La Direction CLSPD / MMC (conseil local de sécurité et de prévention de la délinquance / Maison de la médiation et du citoyen) a une dimension « accueil du public » et secrétariat importante (plusieurs élus, équipes et partenaires extérieurs). Un secrétariat commun a été mis en place pour répondre à ce besoin et constituer une première entrée dans les services.

onditions d'exercice
La direction est composée d’un directeur, de trois juristes, trois chargés de mission CLSPD, un chargé de mission dédiés à la question des droits de l’Homme / lutte contre les discriminations, une chargée de mission Egalité Femmes – Hommes, une coordonnatrice TIG, une chargée d’accueil, une secrétaire et une équipe de médiateurs sociaux (15 agents).

Le CLSPD travaille avec une trentaine d’associations partenaires (Itinéraires, Perspectives, R’Libre…) et un réseau composé d’une cinquantaine d’acteurs locaux (police nationale, justice, bailleurs sociaux).

La Maison de la médiation et du citoyen, labellisée Point Justice par le ministère de la Justice fonctionne avec une dizaine de permanences de professionnels du droit et d’associations (avocats, huissiers, notaires, écrivain public, délégués défenseurs des droits, etc.).

Fonction de rattachement
Directrice du CLSPD et de la MMC

Fonction(s) encadrée(s)
NON

Missions
Gestion administrative :

- Mettre en œuvre les procédures administratives : délibération, demandes de repro etc.

- Rédiger des projets de courrier et des comptes-rendus de réunions

- Saisie des comptes-rendus d’activités

- Gérer les envois et réceptions de courriers/ suivi des parapheurs

- Rédiger et transmettre les notifications de subventions aux associations et gérer les accusés de réception

- Réaliser le classement et l’archivage des dossiers et l’actualisation des revues

- Suivi des demandes RH : ordre de missions, congés, arrêts maladie, absences exceptionnelles, demandes de carte de transport, etc.

Organisation logistique, administrative et protocolaire des activités de la direction :

- Gérer le planning et réservations de salles, ainsi que l’organisation matérielle et protocolaire des réunions (cellules de veille, groupes de travail, etc.), des évènements et des manifestations

- Diffuser les invitations,

- Réaliser et suivre les inscriptions et convocations aux sensibilisations, formations ou conférences organisées par le CLSPD et la MMC.

Participation à la mise en œuvre des projets des services et de la Direction :

- S’inscrire dans une démarche d’amélioration des outils de gestion du secrétariat.

Accueil du public, en collaboration avec la chargée d’accueil de la MMC :

- Accueillir les usagers de la MMC : accueil physique et téléphonique, gestion de l’attente.

- Assurer l’orientation des usagers, la prise de rendez-vous et les agendas des différentes permanences de la MMC.

- Garantir la bonne image de la Direction auprès des usagers

- Faciliter la bonne organisation des services

- Favoriser la coordination entre les activités de la Direction et celles des autres services et partenaires

- Favoriser la bonne orientation des usagers

Compétences métier
Savoir-faire :

- Formation en bureautique ou expérience probante dans le domaine du secrétariat

- Maîtrise des outils informatiques

- Aptitude pour la réalisation de tâches multiples, polyvalence

- Compréhension de l’organisation et notions relatives aux procédures : instances de validation, demandes de matériels, réservation de salle…

- Compétences rédactionnelles : maitrise de l’orthographe et de la grammaire

Connaissances :

- Connaissance de la structure municipale

Compétences comportementales
- Rigueur, organisation et méthode

- Qualité relationnelle, gout pour le travail au contact du public, y compris les publics sensibles

- Coopération / esprit d'équipe

- Discrétion et pragmatisme