secrétaire gestionnaire
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Offre n° O059250314000509
Publiée le 14/03/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Grand Place - CS 70737, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
01/05/2025
Date limite de candidature
14/04/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de toutes les initiatives, toutes les idées, toutes les audaces, toutes les cultures et toutes les énergies recrute un secrétaire gestionnaire (F/H) sur le cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux au sein du service communal d’Hygiène et de Santé.
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents : Rejoignez-les !
Prendre la vie côté Roubaix, c’est faire le choix d’une ville où l’audace, l’innovation, la création, l’ouverture ne sont pas de vains mots. Roubaix (98 000 habitants, 3e ville des Hauts-de-France), on y habite, on y travaille, on y crée, on s’y instruit. Bref, on y réussit ! Et si, comme 12 000 étudiants et 46 000 salariés, vous preniez la vie côté Roubaix ? Notre collectivité compte déjà 2500 talents : Rejoignez-les !
Missions / conditions d'exercice
Sous l’autorité du Responsable de l’Unité Administrative et du Responsable du Service Communal d’Hygiène et de Santé, le secrétaire gestionnaire (F/H) participe au secrétariat du Service Communal d’Hygiène et de Santé. Il est en contact fréquent avec le public.
Vous savez :
❱ Activités principales :
● Assurer le suivi administratif des dossiers et des courriers :
o lien avec les Inspecteurs de Salubrité sur le type de procédures à mener,
o rédaction des courriers en lien et avec validation du responsable du pôle administratif,
o gestion des parapheurs (départs/retours) et assure la navette courrier,
o gestion et enregistrement des courriers entrants/sortants, suivi des courriers recommandés,
o enregistrement du dossier sur la base ESABORA tout au long de sa gestion.
● Assurer le suivi des dossiers CAF et FSL :
o mise à jour des tableaux de suivi,
o enregistrement dans la base ESABORA,
o élaboration et envoi des convocations
● Assurer le suivi administratif de l’activité du C3D :
o suivi des prises de rendez-vous et des fiches d’intervention,
o gestion de l’agenda et des rendez-vous de révision,
o enregistrement informatique des dossiers (intervention et distribution de produits).
● Assurer l’accueil téléphonique du Service Communal d’Hygiène et de Santé :
o permanence téléphonique les après-midi du mardi au vendredi et le samedi matin (numéro du service : 03.20.66.47.91)
o réception des appels internes.
● Assurer la continuité de service pendant les absences de la secrétaire de Direction et du responsable de l’unité administrative.
❱ Activités spécifiques
● Effectuer du travail administratif de bureau,
● Se déplacer régulièrement en Mairie pour le courrier
● Etre au contact direct avec la population par téléphone,
● Gérer les urgences.
❱ Relations fonctionnelles
● Externes : ARS, DDTM, Préfecture, Police, DDPP
● Interne : ensemble des services municipaux.
Vous savez :
❱ Activités principales :
● Assurer le suivi administratif des dossiers et des courriers :
o lien avec les Inspecteurs de Salubrité sur le type de procédures à mener,
o rédaction des courriers en lien et avec validation du responsable du pôle administratif,
o gestion des parapheurs (départs/retours) et assure la navette courrier,
o gestion et enregistrement des courriers entrants/sortants, suivi des courriers recommandés,
o enregistrement du dossier sur la base ESABORA tout au long de sa gestion.
● Assurer le suivi des dossiers CAF et FSL :
o mise à jour des tableaux de suivi,
o enregistrement dans la base ESABORA,
o élaboration et envoi des convocations
● Assurer le suivi administratif de l’activité du C3D :
o suivi des prises de rendez-vous et des fiches d’intervention,
o gestion de l’agenda et des rendez-vous de révision,
o enregistrement informatique des dossiers (intervention et distribution de produits).
● Assurer l’accueil téléphonique du Service Communal d’Hygiène et de Santé :
o permanence téléphonique les après-midi du mardi au vendredi et le samedi matin (numéro du service : 03.20.66.47.91)
o réception des appels internes.
● Assurer la continuité de service pendant les absences de la secrétaire de Direction et du responsable de l’unité administrative.
❱ Activités spécifiques
● Effectuer du travail administratif de bureau,
● Se déplacer régulièrement en Mairie pour le courrier
● Etre au contact direct avec la population par téléphone,
● Gérer les urgences.
❱ Relations fonctionnelles
● Externes : ARS, DDTM, Préfecture, Police, DDPP
● Interne : ensemble des services municipaux.
Profils recherchés
Vos atouts :
❱ Savoirs
● Posséder la connaissance des techniques de secrétariat (logiciels de bureautique, dactylographie, prises de notes, accueil téléphonique, …)
● Avoir connaissance des procédures administratives.
● Utiliser de manière maîtrisée des logiciels de suivi de dossiers
● Maitriser l’orthographe et la grammaire
● Connaitre l’environnement institutionnel.
❱ Savoir faire
● Etre organisé et autonome
● Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
● Respecter les procédures et les délais.
● Qualités rédactionnelles
❱ Savoir être
● Savoir travailler en équipe.
● Sens de l’écoute, du dialogue et de la diplomatie. Médiation et maîtrise de soi.
● Sens du service public, indépendance d’esprit et de jugement, devoir de réserve.
❱ Savoirs
● Posséder la connaissance des techniques de secrétariat (logiciels de bureautique, dactylographie, prises de notes, accueil téléphonique, …)
● Avoir connaissance des procédures administratives.
● Utiliser de manière maîtrisée des logiciels de suivi de dossiers
● Maitriser l’orthographe et la grammaire
● Connaitre l’environnement institutionnel.
❱ Savoir faire
● Etre organisé et autonome
● Capacité à rendre compte à la hiérarchie.
● Respecter les procédures et les délais.
● Qualités rédactionnelles
❱ Savoir être
● Savoir travailler en équipe.
● Sens de l’écoute, du dialogue et de la diplomatie. Médiation et maîtrise de soi.
● Sens du service public, indépendance d’esprit et de jugement, devoir de réserve.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320289584
Informations complémentaires
❱ Niveau de recrutement : Cadre d’emploi des adjoints administratifs territoriaux
❱ Amplitude horaire : 38h/semaine du mardi matin au samedi midi.
❱ Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix
❱ Amplitude horaire : 38h/semaine du mardi matin au samedi midi.
❱ Rémunération statutaire + régime indemnitaire de la Ville de Roubaix
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.