Assistant administratif - Cycle de l'eau (F/H)
Offre n° O059250423000397
Publiée le 23/04/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
EPCI
Lieu de travail
Parc d'activités de Dorignies - 746 rue Jean Perrin, Douai (Nord)
Poste à pourvoir le
01/06/2025
Date limite de candidature
23/05/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Direction du Cycle de l’Eau (DCE) gère les compétences assainissement et GEPU (130 000 habitants) sur 26 communes, eau potable (80 000 habitants) sur 8 communes et GEMAPI (145 km de cours d’eau) sur 35 communes.
Au sein de la Direction du Cycle de l’Eau et sous l’autorité de la Directrice du Cycle de l’Eau, vous assistez le Directeur du cycle de l’eau (assainissement et eau potable) dans la gestion administrative et financière de la Direction ainsi que dans la gestion du personnel. De plus, vous assistez les ingénieurs dans leur gestion administrative.
Au sein de la Direction du Cycle de l’Eau et sous l’autorité de la Directrice du Cycle de l’Eau, vous assistez le Directeur du cycle de l’eau (assainissement et eau potable) dans la gestion administrative et financière de la Direction ainsi que dans la gestion du personnel. De plus, vous assistez les ingénieurs dans leur gestion administrative.
Missions / conditions d'exercice
Vos missions :
1- Gestion administrative et financière
- Gestion du courrier : gestion Dotelec et parapheur Fast, rédiger les courriers, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus, assurer la frappe et la mise en forme des courriers et tous documents administratifs (notes, organigramme…), suivre les signatures, gestion des parapheurs de la DCE (dispatching)
- Management des instances de décision : coordination avec assistantes DGA et DCE concernant
les exposés pour les bureaux et conseils communautaires
- Préparer et gérer la Commission Consultative des Services Publics Locaux (CCSPL) : lancement des invitations/préparation dossiers avec rapports
- Gestion des agendas DCE : gérer et planifier RDV agendas du Directeur/responsables/ingénieurs
- Montage des réunions DCE en lien avec les Elus/Présidence/DGA/Directeur/Resp./ingénieurs :
- Gestion des subventions + PCE : pilotage, montage des dossiers en lien avec les techniciens (courriers/docs à fournir à l’Agence de l’eau, suivi financier)
- Participer aux réunions (réunions Codir Cycle Eau - Services ASST/EP) avec établissement compte-rendu/notes de service…
- Gestion administrative du plan épandage des boues (montage réunions/courriers invitation)
- Gestion administrative des conventions de rejets avec les industriels (courriers suivi conventions/suivi arrêtés/relance)
- Gestion administrative du service SIP : secrétariat hydraulique
- Assistance dans le cadre du renouvellement des DSP eau potable et assainissement :
* organisation des réunions, prises de note, CR
* gestion documentaire
* gestion du courrier
* assistance pour mise en forme et diffusion indicateurs
- Assistance des principales opérations organisées en mode projet
- Suivi des fiches lancement marchés/RAO/avenants + suivi acte de cession, permis pour la DCE
- Tableau de bord Marchés à bons de commande (avec alerte et relance auprès des services) + marchés DD (numérotation marchés)
- Tableau de bord des délibérations (projet, inscription, suivi délibérations…) en lien avec l’Assistante PATTE/Service des Assemblées/Services de la DCE
- Suivi convention ADOPTA
- Etablissement et Suivi remboursements frais aux Entreprises des bassins
- Suivi budget/DM en assainissement
- Suppléance administrative et financière des secrétariats lors des absences
2- Gestion du personnel
- Gestion des agents DCE : tableau de suivi et validation agents (télétravail/absences/validation congés dans logiciel congés)
- Suivi des documents administratifs concernant la gestion du personnel : ordres de missions, déplacements, formations, avancements, aménagement horaires, validation congés DCE
- Préparation dossiers entretiens professionnels
1- Gestion administrative et financière
- Gestion du courrier : gestion Dotelec et parapheur Fast, rédiger les courriers, prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus, assurer la frappe et la mise en forme des courriers et tous documents administratifs (notes, organigramme…), suivre les signatures, gestion des parapheurs de la DCE (dispatching)
