Responsable des Affaires Générales
Offre n° O059240318001355
Publiée le 16/04/2024
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
SIN-LE-NOBLE
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Date limite de candidature
16/05/2024
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Nombre de postes
1
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet,
1607 heures annuelles
Descriptif de l'emploi
Située dans la Région Haut de France, Sin le Noble est une commune du département du Nord, située aux portes de Douai. Les communes limitrophes sont Douai, Waziers, Lallaing, Dechy, Lambres-lez-Douai et Férin. Avec environ 16 000 habitants, elle est la 2ème ville du Douaisis et fait partie de la Communauté d'Agglomération Douaisis Agglo.
La ville de Sin-Le-Noble recherche son responsable des affaires générales.
La ville de Sin-Le-Noble recherche son responsable des affaires générales.
Missions / conditions d'exercice
GESTION DE L'ÉTAT CIVIL
- Contrôle des dossiers d'Etat-civil établi par les conseillers citoyens et suivi des rectifications d'actes.
- Accompagnement des agents et référents sur les dossiers sensibles ou présentant une difficulté particulière.
- Interface avec le parquet dans la gestion des dossiers
- Soutien administratif de l'élu en charge de l'Etat-Civil lors des auditions de mariage (instruction du dossier et présence à l'audition)
- Intervention directe auprès du public en cabine en appui des agents polyvalents et en cas de conflit.
- Traiter les dossiers de renouvellement de cartes de résidents étrangers
- Accompagnement de l'Officier d'Etat-Civil pour la célébration des mariages
GESTION DES CIMETIÈRES
- Assurer la gestion des concessions de cimetière (classification, gestion, délivrance, procédure d'abandon, relances aux familles etc.), l'entretien des sites (travaux notamment) et l'accueil du public.
GESTION DES ELECTIONS
-Veiller à la bonne organisation des élections, préparation des scrutins, gestion et suivi des listes électorales
VEILLE JURIDIQUE
- Suivi de l'application des textes réglementaires en matière d'état civil et de droit funéraire en vigueur et accompagnement des agents au changement en cas d'évolution réglementaire ou législative
MANAGEMENT
- Piloter, encadrer et coordonner les équipes état civil, cimetière et élections.
- Favoriser la polyvalence et la formation des agents
- Assurer les entretiens d'évaluation des agents
- Veiller au bien-être des agents et à la meilleure cohésion d'équipe
GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE
- Participation à l'élaboration du budget et suivi budgétaire
- Développer des outils de suivi d'activités et des bilans d'activités
- Organiser l’accueil et l’intégration des stagiaires
POLYVALENCE
- Intervention en appui sur l'ensemble des domaines d'activités de la direction
- Concevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d'activités et assurer leur mise à jour
- gérer les dossiers autorisation de taxis + chiens dangereux
Activités spécifiques
-Délivrances des pièces administratives (bordereau de versement, carnet à souche) à la trésorerie nécessaire lors du dépôt des régies
-Assister le Maire ou les élus lors des cérémonies de mariage, baptême, noces
- Contrôle des dossiers d'Etat-civil établi par les conseillers citoyens et suivi des rectifications d'actes.
- Accompagnement des agents et référents sur les dossiers sensibles ou présentant une difficulté particulière.
- Interface avec le parquet dans la gestion des dossiers
- Soutien administratif de l'élu en charge de l'Etat-Civil lors des auditions de mariage (instruction du dossier et présence à l'audition)
- Intervention directe auprès du public en cabine en appui des agents polyvalents et en cas de conflit.
- Traiter les dossiers de renouvellement de cartes de résidents étrangers
- Accompagnement de l'Officier d'Etat-Civil pour la célébration des mariages
GESTION DES CIMETIÈRES
- Assurer la gestion des concessions de cimetière (classification, gestion, délivrance, procédure d'abandon, relances aux familles etc.), l'entretien des sites (travaux notamment) et l'accueil du public.
GESTION DES ELECTIONS
-Veiller à la bonne organisation des élections, préparation des scrutins, gestion et suivi des listes électorales
VEILLE JURIDIQUE
- Suivi de l'application des textes réglementaires en matière d'état civil et de droit funéraire en vigueur et accompagnement des agents au changement en cas d'évolution réglementaire ou législative
MANAGEMENT
- Piloter, encadrer et coordonner les équipes état civil, cimetière et élections.
- Favoriser la polyvalence et la formation des agents
- Assurer les entretiens d'évaluation des agents
- Veiller au bien-être des agents et à la meilleure cohésion d'équipe
GESTION ADMINISTRATIVE DU SERVICE
- Participation à l'élaboration du budget et suivi budgétaire
- Développer des outils de suivi d'activités et des bilans d'activités
- Organiser l’accueil et l’intégration des stagiaires
POLYVALENCE
- Intervention en appui sur l'ensemble des domaines d'activités de la direction
- Concevoir et rédiger des fiches de procédure dans le domaine d'activités et assurer leur mise à jour
- gérer les dossiers autorisation de taxis + chiens dangereux
Activités spécifiques
-Délivrances des pièces administratives (bordereau de versement, carnet à souche) à la trésorerie nécessaire lors du dépôt des régies
-Assister le Maire ou les élus lors des cérémonies de mariage, baptême, noces
Profils recherchés
Maîtrise de la réglementation en matière d'état civil, de funéraire et des élections
Maîtrise des délivrances des documents liés à l'état civil
Maitriser les fonctionnalités des outils informatiques
Maitrise de l'environnement des collectivités
Grandes compétences managériales
Adapter et organiser l'activité et les actions à mener dans l'objectif de qualité d'accueil et de proximité avec l'usager,
Développer les dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées,
Restituer l'information à la hiérarchie,
Sens du service public et du contact aux usagers
Facilité d'adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales...)
