Au sein de l'unité " Développement des compétences et Emploi ", l'assistant·e de gestion administrative assure le traitement, la formalisation et la gestion des entretiens professionnels annuels ; contribue à la campagne de recrutement des apprenti·es de la Ville et du CCAS ; gère la saisie et les contrats des contrats ALSH et périscolaires.

Mission 1 : GESTION DES ENTRETIENS PROFESSIONNELS ANNUELS

* Organiser avec la gestionnaire formation le process des entretiens annuels de la collectivité en fixant un calendrier à respecter ;
* Participer à l'élaboration du document relatif aux entretiens annuels avec la ville de Lille ;
* Gérer la diffusion de l'entretien annuel auprès des directions et des services ;
* Suivre les retours des entretiens annuels, relancer les services si nécessaires ;
* Suivre toutes les demandes de formation en collaboration avec la gestionnaire formation ;
* Etablir un bilan chiffré des retours et des actions à envisager en formation individuelle et collective ;
* Classer et numéroter les documents relatifs aux entretiens annuels dans les dossiers individuels des agents ;

Mission 2 : CONTRIBUER A LA GESTION DE LA CAMPAGNE D'APPRENTISSAGE

* Organiser le recensement des besoins des différents pôles liés à l'apprentissage pour l'année ;
* Faire valider les besoins par l'équipe de direction et l'équipe politique, notamment le maire et l'élu aux Ressources Humaines ;
* Diffuser les offres dans les établissements scolaires et organismes en adéquation avec les besoins ;
* Procéder aux entretiens de recrutement avec les services concernés ;
* Elaborer, dans la même logique que le chargé de recrutement et de mobilité interne, les outils nécessaires au recrutement (grilles d'entretien, outils d'évaluation, mise en situation professionnelle, PV de recrutement) ;
* En collaboration avec le CNFPT, assurer les demandes de financement ;
* Effectuer les démarches administratives relatives au recrutement (DPAE, casier judiciaire, etc.) ;
* Etablir les Cerfa et contrats ;
* Assurer un suivi régulier en collaboration avec le service Jeunesse des apprenti·es et des tuteurs et tutrices ;
* Etablir les attestations UNEDIC et certificats de travail en fin de contrat.

Mission 3 : CONTRATS ALSH-PERISCOLAIRE

* En lien avec le service enfance-éducation (SEE), réceptionner toutes les pièces administratives nécessaires au recrutement d'un agent ;
* Constituer le dossier individuel de l'agent et classer les documents administratifs ;
* Rédiger les contrats ;
* Assurer la saisie des contrats dans le logiciel SIRH ;
* Editer les attestations UNEDIC en fin de contrat ;
* Rédiger les attestations employeur ;
* Rédiger les certificats de travail ;
* Avec l'aide du responsable d'unité, appliquer la réglementation en matière d'agents contractuels ;
* Assurer des permanences au service Enfance Education pour notifier les contrats aux agents ;
* Archivage.


Mission 4 : AUTRES MISSIONS
* Accueil physique et téléphonique ;
* Classements des dossiers administratifs ;
* Etablissement d'attestations UNEDIC pour d'autres agents.

Poste sans encadrement

CONDITIONS DE TRAVAIL

* Horaires : Du Lundi après-midi au vendredi soir
o 36h30 semaine avec 8 RTT
* Permanences : oui
* Congés pris sous réserve des nécessités de services et des obligations RH
* Contraintes et risques particuliers associés au poste : Poste administratif donc principalement sédentaire en position assise
* Déplacement ponctuels
* Télétravail possible 1 journée par semaine sous conditions

COMPETENCES REQUISES

Savoirs faire :

* Savoir communiquer et faire preuve de pédagogie
* Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
* Capacité d'accueil, d'écoute et de conseil
* Travailler en équipe
* Savoir gérer les priorités
* Mettre en œuvre des procédures et des règles
* Faire preuve d'autonomie, d'adaptabilité et de polyvalence
* Respect absolu des obligations de discrétion et de confidentialité

Savoirs être :

* Être autonome
* Être polyvalent
* Être rigoureux
* Sens de l'organisation
* Sens des responsabilités. Maitrise de soi en toute circonstance
* Réactivité / sens de l'anticipation


Savoirs :

* Connaitre le fonctionnement de la fonction publique territoriale
* Utiliser l'outil informatique (internet, Excel, Word)
* Technique d'élaboration des documents (publipostage)
* Notions sur l'organisation de la scolarité des formations
* Avoir une bonne expression écrite et orale

DIPLÔMES REQUIS - EXPERIENCES REQUISES
* Maitrise de l'outil informatique indispensable notamment Word, Excel, PPT
* Connaissance de la Fonction Publique Territoriale
* Connaissance du statut de la Fonction Publique