Rattaché(e) à la direction générale, le/la Responsable du service de l’état civil coordonne les activités liées à l’Etat civil ; supervise le respect des procédures et de l’application des dispositions légales, règlementaires liées à l’activité de son service.
Il coordonne la gestion administrative et technique des activités du service.

Pilotage de l’activité du service
- Coordination et organisation globale du service
- Encadrement des agents (évaluation des besoins en formation, entretien annuel d’évaluation,…)
- Gestion administrative et budgétaire

Etat civil
- Contrôle du respect des procédures lors de la rédaction, la délivrance et la mise à jour des actes d’état civil
- Instruction, suivi et délivrance des actes d’état civil (mariages, naissances, décès, changement de prénom, déclaration conjointe de changement de nom, PACS…)
- Vérification du registre des actes d’état civil et mise à jour des actes
- Gestion du planning des cérémonies
- Gestion des parrainages civils

Elections
Pilotage des opérations relatives à l’organisation des élections :
- Elaboration de la liste électorale (inscriptions, radiations, procurations, production de la liste consolidée),
- Contrôle de la complétude et de la régularité des documents collectés et organisation de la commission de contrôle
- Préparation des scrutins et coordination des services contributeurs (organisation matérielle et des formations aux présidents, assesseurs et agents présents le jour du scrutin)

Recensement de la population
- Dans le cadre du recensement annuel, constitution et organisation de l’équipe des agents recenseurs
- Mission de Coordonnateur communal

Formalités administratives diverses
- Suivi de la bonne tenue du dispositif de recueil des pièces d’identité avec l’instruction des dossiers
- Gestion du recensement citoyen

Spécificités liées aux missions du poste
- Forte polyvalence au sein de l’équipe : contribution à l’activité du service
- Sécurisation et contrôle des procédures administratives et juridiques de l’ensemble des missions relevant du service
- Interfaces réguliers avec les partenaires institutionnels (Préfecture, Procureur de la République, Tribunaux, INSEE, CNIL, Centre du Service National, ANTS, collectivités,…)

Expérience significative au sein d’un service Etat civil exigée.

Qualités requises
- Discrétion et confidentialité
- Rigueur
- Réactivité et capacité d’adaptation
- Capacité à rendre compte
- Sens du service public

Connaissances professionnelles
- Connaissances spécifiques CGCT, Code civil, Code funéraire, Code électoral
- Maîtrise des techniques d’accueil : sens de l’écoute, du dialogue et capacité à gérer les situations conflictuelles

Savoir-faire
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook)
- Compétences managériales
- Capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse