Gestionnaire courrier (Cabinet et suivi des marchés) F/H
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059240201371490
Publiée le 29/02/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
2 Boulevard des cités unies, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/05/2024
Date limite de candidature
31/03/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Gestion des ressources humaines >
Ressources humaines, statut et rémunération
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Débutant
Descriptif de l'emploi
Au sein du service Courrier, l'unité Diffusion dématérialisée du document, composé actuellement de 9 agents et d'une responsable, gère notamment le traitement des courriers et accompagne les usagers dans l'utilisation de notre outil de gestion électronique du courrier.
Afin d'assurer dans de bonnes conditions le traitement du courrier, notamment celui des groupes politiques, du Cabinet du président ainsi que le suivi de la facturation et des marchés, l'unité recherche un gestionnaire courrier.
Afin d'assurer dans de bonnes conditions le traitement du courrier, notamment celui des groupes politiques, du Cabinet du président ainsi que le suivi de la facturation et des marchés, l'unité recherche un gestionnaire courrier.
Missions / conditions d'exercice
Vous serez le relai de la coordinatrice organisationnelle :
- Prise en charge et traitement des demandes émanant des services internes ;
- Réception et garanti de la bonne distribution des appels d'offre ;
- Réception des demandes internes de " prestations chauffeurs " ;
- Prise en charge et traitement du courrier du Président, de son Cabinet et des groupes politiques.
Vous assurerez le suivi de la dépense dans le logiciel Grand Angle (suivi des marchés et factures) :
- Contrôle de la conformité de la facturation ;
- Préparation de la liquidation et/ou de la certification des factures ;
- Être l'interlocuteur privilégié de l'unité CSP Support.
Vous suivrez le renouvellement des marchés du service en lien avec l'équipe managériale et le service de la Commande Publique.
Vous porterez assistance aux utilisateurs de l'outil GEC (Gestion Électronique du Courrier).
Vous assurerez le second niveau de traitement du courrier entrant :
- Supervision du tri et de l'analyse du courrier ;
- Suivi de la bonne diffusion des courriers à thématique complexe ;
- Traitement du courrier dans le logiciel de GEC ;
- Traitement des retours et des anomalies dans le logiciel de GEC ;
- Contrôle des opérations de classement des documents papiers après leur numérisation aux fins de stockage.
- Prise en charge et traitement des demandes émanant des services internes ;
- Réception et garanti de la bonne distribution des appels d'offre ;
- Réception des demandes internes de " prestations chauffeurs " ;
- Prise en charge et traitement du courrier du Président, de son Cabinet et des groupes politiques.
Vous assurerez le suivi de la dépense dans le logiciel Grand Angle (suivi des marchés et factures) :
- Contrôle de la conformité de la facturation ;
- Préparation de la liquidation et/ou de la certification des factures ;
- Être l'interlocuteur privilégié de l'unité CSP Support.
Vous suivrez le renouvellement des marchés du service en lien avec l'équipe managériale et le service de la Commande Publique.
Vous porterez assistance aux utilisateurs de l'outil GEC (Gestion Électronique du Courrier).
Vous assurerez le second niveau de traitement du courrier entrant :
- Supervision du tri et de l'analyse du courrier ;
- Suivi de la bonne diffusion des courriers à thématique complexe ;
- Traitement du courrier dans le logiciel de GEC ;
- Traitement des retours et des anomalies dans le logiciel de GEC ;
- Contrôle des opérations de classement des documents papiers après leur numérisation aux fins de stockage.
Profils recherchés
Vous maîtrisez les outils informatiques et la logistique administrative.
Vous faites preuve de rigueur et d'organisation.
Vous êtes en capacité de concevoir des supports ou documents et êtes force de proposition.
Doté d'un excellent relationnel, vous savez conseiller et adapter votre discours en fonction de votre interlocuteur.
Disponible et à l'écoute, vous appréciez travailler en équipe.
Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion.
Vous faites preuve de rigueur et d'organisation.
Vous êtes en capacité de concevoir des supports ou documents et êtes force de proposition.
Doté d'un excellent relationnel, vous savez conseiller et adapter votre discours en fonction de votre interlocuteur.
Disponible et à l'écoute, vous appréciez travailler en équipe.
Vous faites preuve de confidentialité et de discrétion.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320212223
Informations complémentaires
Merci de déposer votre CV et LDM sur le site de la Mel via le lien : https://lillemetropole.gestmax.fr/apply/5055/44
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.