Responsable du service Moyens Généraux et Qualité
Offre n° O059250624001662
Publiée le 24/06/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord)
Poste à pourvoir le
01/09/2025
Date limite de candidature
24/07/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mutation vers autre collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Attaché
Attaché principal
Attaché principal
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Descriptif de l'emploi
DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE
Sous l’autorité de la directrice de la médiathèque, vous pilotez un service chargé d’assurer la fiabilité et la qualité des processus transverses administratifs (budget, marchés publics, subventions, ressources humaines, décisions administratives) et technique (informatique, sécurité, maintenance).
En lien avec la direction, vous concourez à décliner les politiques publiques en planifiant les différentes ressources allouées. Vous optimisez les procédures, contrôlez et évaluez l'emploi des ressources, pilotez le développement collectif les compétences professionnelles des agents. Vous êtes le référent et le garant (délai et conformité) des marchés publics, actes administratifs et de conventions de la médiathèque départementale. Vous êtes en appui des différents services sur la rédaction des documents administratifs, comptables et contractuels. Vous proposez et mettez en œuvre une politique de développement des ressources, notamment par la recherche de subventions.
Vous encadrez un adjoint administratif chargé du suivi des subventions, un agent d’accueil en vue de garantir un service de qualité pour les partenaires de la Médiathèques.
En relation à l’interne avec les différents services de la MdN, les directions transverses du Département.
En relation à l’externe les services de l’Etat, les associations et les prestataires de service.
Conditions particulières :
• Horaires variables
• Pics d’activités liés au calendrier institutionnel
• Travail en situations complexes, et dans des contextes d’urgences et d’imprévus, intérim de direction
• Déplacements dans les services déconcentrés du Département et des partenaires
Eléments complémentaires de rémunération :
NBI : Encadrement de service
Régime indemnitaire de fonction : Chef de service
Sous l’autorité de la directrice de la médiathèque, vous pilotez un service chargé d’assurer la fiabilité et la qualité des processus transverses administratifs (budget, marchés publics, subventions, ressources humaines, décisions administratives) et technique (informatique, sécurité, maintenance).
En lien avec la direction, vous concourez à décliner les politiques publiques en planifiant les différentes ressources allouées. Vous optimisez les procédures, contrôlez et évaluez l'emploi des ressources, pilotez le développement collectif les compétences professionnelles des agents. Vous êtes le référent et le garant (délai et conformité) des marchés publics, actes administratifs et de conventions de la médiathèque départementale. Vous êtes en appui des différents services sur la rédaction des documents administratifs, comptables et contractuels. Vous proposez et mettez en œuvre une politique de développement des ressources, notamment par la recherche de subventions.
Vous encadrez un adjoint administratif chargé du suivi des subventions, un agent d’accueil en vue de garantir un service de qualité pour les partenaires de la Médiathèques.
En relation à l’interne avec les différents services de la MdN, les directions transverses du Département.
En relation à l’externe les services de l’Etat, les associations et les prestataires de service.
