Environnement du poste de travail

Définition et finalité du poste :

Mission principale : Assurer l’accueil, l’état civil et les élections en binôme (missions similaires)

Temps de travail du poste : temps complet

Service de rattachement : Pôle Ville Citoyenne - Service à la population

Lieu d’exercice des fonctions :

Hôtel de Ville – La Chapelle d’Armentières

Positionnement hiérarchique du poste:

Sous l’autorité du Responsable de pôle

Conditions d’exercice des fonctions et contraintes inhérentes au poste :

Travail bureautique (travail sur écran)

Relations fonctionnelles :
Internes : Avec l’ensemble des services municipaux, Avec les élus
Externes : Avec les administrations extérieures, le Trésor Public, les entreprises privées, les administrés, les prestataires, les associations….

Moyens mis à disposition :

 Moyens techniques :

o PC, messagerie, internet, téléphone, imprimante, logiciel métier (berger levrault)

Activités exercées à titre principal

Mission 1 : Accueil et information du public

-Assurer l’accueil physique et téléphonique du public
-Identifier, traiter les demandes des administrés et les réorienter le cas échéant
-Gestion du courrier sortant, gestion des courriels et dispatching
- Gestion et affichage d'informations

Mission 2 : Gestion des dossiers et des actes d’état civil (mariage, décès, PACS, reconnaissance…)
- Établissement des actes d'état civil et préparation des dossiers s'y rapportant (décès, mariage, reconnaissance, changement de nom et de prénom), enregistrement des PACS et baptêmes républicains, demande de duplicata de livret de famille, légalisation de signature
- Mise à jour des registres par l'apposition de mentions marginales, délivrance de tous documents s'y rapportant (extraits, livrets de famille...)

Mission 3 : Opérations funéraires

- Relation avec les administrés et les opérateurs funéraires
- Renseigner et informer sur la gestion du cimetière
- Tenir les registres du cimetière
- Délivrer tout document lié aux opérations funéraires et à la gestion du cimetière

Mission 4 : Missions administratives – Affaires générales, notamment :

- Élections : préparation et organisation des scrutins, tenue et mise à jour des listes électorales, inscriptions, radiations – document lié au scrutin : édition des listes et des cartes électorales
- Recensement militaire, légalisation des signatures, jury d'Assises, attestations d'accueil, suivi de la délivrance des débits de boisson temporaires, taxis
-Gestion des prêts et des locations des salles communales
- Réalisation de travaux de bureautique, tri, classement et archivage de documents, suivi et mise en forme des dossiers administratifs
- Suivi du recensement militaire
- certificat d’hérédité

Bonnes connaissances de la règlementation en matière d’état civil
Expérience souhaitée sur un poste similaire

Compétences attendues pour l’exercice des fonctions

 Compétences théoriques et techniques (« savoir-faire » et « savoirs ») requises

 Savoir-faire et Savoir:
o Maîtrise de l’outil bureautique

o Maîtrise des techniques d'accueil du public, d'écoute et de régulation
Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil et d'élections
Connaissance du cadre réglementaire et des domaines de compétences des collectivités et leur organisation
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Savoir respecter les délais réglementaires

 Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») de l’agent dans l’exercice de ses fonctions :

o Être rigoureux et méthodique
o Être réactif et autonome
o Être sérieux
o Savoir écouter
o Qualités relationnelles
o Discrétion et confidentialité des informations relatives aux personnes