Gestion des situations conflictuelles
Sens de l'initiative, réactivité et disponibilité
Capacités organisationnelle, rédactionnelle, d'analyse et de synthèse
Capacité d'adaptation
Neutralité et devoir de confidentialité,
Polyvalence,
Autonomie
Maîtrise des délivrances des documents liés à l'état civil
Maitriser les fonctionnalités des outils informatiques
Maitrise de l'environnement des collectivités
Grandes compétences managériales
Adapter et organiser l'activité et les actions à mener dans l'objectif de qualité d'accueil et de proximité avec l'usager,
Développer les dispositifs de conseil et d'information sur les prestations délivrées,
Restituer l'information à la hiérarchie,
Sens du service public et du contact aux usagers
Facilité d'adaptation aux amplitudes de travail (permanences, périodes électorales...)
Gestion des situations conflictuelles
Sens de l'initiative, réactivité et disponibilité
Capacités organisationnelle, rédactionnelle, d'analyse et de synthèse
Capacité d'adaptation
Neutralité et devoir de confidentialité,
Polyvalence,
Autonomie
Contact
Contact
corte.sandra@laposte.net
Informations complémentaires
Informations complémentaires :
1. Dépôt contre récépissé des candidatures adressés à l'attention de Monsieur le Maire de SIN-LE-NOBLE contenant les pièces mentionnées ci-après dans le délai indiqué :
- Lettre de motivation;
- Curriculum vitae ;
- une pièce d'identité parmi les suivantes (carte nationale d'identité en cours de validité, photocopie du livret de famille)
- Etat signalétique et des services militaires ou, le cas échéant, un certificat individuel de participation à la journée d'appel ;
- Copie du bulletin n°3 du casier judiciaire;
- photocopie des diplômes.
Candidatures incomplètes : peuvent être complétées sur demande de l'autorité / candidatures en retard : irrecevables / candidatures en avance lorsque le candidat n'a pas la qualité de fonctionnaire rejetée.
2. Présélection des candidatures : vérification de recevabilité au regard des dispositions législatives et réglementaires / vérification de sa correspondance avec le profil recherché : une candidature ne correspondant manifestement pas au profil peut être écartée par la décision de l'autorité territoriale notifiée par mail.
L'examen des candidatures des personnes n'ayant pas la qualité de fonctionnaire ne pourra intervenir qu'après constat du caractère infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les candidats présélectionnés sont reçus pour un entretien dont l'heure/date/lieu/composition du jury sont indiqués dans la convocation (mail) une note d'information sur les obligations déontologiques et les manquements sanctionnés par le code pénal (432-12 et 432-13) est jointe (candidat non statutaire). Les candidatures sont appréciées selon : compétences/aptitude/qualifications/ expériences professionnelles/potentiel/capacité à exercer les missions dévolues. Le candidat est informé (mail) de sa sélection ou du rejet de sa candidature.
1. Dépôt contre récépissé des candidatures adressés à l'attention de Monsieur le Maire de SIN-LE-NOBLE contenant les pièces mentionnées ci-après dans le délai indiqué :
- Lettre de motivation;
- Curriculum vitae ;
- une pièce d'identité parmi les suivantes (carte nationale d'identité en cours de validité, photocopie du livret de famille)
- Etat signalétique et des services militaires ou, le cas échéant, un certificat individuel de participation à la journée d'appel ;
- Copie du bulletin n°3 du casier judiciaire;
- photocopie des diplômes.
Candidatures incomplètes : peuvent être complétées sur demande de l'autorité / candidatures en retard : irrecevables / candidatures en avance lorsque le candidat n'a pas la qualité de fonctionnaire rejetée.
2. Présélection des candidatures : vérification de recevabilité au regard des dispositions législatives et réglementaires / vérification de sa correspondance avec le profil recherché : une candidature ne correspondant manifestement pas au profil peut être écartée par la décision de l'autorité territoriale notifiée par mail.
L'examen des candidatures des personnes n'ayant pas la qualité de fonctionnaire ne pourra intervenir qu'après constat du caractère infructueux du recrutement d'un fonctionnaire. Les candidats présélectionnés sont reçus pour un entretien dont l'heure/date/lieu/composition du jury sont indiqués dans la convocation (mail) une note d'information sur les obligations déontologiques et les manquements sanctionnés par le code pénal (432-12 et 432-13) est jointe (candidat non statutaire). Les candidatures sont appréciées selon : compétences/aptitude/qualifications/ expériences professionnelles/potentiel/capacité à exercer les missions dévolues. Le candidat est informé (mail) de sa sélection ou du rejet de sa candidature.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique.
À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.