Conditions particulières :
• Horaires variables
• Pics d’activités liés au calendrier institutionnel
• Travail en situations complexes, et dans des contextes d’urgences et d’imprévus, intérim de direction
• Déplacements dans les services déconcentrés du Département et des partenaires
Eléments complémentaires de rémunération :
NBI : Encadrement de service
Régime indemnitaire de fonction : Chef de service
Missions / conditions d'exercice
Savoir faire
• Assurer les fonctions centrales nécessaires au bon fonctionnement de la MdN ; budget, comptabilité et gestion, et recherche de financements, secrétariat accompagnement technique sécurité, nettoyage, accueil
• Piloter l’exécution du budget de la médiathèque
• Garantir l’exécution, les délais et la conformité des procédures juridiques et de marchés publics pour l’équipement
• Proposer et mettre en place des outils et une évaluation périodique de contrôle de gestion interne
• Assurer le suivi des ressources humaines (permanents et vacataires)
• Assurer l’interface avec les directions compétentes du Département et les prestataires externes pour ces différents processus
• Apporter un appui administratif aux services de la MdN dans la réalisation des projets
Savoirs
• Participer à la réflexion sur le projet culturel et scientifique de la MdN
• Mener les réflexions et mettre en œuvre les modernisations éventuelles au sein de son équipement
• Assurer les fonctions centrales nécessaires au bon fonctionnement de la MdN ; budget, comptabilité et gestion, et recherche de financements, secrétariat accompagnement technique sécurité, nettoyage, accueil
• Piloter l’exécution du budget de la médiathèque
• Garantir l’exécution, les délais et la conformité des procédures juridiques et de marchés publics pour l’équipement
• Proposer et mettre en place des outils et une évaluation périodique de contrôle de gestion interne
• Assurer le suivi des ressources humaines (permanents et vacataires)
• Assurer l’interface avec les directions compétentes du Département et les prestataires externes pour ces différents processus
• Apporter un appui administratif aux services de la MdN dans la réalisation des projets
Savoirs
• Participer à la réflexion sur le projet culturel et scientifique de la MdN
• Mener les réflexions et mettre en œuvre les modernisations éventuelles au sein de son équipement
Profils recherchés
Savoir faire
Définition et pilotage d'un projet de service
• Mobiliser les agents autour d'un projet de service
• Animer et entrainer l’adhésion
• Définir avec la ligne hiérarchique les missions, objectifs et résultats attendus par un ou des services
Encadrement de service
• Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
• Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• Mettre en œuvre des délégations de responsabilité
• Harmoniser les méthodes de travail et apporter une aide technique et méthodologique aux agents
• Animer des réunions de services
• Favoriser la participation et l’expression des agents
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services
• Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation
• Organiser la diffusion de l'information au sein du/des services
• Impulser et accompagner le changement
Conduite de projet
• Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
• Définir les modalités de pilotage du projet
• Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières)
• Conduire l'évaluation du projet
• Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes
Conduite et contrôle des procédures administratives
• Elaborer les documents administratifs et juridiques de cadrage
• Moderniser et optimiser les procédures administratives
• Superviser la rédaction des documents et actes administratifs
• Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Gestion de la commande publique
• Elaborer les cahiers des charges et pièces des marchés publics
• Etablir la programmation annuelle des achats avec l’ensemble des services
• Veiller à l’application de la procédure interne de l’achat public
Elaboration et suivi du budget
• Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
• Suivre et contrôler l'exécution du budget
• Renseigner des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord)
• Etablir un bilan annuel
Participation à la gestion des ressources humaines
• Participer à l’élaboration des fiches de poste
• Recenser les besoins en compétences
• Evaluer les agents
• Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
• Participer aux procédures de recrutement
• Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
• Gérer les plannings, congés et absences du personnel
Contrôle de la qualité des services rendus
• Conduire une démarche qualité
• Etablir des rapports et bilans d’activité
• Développer des outils de pilotage et de suivi
• Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
• Valoriser et communiquer les résultats
Participation à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique de prévention des risques professionnels, de santé au travail et d’amélioration des conditions de travail
• Mettre en conformité un équipement, un chantier, une situation de travail
• Contrôler l’application des règles HSST dans les situations de travail
• Participer à l’objectif de réduction des accidents de service et des maladies professionnelles
• Conseiller et alerter les décideurs sur les risques potentiels
