalisation d'études
* Réaliser des études de faisabilité et d'aide à la décision

Veille et observation sectorielle
* Identifier, rechercher, recueillir et diffuser des informations ciblées
* Analyser des informations et documents
* Enrichir des bases documentaires et d'information
* Identifier des facteurs d'évolution et en évaluer les incidences
* Effectuer des études comparatives


Savoirs

* Organisation des services de la collectivité
* Notions d'organisation, de conduite de réunion et de planification des tâches
* Principes de la commande publique
* Principes de la fonction publique
* Principes et techniques de médiation et de résolution des conflits
* Tableaux de bord et indicateurs
* Réglementation en matière de SST


Savoir - être

* Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
* Savoir faire preuve de réactivité
* Savoir travailler en transversalité
* Savoir travailler dans l'urgence
* Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes
* Etre force de proposition
* Faire preuve d'innovation
* Accompagner le changement
* Savoir prendre du recul et se remettre en question
* Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
* Savoir gérer son stress
* Maîtrise des techniques de la communication écrite et orale
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle
* Avoir de bonnes capacités d'écoute
* Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
* Faire preuve d'adaptabilité
* Animer et entrainer l'adhésion
* Faire preuve de diplomatie
* Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques

ACTIVITES SPECIFIQUES

* Contribuer à l'animation du réseau local relatif à l'archivage électronique
* Participer aux groupes de travail nationaux sur l'archivage électronique et sur l'application As@lae

Obligations du poste :
Permis B souhaitable

Conditions particulières :
Pics d'activité en fonction du déroulement des projets et activités.
Occasionnellement :
- Manipulation d'archives, exposition à la poussière ou aux moisissures, station debout prolongée
- Travail le soir et le week-end à l'occasion de manifestations culturelles