Secrétaire Médico-Social H/F
Offre n° O059250411001175
Publiée le 11/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
4 Parvis Marcellin Berthelot, Hem (Nord)
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Inclusion sociale >
Travail social et développement social
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Sous l’autorité du Responsable de la Maison Nord Solidarités, le/la Secrétaire Médico-social-e (SMS) contribue au fonctionnement des services de la structure (PMI, Enfance et Service Social de Proximité) en collaboration avec les travailleurs sociaux et médico-sociaux et les responsables. Il/elle exerce sa mission dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel lié au statut et à la mission exercée.
Apporter votre soutien technique aux travailleurs sociaux et médico-sociaux, ainsi qu’aux responsables de service ;
Accueillir et orienter le public et lui permettre l’accès aux droits ;
Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés, dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel ;
Entretenir les relations avec les partenaires institutionnels et associatifs.
Apporter votre soutien technique aux travailleurs sociaux et médico-sociaux, ainsi qu’aux responsables de service ;
Accueillir et orienter le public et lui permettre l’accès aux droits ;
Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés, dans le respect du cadre juridique et du secret professionnel ;
Entretenir les relations avec les partenaires institutionnels et associatifs.
Missions / conditions d'exercice
Savoir faire
Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public avec amabilité
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir et orienter les demandes
• Analyser les demandes du public, le renseigner, le conseiller
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Adapter son intervention aux différents publics
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, repérer les comportements à risque
Identification et qualification des demandes sociales
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
• Transmettre la demande au service social compétent
Accompagnement dans les démarches administratives
• Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
• Participer à l'instruction de la demande de l'usager
• Donner une information sur le suivi des dossiers
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Aider à rédiger des documents administratifs
• Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Trier, classer et archiver des documents
Planification et suivi
• Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Contribuer au fonctionnement général du service et à la qualité des prestations
• Participer aux réunions de service, aux groupes de travail internes ou externes, et aux réunions partenariales si nécessaire
• Transmettre par écrit ou par oral des informations et des données liées à ses activités
Organisation de son activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité des usagers
• Prendre des mesures conservatoires pour protéger les usagers
Accueil physique et téléphonique du public
• Accueillir le public avec amabilité
• S'exprimer clairement et reformuler les demandes
• Favoriser l'expression de la demande
• Recevoir et orienter les demandes
• Analyser les demandes du public, le renseigner, le conseiller
• Conserver neutralité et objectivité face aux situations
• Adapter son intervention aux différents publics
• Faire respecter et faire appliquer les règles et consignes de sécurité, repérer les comportements à risque
Identification et qualification des demandes sociales
• Identifier la nature et le degré d'urgence de la demande
• Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement des services sociaux
• Transmettre la demande au service social compétent
Accompagnement dans les démarches administratives
• Intervenir auprès des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes
• Participer à l'instruction de la demande de l'usager
• Donner une information sur le suivi des dossiers
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
• Aider à rédiger des documents administratifs
• Accompagner l'usager dans la constitution de son dossier
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Établir et mettre en forme des documents administratifs
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Gérer et actualiser une base d’informations
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
• Trier, classer et archiver des documents
Planification et suivi
• Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Contribuer au fonctionnement général du service et à la qualité des prestations
• Participer aux réunions de service, aux groupes de travail internes ou externes, et aux réunions partenariales si nécessaire
• Transmettre par écrit ou par oral des informations et des données liées à ses activités
Organisation de son activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Proposer des solutions et des adaptations afin d’apporter un meilleur service rendu
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services rendus
• Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
• Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité des usagers
• Prendre des mesures conservatoires pour protéger les usagers
Profils recherchés
• Techniques d'accueil, règles de communication
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Techniques de secrétariat
• Directives et procédures d'instruction des dossiers
• Dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Typologie des demandes sociales
• Droits et obligations des usagers
• Principes d'accueil des personnes en situation de handicap
• Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
• Caractéristiques des publics de l’action sociale
Savoirs
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Organisation et activités des services
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Techniques de rédaction et écrits professionnels
• Règles et techniques d'expression écrite et rédactionnelles (notes, compte-rendu, rapports, etc.)
• Procédures en vigueur
• Règles et consignes de sécurité
Savoir – être
• Faire preuve d’empathie
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer
• Etre rigoureux
• Faire preuve d'adaptabilité
• Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
• Techniques de secrétariat
• Directives et procédures d'instruction des dossiers
• Dispositifs et acteurs de l'action sociale
• Typologie des demandes sociales
• Droits et obligations des usagers
• Principes d'accueil des personnes en situation de handicap
• Réglementation relative à la non-discrimination et la laïcité dans les services publics
• Caractéristiques des publics de l’action sociale
Savoirs
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Organisation et activités des services
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Techniques de rédaction et écrits professionnels
• Règles et techniques d'expression écrite et rédactionnelles (notes, compte-rendu, rapports, etc.)
• Procédures en vigueur
• Règles et consignes de sécurité
Savoir – être
• Faire preuve d’empathie
• Faire preuve de réserve et de discrétion
• Esprit d’équipe et capacité à coopérer
• Etre rigoureux
• Faire preuve d'adaptabilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir joindre une lettre de motivation à votre CV ainsi que diplôme du baccalauréat ou votre dernier arrêté administratif pour les candidats titulaires
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.