Assistant-e de gestion administrative
Offre n° O059250311000280
Publiée le 16/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité de la responsable du service des ressources, vous recueillez et traitez les informations nécessaires au fonctionnement administratif du pôle notamment en matière de gestion des ressources humaines. Vous participez au secrétariat du pôle, et plus particulièrement celui de la directrice.
Vous participez au service du public et aux activités transversales des Archives départementales en fonction des besoins et du programme de travail.
Vous contribuez ainsi aux grands axes de travail des Archives départementales pour les prochaines années, en fournissant un appui à l’ensemble des activités des Archives départementales.
Relations professionnelles :
Interne : les autres agents du service des ressources, et l’ensemble des agents des Archives et d’autres services du Département
Externe : Les prestataires, les usagers
Présentation des Archives départementales
Les Archives départementales assurent les missions obligatoires, fixées par le Code du patrimoine, de contrôle des archives publiques, collecte, traitement, conservation, communication au public et valorisation des archives publiques et privées d'intérêt historique. A ce titre, elles assurent la gestion de plus de 70 km d'archives remontant à 12 siècles et en accroissement d'1,5 km à 2 km chaque année, entretiennent des relations avec l'ensemble des services publics situés dans le Nord, assurent le service au public sous différentes formes (sur place en salle de lecture, par correspondance et par internet), mettent en œuvre des programmes de numérisation et de mise en ligne d'archives, développent une offre éducative et culturelle diversifiée destinée à tous publics et à l'ensemble du territoire.
Conditions particulières :
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Dépassements d’horaires (soir et weekend) à l’occasion de manifestations culturelles sur la base du volontariat
Eléments complémentaires de rémunération :
NBI : QPV
Vous participez au service du public et aux activités transversales des Archives départementales en fonction des besoins et du programme de travail.
Vous contribuez ainsi aux grands axes de travail des Archives départementales pour les prochaines années, en fournissant un appui à l’ensemble des activités des Archives départementales.
Relations professionnelles :
Interne : les autres agents du service des ressources, et l’ensemble des agents des Archives et d’autres services du Département
Externe : Les prestataires, les usagers
Présentation des Archives départementales
Les Archives départementales assurent les missions obligatoires, fixées par le Code du patrimoine, de contrôle des archives publiques, collecte, traitement, conservation, communication au public et valorisation des archives publiques et privées d'intérêt historique. A ce titre, elles assurent la gestion de plus de 70 km d'archives remontant à 12 siècles et en accroissement d'1,5 km à 2 km chaque année, entretiennent des relations avec l'ensemble des services publics situés dans le Nord, assurent le service au public sous différentes formes (sur place en salle de lecture, par correspondance et par internet), mettent en œuvre des programmes de numérisation et de mise en ligne d'archives, développent une offre éducative et culturelle diversifiée destinée à tous publics et à l'ensemble du territoire.
Conditions particulières :
• Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
• Dépassements d’horaires (soir et weekend) à l’occasion de manifestations culturelles sur la base du volontariat
Eléments complémentaires de rémunération :
NBI : QPV
Missions / conditions d'exercice
Gestion administrative
• Participer au suivi des absences (arrêt maladie et logiciel Octime)
• Suivre administrativement les demandes de stages
• Participer à l’organisation et au suivi des déplacements de la directrice et des cadres du pôle
• Instruire ou suivre des dossiers administratifs
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Transmettre les documents administratifs
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
Secrétariat
• Participer à la Saisie et au suivi des réponses aux courriers du public (réponses aux demandes des usagers : Services du département, Services extérieurs, Notaires, Généalogistes professionnels ou toutes personnes sollicitant des recherches de documents conservés aux Archives départementales)
• Saisir des inventaires à destination de la salle de lecture
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
Accueil téléphonique
• Prendre des messages
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Orienter vers les personnes et services compétents
Planification et suivi
• Gérer les agendas de la directrice et des cadres, prendre et organiser les rendez-vous
Savoir faire
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers
• Participer au suivi des absences (arrêt maladie et logiciel Octime)
• Suivre administrativement les demandes de stages
• Participer à l’organisation et au suivi des déplacements de la directrice et des cadres du pôle
• Instruire ou suivre des dossiers administratifs
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Transmettre les documents administratifs
• Collecter, classer et archiver des documents et dossiers administratifs
Secrétariat
• Participer à la Saisie et au suivi des réponses aux courriers du public (réponses aux demandes des usagers : Services du département, Services extérieurs, Notaires, Généalogistes professionnels ou toutes personnes sollicitant des recherches de documents conservés aux Archives départementales)
• Saisir des inventaires à destination de la salle de lecture
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Vérifier la validité des informations traitées
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
Accueil téléphonique
• Prendre des messages
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
• Mettre en relation des correspondants
• Réagir avec pertinence aux situations d'urgence
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Orienter vers les personnes et services compétents
Planification et suivi
• Gérer les agendas de la directrice et des cadres, prendre et organiser les rendez-vous
Savoir faire
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers
Profils recherchés
Savoirs
• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Procédures administratives
• Techniques d'accueil, règles de communication
• Organisation et activités des services
• Techniques de communication téléphonique
• Caractéristiques des publics
• Règlements intérieurs
• Techniques et outils de communication
• Notions en langues étrangères
• Techniques de médiation et négociation
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Principes de base de la communication des archives
• Principes de base de l'accueil du public (ERP)
• Avoir des connaissances de suivi comptable ou être en capacité de les acquérir
• Connaissance des progiciels Octime et Grand Angle
Savoir faire
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers
Savoirs
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Règles et consignes de sécurité
• Principes de la communication écrite et orale
Savoir - être
• Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
• Savoir travailler en transversalité
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve de réactivité
• Aisance relationnelle
• Savoir gérer son stress
• Etre rigoureux
• Etre méticuleux, minutieux
• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Procédures administratives
• Techniques d'accueil, règles de communication
• Organisation et activités des services
• Techniques de communication téléphonique
• Caractéristiques des publics
• Règlements intérieurs
• Techniques et outils de communication
• Notions en langues étrangères
• Techniques de médiation et négociation
• Techniques de secrétariat (dactylographie, sténotypie, prise de notes, etc.)
• Progiciels de gestion
• Procédures du service
• Principes de base de la communication des archives
• Principes de base de l'accueil du public (ERP)
• Avoir des connaissances de suivi comptable ou être en capacité de les acquérir
• Connaissance des progiciels Octime et Grand Angle
Savoir faire
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
• Application des règles d'hygiène, de santé et de sécurité des usagers
Savoirs
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Principes rédactionnels du compte-rendu
• Règles et consignes de sécurité
• Principes de la communication écrite et orale
Savoir - être
• Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
• Savoir travailler en transversalité
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Faire preuve d’autonomie
• Faire preuve de réactivité
• Aisance relationnelle
• Savoir gérer son stress
• Etre rigoureux
• Etre méticuleux, minutieux
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation (exigée)
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.