Sous l'autorité du Responsable de la Maison Nord Solidarités (RMNS), le Secrétaire Médico-social (SMS) contribue au fonctionnement des services de la MNS en collaboration aux travailleurs sociaux et médico-sociaux ainsi qu'aux Responsables de service. Il exerce sa mission dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel lié au statut et à la mission exercée.

Le Secrétaire Médico-Social (SMS) :
* Accueille le public des services sociaux.
* Accompagne la demande au plan administratif.
* Identifie et qualifie la demande sociale et oriente vers les services ou les professionnels concernés.

Relations professionnelles :
Échanges réguliers d'informations avec le supérieur hiérarchique et les autres intervenants sociaux
Échanges réguliers d'informations avec les services sociaux et de santé
Relations fréquentes avec les services de la collectivité
Contacts directs et permanents avec le public
Relations fréquentes avec les partenaires institutionnels, privés ou associatifs sur le territoire


Savoir faire

Accueil physique et téléphonique du public
* Accueillir le public avec amabilité
* S'exprimer clairement et reformuler les demandes
* Favoriser l'expression de la demande
* Recevoir et orienter les demandes
* Analyser les demandes du public, le renseigner, le conseiller
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Adapter son intervention aux différents publics
* Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, repérer les comportements à risque

Identification et qualification des demandes sociales
* Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
* Transmettre la demande au service social compétent

Accompagnement dans les démarches administratives
* Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
* Participer à l'instruction de la demande de l'usager
* Donner une information sur le suivi des dossiers
* Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
* Aider à rédiger des documents administratifs
* Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier

Traitement des dossiers et saisie de documents
* Établir et mettre en forme des documents administratifs
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Gérer et actualiser une base d'informations
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
* Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
* Trier, classer et archiver des documents

Planification et suivi
* Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Savoirs

Techniques d'accueil, règles de communication
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de secrétariat
Directives et procédures d'instruction des dossiers
Dispositifs et acteurs de l'action sociale
Typologie des demandes sociales
Droits et obligations des usagers
Principes d'accueil des personnes en situation de handicap
Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
Caractéristiques des publics de l'action sociale

Savoir faire

Accueil physique et téléphonique du public
* Accueillir le public avec amabilité
* S'exprimer clairement et reformuler les demandes
* Favoriser l'expression de la demande
* Recevoir et orienter les demandes
* Analyser les demandes du public, le renseigner, le conseiller
* Conserver neutralité et objectivité face aux situations
* Adapter son intervention aux différents publics
* Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, repérer les comportements à risque

Identification et qualification des demandes sociales
* Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
* Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
* Transmettre la demande au service social compétent

Accompagnement dans les démarches administratives
* Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
* Participer à l'instruction de la demande de l'usager
* Donner une information sur le suivi des dossiers
* Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
* Aider à rédiger des documents administratifs
* Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier

Traitement des dossiers et saisie de documents
* Établir et mettre en forme des documents administratifs
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Gérer et actualiser une base d'informations
* Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
* Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
* Trier, classer et archiver des documents

Planification et suivi
* Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)

Savoirs

* Techniques d'accueil, règles de communication
* Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
* Techniques de secrétariat
* Directives et procédures d'instruction des dossiers
* Dispositifs et acteurs de l'action sociale
* Typologie des demandes sociales
* Droits et obligations des usagers
* Principes d'accueil des personnes en situation de handicap
* Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
* Caractéristiques des publics de l'action sociale
Savoir faire

Contribuer au fonctionnement général du service et à la qualité des prestations
* Participer aux réunions de service, aux groupes de travail internes ou externes, et aux réunions partenariales si nécessaire
* Transmettre par écrit ou par oral des informations et des données liées à ses activités

Organisation de son activité
* Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
* Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
* Participer au travail de l'équipe et aux réunions
* Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
* Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
* Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
* Vérifier son travail en fonction des directives et procédures

Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers
* Prendre des mesures conservatoires pour protéger les usagers

Savoirs

* Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
* Organigramme de la collectivité
* Organisation et activités des services
* Technique et outils de gestion de l'activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
* Techniques de rédaction et écrits professionnels
* Règles et techniques d'expression écrite et rédactionnelles (notes, compte-rendu, rapports, etc.)
* Procédures en vigueur
* Règles et consignes de sécurité

Gestion du courrier
Gestion de l'approvisionnement en matériels et fournitures
Accueil en salle d'attente lors des consultations infantiles et en consultation planification prénatale
Tenir une régie
Gérer les procédures d'encaissement et/ou de paiement dans les limites autorisées
Accueil et instruction des dossiers des allocataires du RSA

Grande disponibilité avec risques de tension dans la relation au public ; devoir de confidentialité
Respect de l'éthique professionnelle, sens du service public et des relations avec le public
Travail en bureau, déplacements fréquents sur le territoire