- Management des instances de décision : coordination avec assistantes DGA et DCE concernant
les exposés pour les bureaux et conseils communautaires
- Préparer et gérer la Commission Consultative des Services Publics Locaux (CCSPL) : lancement des invitations/préparation dossiers avec rapports
- Gestion des agendas DCE : gérer et planifier RDV agendas du Directeur/responsables/ingénieurs
- Montage des réunions DCE en lien avec les Elus/Présidence/DGA/Directeur/Resp./ingénieurs :
- Gestion des subventions + PCE : pilotage, montage des dossiers en lien avec les techniciens (courriers/docs à fournir à l’Agence de l’eau, suivi financier)
- Participer aux réunions (réunions Codir Cycle Eau - Services ASST/EP) avec établissement compte-rendu/notes de service…
- Gestion administrative du plan épandage des boues (montage réunions/courriers invitation)
- Gestion administrative des conventions de rejets avec les industriels (courriers suivi conventions/suivi arrêtés/relance)
- Gestion administrative du service SIP : secrétariat hydraulique
- Assistance dans le cadre du renouvellement des DSP eau potable et assainissement :
* organisation des réunions, prises de note, CR
* gestion documentaire
* gestion du courrier
* assistance pour mise en forme et diffusion indicateurs
- Assistance des principales opérations organisées en mode projet
- Suivi des fiches lancement marchés/RAO/avenants + suivi acte de cession, permis pour la DCE
- Tableau de bord Marchés à bons de commande (avec alerte et relance auprès des services) + marchés DD (numérotation marchés)
- Tableau de bord des délibérations (projet, inscription, suivi délibérations…) en lien avec l’Assistante PATTE/Service des Assemblées/Services de la DCE
- Suivi convention ADOPTA
- Etablissement et Suivi remboursements frais aux Entreprises des bassins
- Suivi budget/DM en assainissement
- Suppléance administrative et financière des secrétariats lors des absences
2- Gestion du personnel
- Gestion des agents DCE : tableau de suivi et validation agents (télétravail/absences/validation congés dans logiciel congés)
- Suivi des documents administratifs concernant la gestion du personnel : ordres de missions, déplacements, formations, avancements, aménagement horaires, validation congés DCE
- Préparation dossiers entretiens professionnels
Profils recherchés
Savoir Faire :
- Informatique : maitrise de Word, Excel, Outlook, internet, Teams, Powerpoint et idéalement un logiciel de parapheurs électronique
- Législation et réglementation : règles des marchés publics, avenants, règles budgétaires, procédures ressources humaines, commissions instances délibérantes,
- Expression et rédaction : prise de note, expression orale et écrite, orthographe
Savoir être :
- Rigueur et réactivité/diplomate
- Autonomie
- Capacité de travail collaboratif
- Esprit de synthèse, capacité de gestion de son temps, organisation
- Initiative et force de propositions
- Discrétion
- Flexibilité
- Informatique : maitrise de Word, Excel, Outlook, internet, Teams, Powerpoint et idéalement un logiciel de parapheurs électronique
- Législation et réglementation : règles des marchés publics, avenants, règles budgétaires, procédures ressources humaines, commissions instances délibérantes,
- Expression et rédaction : prise de note, expression orale et écrite, orthographe
Savoir être :
- Rigueur et réactivité/diplomate
- Autonomie
- Capacité de travail collaboratif
- Esprit de synthèse, capacité de gestion de son temps, organisation
- Initiative et force de propositions
- Discrétion
- Flexibilité
Contact et modalités de candidature
Contact
0327998989
Informations complémentaires
Rémunération :
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.
Envoi des Candidatures :
Adresser votre lettre de motivation et votre CV à l’attention de M. Christian POIRET sur le site Douaisis Agglo, rubrique Offres d’emploi : https://recrutement.douaisis-agglo.com/
Rémunération statutaire, régime indemnitaire, Comité des œuvres sociales, participation de la collectivité à la cotisation mutuelle santé du foyer et prévoyance, chèques déjeuners, chèques vacances.
Envoi des Candidatures :
Adresser votre lettre de motivation et votre CV à l’attention de M. Christian POIRET sur le site Douaisis Agglo, rubrique Offres d’emploi : https://recrutement.douaisis-agglo.com/
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.