La Direction Santé, est une des directions de la Direction Générale Adjointe Enfance Familles Santé. Chargée de la promotion des politiques de Santé du département du Nord, elle pilote les directions adjointes PMI et Prévention Santé.

La Direction Adjointe PMI contribue à la conception, la mise en œuvre, l’exécution de la politique du Conseil Départemental en matière de Protection Maternelle et Infantile (PMI). Elle dirige à ce titre, l’ensemble du service départemental de PMI tant au niveau central (service prévention et protection maternelle, service prévention et protection infantile, service accueil petite enfance, service dossier PMI dématérialisé) que territorial (pôles PMI santé, services PMI en Maison Nord Solidarité (soit environ 780 agents).

Le Responsable du Pôle PMI Santé assure la hiérarchie sur son territoire au niveau :
- des responsables de service PMI
- du responsable du service Agrément Accueil Petite Enfance du Pôle

Sous l’autorité hiérarchique du RPPS, l’assistant de Pôle PMI-Santé assure et organise le secrétariat du Pôle, il est en charge de dossiers, de procédures et de missions diverses relevant des compétences du Pôle et du service agrément accueil petite enfance.

À l’interne, il est en relation avec les différents professionnels du Pôle, du Service Agrément Accueil Petite Enfance, les services PMI du territoire, les différents services territorialisés des maisons Nord Solidarité, la Direction déléguée du territoire, le Service Partenaire Ressources du Territoire et les services centraux.

À l’externe, il est en relation avec les partenaires institutionnels et associatifs, les élus, les Relais petite enfance, les porteurs de projets d’Etablissements d’Accueil de Jeunes Enfants, la CAF et autres partenaires…

Principales :

Assurer l’assistance administrative et le secrétariat du pôle :
• Gérer l’agenda, les rendez-vous
• Assurer la gestion du courrier, rédiger et mettre en forme des documents
• Prendre des notes et rédiger les comptes rendus
• Assurer l’accueil physique et téléphonique
• Assurer le suivi des plannings électroniques
• Gérer les demandes de remboursement de frais
• Alimenter les outils de pilotage RH, mettre à jour les données pour le suivi des effectifs en lien avec le Service Partenaire Ressources
• Contribuer à l’accueil des nouveaux arrivants
• Commander matériel et fournitures
• Gérer les demandes informatiques, téléphoniques...
• Contribuer à l’archivage des dossiers
• Préparer et suivre des dossiers
• Organiser des réunions (ordres du jour, convocations, logistique…)
• Assurer, en lien avec le responsable, un relais d’information auprès des services et des partenaires
• Participer à la veille et aux alertes en lien avec les différents tableaux de pilotage et de suivi de l’activité des services
• Apporter un appui pour la mise en place des projets et des activités du pôle (journée PMI, actions collectives, …)

Activités complémentaires :

Contribuer le cas échéant aux activités du service Agrément Accueil Petite Enfance pour
• L’instruction des dossiers d’agrément
• La préparation des avis et des arrêtés d’ouvertures de structures d’accueil
• La gestion des réunions d’information et des inscriptions en formation obligatoire
• L’instruction des dossiers administratifs d’accueil d’éveil

Compétences organisationnelles :
• Savoir gérer son temps
• Faire preuve d’autonomie
• Favoriser la bonne circulation de l’information
• Être rigoureux
• Savoir travailler dans l’urgence

Aptitudes personnelles et savoir-être :
• Avoir un bon esprit de synthèse
• Faire preuve de réserve, de discrétion

Aptitudes relationnelles :
• Faire preuve de diplomatie
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle
• Faire preuve d’adaptabilité
• Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer

Organisation de l’Institution :
• Connaître les missions, les compétences et l’organisation du Département


Techniques de secrétariat :
• Maîtriser les techniques de secrétariat : prise de notes, saisie, courriers, mise en forme de documents…

Écrit professionnels :
• Disposer d’une bonne aisance rédactionnelle

Accueil :

• Maîtriser les techniques d’accueil physique
• Maîtriser les techniques d’accueil téléphonique

Bureautique :

• Maitriser les outils informatiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Savoir utiliser la messagerie (Outlook)
• Etre en capacité d’utiliser les logiciels de suivi de courrier, de gestion des temps (Octime), de commandes de fournitures et matériel (Cybermarché, …)