Assistant administratif
Offre n° O059250515001423
Publiée le 24/05/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 9 rue Pellart - BP 589, Roubaix (Nord)
Poste à pourvoir le
01/07/2025
Date limite de candidature
20/06/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
Placé.e sous l’autorité hiérarchique du Directeur du Centre Social, vous assurez l’accueil du public, la gestion administrative et le suivi des inscriptions tout en garantissant le bon fonctionnement du secrétariat. Vous travaillez en binôme avec l’Agent d’accueil à mi-temps.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l’accueil et la gestion de l’espace d’accueil :
• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux, y compris l’activation et la désactivation de l’alarme ;
• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public : prise de rendez-vous, transmission des communications, orientation et renseignement des visiteurs, prise de messages ;
• Animer l’espace d’accueil : veiller à la convivialité du lieu et à la clarté des documents mis à disposition ;
• Identifier les partenaires du Centre Social pour une orientation efficace du public ;
• Communiquer sur les actions du Centre, en expliquer le fonctionnement et les règles.
- Gérer le courrier et les fournitures :
• Réceptionner et dispatcher les courriers internes et externes ainsi que les colis ;
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et de matériel d’entretien ;
• Passer les commandes nécessaires en fonction des besoins ;
• Contacter le service technique pour signaler tout dysfonctionnement matériel et pour l’approvisionnement en papier A4 et A3.
- Assurer la gestion administrative et le secrétariat :
• Assurer la rédaction et la mise en forme de documents administratifs (frappe du courrier, conventions, certificats administratifs) ;
• Mettre à jour les agendas et organiser les prises de rendez-vous ;
• Assurer le suivi des factures ;
• Prendre des notes et élaborer le compte rendu lors des réunions hebdomadaires ;
• Gérer les réservations et annulations des salles.
- Assurer la gestion des inscriptions et la facturation :
• Préparer et gérer les inscriptions scolaires et périscolaires (cantine, garderie, séjours familles et seniors, sorties familiales) ;
• Assurer la facturation et le suivi des inscriptions ;
• Paramétrer les activités sur le logiciel INOE : inscription, adhésion, pointage, édition de cartes d’activités, statistiques, suivi des impayés, listes des inscrits.
- Suivre les régies de recettes et d’avances :
• Assurer la gestion des régies : comptabiliser les espèces et chèques, établir le récapitulatif mensuel ;
• Déposer les chèques auprès du Trésor Public de Tourcoing.
- Etre Référent.e ressources humaines pour la Direction :
• Assurer la gestion des horaires, des congés, des ordres de mission ;
• Assurer l’interface avec le service R.H.
- Assister le Directeur et faire le lien avec les différents Responsables de pôle du centre social :
• Gérer l’agenda du Directeur ;
• Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement le Directeur et/ou les Responsables de pôle ;
• Identifier et transmettre toute information utile au Directeur et/ou aux Responsables de pôle.
Conditions d’exercice :
• Poste en contact direct avec le public ;
• Horaires fixes avec possibilité d’aménagement en fonction des besoins du service ;
• Travail en collaboration avec l’ensemble des services du Centre Social.
Rythme de travail : lundi au vendredi - 38h00/semaine - horaires fixes - pose de congés et absences à planifier avec l’Agent d’accueil afin d’assurer la continuité de service.
• Assurer l’ouverture et la fermeture des locaux, y compris l’activation et la désactivation de l’alarme ;
• Accueillir physiquement et téléphoniquement le public : prise de rendez-vous, transmission des communications, orientation et renseignement des visiteurs, prise de messages ;
• Animer l’espace d’accueil : veiller à la convivialité du lieu et à la clarté des documents mis à disposition ;
• Identifier les partenaires du Centre Social pour une orientation efficace du public ;
• Communiquer sur les actions du Centre, en expliquer le fonctionnement et les règles.
- Gérer le courrier et les fournitures :
• Réceptionner et dispatcher les courriers internes et externes ainsi que les colis ;
• Gérer les stocks de fournitures de bureau et de matériel d’entretien ;
• Passer les commandes nécessaires en fonction des besoins ;
• Contacter le service technique pour signaler tout dysfonctionnement matériel et pour l’approvisionnement en papier A4 et A3.
- Assurer la gestion administrative et le secrétariat :
• Assurer la rédaction et la mise en forme de documents administratifs (frappe du courrier, conventions, certificats administratifs) ;
• Mettre à jour les agendas et organiser les prises de rendez-vous ;
• Assurer le suivi des factures ;
• Prendre des notes et élaborer le compte rendu lors des réunions hebdomadaires ;
• Gérer les réservations et annulations des salles.
- Assurer la gestion des inscriptions et la facturation :
• Préparer et gérer les inscriptions scolaires et périscolaires (cantine, garderie, séjours familles et seniors, sorties familiales) ;
• Assurer la facturation et le suivi des inscriptions ;
• Paramétrer les activités sur le logiciel INOE : inscription, adhésion, pointage, édition de cartes d’activités, statistiques, suivi des impayés, listes des inscrits.
- Suivre les régies de recettes et d’avances :
• Assurer la gestion des régies : comptabiliser les espèces et chèques, établir le récapitulatif mensuel ;
• Déposer les chèques auprès du Trésor Public de Tourcoing.
- Etre Référent.e ressources humaines pour la Direction :
• Assurer la gestion des horaires, des congés, des ordres de mission ;
• Assurer l’interface avec le service R.H.
- Assister le Directeur et faire le lien avec les différents Responsables de pôle du centre social :
• Gérer l’agenda du Directeur ;
• Prioriser les sollicitations et interpeller efficacement le Directeur et/ou les Responsables de pôle ;
• Identifier et transmettre toute information utile au Directeur et/ou aux Responsables de pôle.
Conditions d’exercice :
• Poste en contact direct avec le public ;
• Horaires fixes avec possibilité d’aménagement en fonction des besoins du service ;
• Travail en collaboration avec l’ensemble des services du Centre Social.
Rythme de travail : lundi au vendredi - 38h00/semaine - horaires fixes - pose de congés et absences à planifier avec l’Agent d’accueil afin d’assurer la continuité de service.
Profils recherchés
• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ;
• Maîtrise des procédures et circuits administratifs ;
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel) et logiciels spécifiques (INOE) ;
• Sens de l’accueil et du service public ;
• Capacités organisationnelles et rigueur administrative ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
• Discrétion, confidentialité, respect des règles de déontologie ;
• Capacité à travailler en équipe.
• Maîtrise des procédures et circuits administratifs ;
• Maîtrise des outils bureautiques (word, excel) et logiciels spécifiques (INOE) ;
• Sens de l’accueil et du service public ;
• Capacités organisationnelles et rigueur administrative ;
• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément ;
• Aisance relationnelle et rédactionnelle ;
• Discrétion, confidentialité, respect des règles de déontologie ;
• Capacité à travailler en équipe.
Contact et modalités de candidature
Contact
0320815757
Informations complémentaires
Envoyer lettre de motivation et C.V. à l'adresse mail :
recrutement@ccas-roubaix.fr
recrutement@ccas-roubaix.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.