• Réception des déclarations, établissement des actes d’état civil et recensement militaire
• Etablissement des dossiers de mariage, de PACS et de changement de nom
• Tenue administrative des registres d’état civil
• Accueil physique et téléphonique du public
• Renseignement et orientation du public
• Gestion et affichage des informations
• Délivrance et contrôle des titres de concessions
• Gestion du cimetière
• Préparation des travaux d’implantation des concessions
• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
• Organisation du recensement de la population
• Assurer la gestion des demandes de CNI et passeports

• Réception des déclarations, établissement des actes d’état civil et recensement militaire
o Recevoir et prendre acte de la déclaration relative à l’état civil (naissance, décès, mariage ect…)
o Apprécier la demande au regard de différents documents (livret de famille, attestation de domicile, permis d’établissement ou de séjour ect…)
o Contrôler l’authenticité des attestations fournies
o Etablir les différents actes d’état-civil (reconnaissance parentale, mariage, décès)
o Recensements militaires
o Légalisation de signature

• Etablissement des dossiers de mariage, de PACS et de changement de nom
o Auditionner les couples afin d’apprécier le consentement mutuel
o Apprécier les actes d’état civil du pays d’origine
o Coopérer avec des traducteurs et traductrices assermentés
o Etablir à partir de la promesse de mariage, les actes de publication en vue de leur affichage
o Préparer et remettre aux mariés le livret de famille
o Inscrire le mariage dans le registre
o Réceptionner le dossier de PACS et de changement de nom, les instruire et les enregistrer
o Elaborer l’acte de changement de nom

• Tenue administrative des registres d’état civil
o Délivrer sur demande des extraits de registres gratuits
o Contrôler régulièrement l’exactitude des renseignements consignés
o Rédiger des mentions et des courriers

• Accueil physique et téléphonique du public
o Accueillir le public avec amabilité
o Prendre des messages
o S’exprimer clairement et reformuler les demandes
o Favoriser l’expression de la demande
o Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
o Appliquer les règles de communication et de protocole
o Traduire le vocabulaire professionnel en langage et compréhensible pour tous
o Mettre en relation des correspondants
o Gérer les situations de stress et réguler les tensions
o Réagir avec pertinence aux situations d’urgence
o Conserver neutralité et objectivité face aux situations
o S’adapter aux publics de cultures différentes
o Adapter son intervention aux différents publics
o Réguler l’entrée des visiteurs, groupe et surveiller les accès
o Renseigner sur les services de l’état civil et du cimetière
o Expliquer l’indivisibilité de la filiation
o Expliquer les modalités et procédures d’acquisition d’un acte d’état civil

• Renseignement et orientation du public
o Identifier et gérer la demande et son degré d’urgence
o Présenter des documents d’information et de communication
o Gérer un planning de réservation
o Orienter vers les personnes et services compétents
o Renseigner sur l’organisation et le fonctionnement de la collectivité

• Gestion et affichage d’information
o Diffuser des informations ou des documents par voie d’affichage ou au sein des services
o Rechercher, sélectionner, synthétiser et diffuser des informations

• Délivrance et contrôle des titres de concessions
o Vérifier la situation administrative du demandant
o Vérifier le droit à la propriété et l’inhumation –exhumation
o Appliquer strictement le tarif du cimetière
o Faire respecter le règlement du cimetière

• Gestion du cimetière
o Tenir et mettre à jour le registre du cimetière
o Préparer les arrêtés et délibérations pour les inhumations – exhumations
o Procéder à toutes les opérations d’attribution, fermeture, mutation, renouvellement et reprise de concessions (et perpétuelles)
o Formuler des avis motivés en cas de refus

• Préparation des travaux d’implantation des concessions
o Préparer et suivre la procédure administrative de création d’un nouveau carré et / ou d’extension d’un cimetière
o Déterminer le financement
o Veiller au respect de la loi sur les sols

• Organisation du suivi de la liste électorale et des scrutins
o Définir l’organisation des bureaux de vote
o Contrôler la qualité des documents collectés et les procédures liées au scrutin
o Enregistrer les inscriptions et prise en compte des radiations
o Organisation de la commission de contrôle électoral
o Enregistrement des procurations

• Organisation du recensement de la population
o Organiser la constitution et le suivi des listes du recensement
o Constituer et organiser l’équipe des agents recenseurs
o Organiser la transmission des documents à l’INSEE et l’élimination des documents restants

• Assurer la gestion des demandes des CNI et passeports
o Traiter les dossiers au dépôt
o Préparer les dossiers pour les rendez-vous du jour
o Traiter les demandes des cartes d’identité, de passeports et titre de séjour
o Assurer la remise des cartes d’identité, de passeports et titre de séjour
o Assurer les demandes d’actes auprès des mairies de naissance
o Assurer le suivi des recueils changements d’adresse
o Suivi des dossiers, appel téléphonique aux usagers
o Informer les usagers sur la réglementation des titres d’identité
o Assurer l’accueil physique et téléphonie des usagers

Bonnes connaissances de la règlementation en matière d’état civil et titres d'identité
Expérience souhaitée sur un poste similaire

Compétences attendues pour l’exercice des fonctions

- Compétences théoriques et techniques requises

- Savoir-faire et Savoir:
o Maîtrise de l’outil bureautique
o Maîtrise des techniques d'accueil du public, d'écoute et de régulation
Connaissance de la réglementation en matière d'état-civil et d'élections
Connaissance du cadre réglementaire et des domaines de compétences des collectivités et leur organisation
Connaissance du statut de la Fonction Publique Territoriale
Connaissance des règles juridiques d'élaboration des actes administratifs
Savoir respecter les délais réglementaires

-Qualités et aptitudes requises (« savoir-être ») de l’agent dans l’exercice de ses fonctions:
o Être rigoureux et méthodique
o Être réactif et autonome
o Être sérieux
o Savoir écouter
o Qualités relationnelles
o Discrétion et confidentialité des informations relatives aux personnes