Assistante administrative
Le délai de candidature pour cette offre a expiré, merci de ne plus postuler.
Offre n° O059240314000305
Publiée le 14/03/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
LEWARDE
Poste à pourvoir le
18/04/2024
Date limite de candidature
13/04/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste si aucune candidature d'un fonctionnaire ne convient, et car les besoins des services et la nature des fonctions le justifient. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Suit les dossiers administratifs et gère les dossiers selon l'organisation et ses compétences. Assiste le responsable dans l'organisation du travail de l'équipe.
Missions / conditions d'exercice
– Traitement des dossiers et saisie de documents :
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
– Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Rédiger des notes synthétiques
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
– Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Identifier les sources de documentation
– Planification et suivi :
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Utiliser des logiciels et des progiciels
3. COMPETENCES REQUISES :
– Compétences techniques :
• Technique de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Logiciels de bureautique (suite office ou libre office)
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
– Savoir-faire :
• Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée
• Maîtrise indispensable de l'outil informatique
– Savoir-être :
• Etre autonome
• Avoir le sens de l'organisation et des priorités
• Discrétion et confidentialité
– Liaison hiérarchique :
L'agent est placé sous l'autorité directe du Chef de service.
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d'informations
• Rechercher des informations, notamment réglementaires
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
• Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires
• Enregistrer ou saisir des données informatiques
• Rédiger des comptes rendus et procès verbaux de réunion
– Accueil physique et téléphonique du public :
• Recevoir et orienter les demandes
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Rechercher et diffuser des informations
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
• Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
• Conseiller les usagers et agents sur les procédures
• Rédiger des notes synthétiques
• Surveiller les accès et restreindre les accès aux lieux et aux informations
– Gestion de l'information, classement et archivage de documents :
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Photocopier et assembler des documents
• Trier, classer et archiver des documents
• Synthétiser et présenter des informations
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Identifier les sources de documentation
– Planification et suivi :
• Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
• Utiliser des logiciels et des progiciels
3. COMPETENCES REQUISES :
– Compétences techniques :
• Technique de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Logiciels de bureautique (suite office ou libre office)
• Procédures administratives
• Techniques de recherche documentaire
– Savoir-faire :
• Expérience dans le domaine du secrétariat souhaitée
• Maîtrise indispensable de l'outil informatique
– Savoir-être :
• Etre autonome
• Avoir le sens de l'organisation et des priorités
• Discrétion et confidentialité
– Liaison hiérarchique :
L'agent est placé sous l'autorité directe du Chef de service.
Profils recherchés
Niveau BAC - BAC
Contact
Contact
0327713737
Informations complémentaires
Adresser votre lettre de motivation + CV à :
Monsieur le Président
Communauté de Communes Coeur d'Ostrevent
Avenue du Bois
59287 LEWARDE
03 27 71 37 37
Monsieur le Président
Communauté de Communes Coeur d'Ostrevent
Avenue du Bois
59287 LEWARDE
03 27 71 37 37
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.