La commune de Fort-Mardyck compte 3.500 habitants, de nombreux équipements culturels et sportifs, 2 écoles et un groupe scolaire, un parc zoologique Bio-Topia qui a accueilli en 2023 près de 120.000 visiteurs. L’accueil et les relations à l’habitant sont primordiales et sont l’essence même du projet d’administration approuvé et mis en place depuis juin 2023. Le service public se doit d’être exemplaire en plaçant l’usager au cœur de ses préoccupations.

Le Pôle Accueil et Services à la Population œuvre dans des secteurs variés tels que l’accueil physique et téléphonique des habitants, l’état civil, les affaires électorales, les affaires funéraires, l’urbanisme et le droit du sol, les archives communales.

Au sein de ce pôle de 2 agents et sous la responsable de la cohésion sociale, de la démocratie locale et des services à la population, votre mission consistera essentiellement à prendre en charge l’accueil, le suivi et le traitement des demandes des usagers et à vous intégrer dans l’organisation mise en place au sein du pôle. Dans ce dispositif organisationnel, vous interviendrez dans des dossiers de nature très différentes comme en témoignent la diversité des activités qui seront peut-être les vôtres demain.

VOS MISSIONS AU QUOTIDIEN : (exercées en binôme)
Activités Accueil et Courrier :

- Gestion et animation du pôle accueil et services à la population : Accueil physique des usagers et réception des appels (200 à 250 personnes par semaine et environ 18.000 par an), prise de messages, orientation du public et des appels vers les différents services, primo renseignements sur tous sujets touchant les activités de la commune.
- Assistance et conseil au public pour leurs différentes démarches administratives
- Gestion du courrier départ/arrivée, enregistrement sur le logiciel Elise, transmission aux services, envoi des courriers départ.
- Réception et diffusion de l’information aux services
- Gestion des clefs des équipements municipaux et remises des moyens d’accès aux associations.
- Secrétariat du service (rédaction de courriers, tri et classement)
- Suivi des plannings de réservation de salles, des moyens de transport (vélos et voitures)
- Réception des dossiers d’inscriptions et des activités scolaires (vérification du caractère complet des dossiers avant transmission aux services compétents)

Activités Etat Civil :

- Suivi et mise en forme de dossiers administratifs
- Préparation des parrainages républicains, des pactes civils de solidarité (Pacs) et des mariages (rédaction des actes, transcriptions…),
- Délivrance des livrets de famille, mise à jour des registres des actes d’état civil (apposition de mention), attestations d’accueil
- Recensement citoyen et participation active aux opérations annuelles de recensement : Coordonnateur municipal chargé du suivi du recensement de la population en lien avec la correspondante de l’Insee

Activités Elections :

- Préparation des opérations électorales en liaison avec le service ad hoc de la ville de Dunkerque et gestion des élections (tenue des listes électorales, révisions, inscriptions et radiations, suivi des commissions électorales…)
- Organisation des scrutins dans les trois bureaux de la commune

Activités Affaires funéraires :

- Tenue du service (réception du public, instruction des demandes, suivi des dossiers)
- Recollement des concessions
- Suivi des procédures liées aux concessions en état d’abandon
- Responsable adjoint(e) de la régie cimetière

Activités Urbanisme :

- Réception et orientation du public dans leurs démarches pour tous les dossiers relevant des autorisations du droit des sols
- Instructions de premier niveau des dossiers d’urbanisme de Fort-Mardyck : Attribution des numéros de dossiers, réception et vérification de la complétude des pièces fournies, enregistrement et transmission des dossiers au Service Commun des Autorisations d’Urbanisme de la Communauté Urbaine de Dunkerque
- Etablissements de certificats de numérotage

Activités Archives communales :

- Gestion des archives communales en lien avec le Centre de la Mémoire Urbaine d'Agglomération (CMUA)

Les horaires sont de 37h30 soit de 8h30-12h et 13h30-17h30. Travail occasionnel le week-end (le samedi pour les cérémonies et les dimanches d'élections)

Contact : Jean-Pierre LANG, DGS, 0328596811

Vous avez envie de vous investir dans une équipe pluridisciplinaire, de contribuer à améliorer l’offre de services ouverts à la population et à leur développement. Vous possédez ou êtes motivé(e) par une première expérience dans ce domaine. Vous privilégiez le travail d’équipe et partenarial afin de favoriser la créativité et savez être force de propositions et vous disposez des principales compétences suivantes :

SAVOIRS
* Capacité à faire appliquer la réglementation
*Capacité à gérer des situations d’urgence et savoir prendre rapidement des décisions
*Connaissance des techniques de secrétariat et qualités rédactionnelles
*Connaissance en Etat Civil/Elections/Urbanisme

SAVOIRS ETRE
* Bonnes qualités relationnelles avec un sens du contact et du travail en équipe
* Autonomie et réactivité
* Rigueur et maîtrise de soi
* Confidentialité et discrétion
* Réelles capacités d’intégration

SAVOIRS FAIRE
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, agenda électronique)
* Capacité à savoir rendre compte
* Sens et respect des directives * Maîtrise des applications spécialisées (Elise, Siècle, Avenir, Suffrage, Gescime)

COMPETENCES APPRECIEES
* Bonnes connaissances du fonctionnement et de l’organisation d’une collectivité territoriale
*Connaissance et bonne appréhension du territoire du grand dunkerque et communautaire
* Maîtrise des applications spécialisées (Elise, Siècle, Avenir, Suffrage, Gescime)