• S’informer de l’évolution de la réglementation HSST
Savoirs
• Organisation des services de la collectivité
• Notions d’organisation, de conduite de réunion et de planification des tâches
• Droit public et administratif
• Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
• Principes et techniques de médiation et de résolution des conflits
• Technique d’entretien et d’évaluation des agents
• Tableaux de bord et indicateurs
• Réglementation en matière de SST
• Techniques de la communication écrite et orale
• Techniques de négociation
Savoir - être
• Savoir faire preuve de réactivité
• Savoir travailler en transversalité
• Savoir travailler dans l'urgence
• Etre force de proposition
• Faire preuve d’innovation
• Savoir prendre du recul et se remettre en question
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
• Savoir gérer son stress
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle
• Avoir de bonnes capacités d'écoute
• Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
• Faire preuve d'adaptabilité
• Faire preuve de diplomatie
• Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques
Définition et pilotage d'un projet de service
• Mobiliser les agents autour d'un projet de service
• Animer et entrainer l’adhésion
• Définir avec la ligne hiérarchique les missions, objectifs et résultats attendus par un ou des services
Encadrement de service
• Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service
• Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
• Mettre en œuvre des délégations de responsabilité
• Harmoniser les méthodes de travail et apporter une aide technique et méthodologique aux agents
• Animer des réunions de services
• Favoriser la participation et l’expression des agents
• Veiller à la réactivité et à la qualité des services
• Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation
• Organiser la diffusion de l'information au sein du/des services
• Impulser et accompagner le changement
Conduite de projet
• Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet
• Définir les modalités de pilotage du projet
• Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources (humaines, techniques, financières)
• Conduire l'évaluation du projet
• Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes
Conduite et contrôle des procédures administratives
• Elaborer les documents administratifs et juridiques de cadrage
• Moderniser et optimiser les procédures administratives
• Superviser la rédaction des documents et actes administratifs
• Mettre en place, sécuriser et contrôler l'application des procédures administratives
Gestion de la commande publique
• Elaborer les cahiers des charges et pièces des marchés publics
• Etablir la programmation annuelle des achats avec l’ensemble des services
• Veiller à l’application de la procédure interne de l’achat public
Elaboration et suivi du budget
• Planifier les besoins budgétaires et élaborer un budget prévisionnel
• Suivre et contrôler l'exécution du budget
• Renseigner des outils de pilotage et de suivi (tableaux de bord)
• Etablir un bilan annuel
Participation à la gestion des ressources humaines
• Participer à l’élaboration des fiches de poste
• Recenser les besoins en compétences
• Evaluer les agents
• Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage
• Participer aux procédures de recrutement
• Recenser les demandes et les besoins de formation des agents
• Gérer les plannings, congés et absences du personnel
Contrôle de la qualité des services rendus
• Conduire une démarche qualité
• Etablir des rapports et bilans d’activité
• Développer des outils de pilotage et de suivi
• Exploiter les résultats des contrôles et proposer des améliorations
• Valoriser et communiquer les résultats
Participation à la définition, à la mise en œuvre et au suivi de la politique de prévention des risques professionnels, de santé au travail et d’amélioration des conditions de travail
• Mettre en conformité un équipement, un chantier, une situation de travail
• Contrôler l’application des règles HSST dans les situations de travail
• Participer à l’objectif de réduction des accidents de service et des maladies professionnelles
• Conseiller et alerter les décideurs sur les risques potentiels
• S’informer de l’évolution de la réglementation HSST
Savoirs
• Organisation des services de la collectivité
• Notions d’organisation, de conduite de réunion et de planification des tâches
• Droit public et administratif
• Cadre juridique et réglementaire de la commande publique
• Principes et techniques de médiation et de résolution des conflits
• Technique d’entretien et d’évaluation des agents
• Tableaux de bord et indicateurs
• Réglementation en matière de SST
• Techniques de la communication écrite et orale
• Techniques de négociation
Savoir - être
• Savoir faire preuve de réactivité
• Savoir travailler en transversalité
• Savoir travailler dans l'urgence
• Etre force de proposition
• Faire preuve d’innovation
• Savoir prendre du recul et se remettre en question
• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse
• Savoir gérer son stress
• Disposer d’une bonne aisance relationnelle
• Avoir de bonnes capacités d'écoute
• Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer
• Faire preuve d'adaptabilité
• Faire preuve de diplomatie
• Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
CV + LETTRE DE MOTIVATION
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.