ASSISTANT(E) DU CABINET DU MAIRE ET DE LA DIRECTION GENERALE
Offre n° O059250708001313
Publiée le 08/07/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- place de l'hôtel de ville, Bourbourg (Nord)
Poste à pourvoir le
17/09/2025
Date limite de candidature
10/08/2025
Type d'emploi
Emploi temporaire
Durée de la mission
12 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Emploi contractuel de cat. C
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-23 disposition 1 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un accroissement temporaire d'activité. Le contrat proposé ne peut excéder un an, pendant une même période de 18 mois consécutifs.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Statutaire + IFSE + Complément de rémunération (Prime vacances/Prime fin d'année) - PLURELYA - Participation employeur mutuelle et prévoyance - Amicale du personnel
Descriptif de l'emploi
Le cabinet du Maire assure un rôle d'interface entre les habitants, les élus, les services et les autres Collectivités.
Le cabinet du Maire est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalités, communes, etc...), le protocole et les actions de proximité.
Le cabinet du Maire est chargé d'accompagner le Maire dans l'exercice de ses responsabilités et dans la mise en oeuvre et le suivi des politiques publiques. Il coordonne la représentation et les interventions du Maire, les relations avec les partenaires extérieurs (institutionnels, intercommunalités, communes, etc...), le protocole et les actions de proximité.
Missions / conditions d'exercice
* Cabinet du Maire :
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire,
- Gestion de l'agenda du Maire,
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage,
- Assurer l'interface entre le Maire et les services et instances (CUD, SIVOM, Préfecture et Sous-Préfecture),
- Envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la Ville,
- Transmission mensuelle de planning de réunions des élus,
- Participation à certaines manifestations en qualité d'hôtesse d'accueil du public.
* Protocole
- Phase de préparation : organiser des manifestations officielles en accord avec le responsable de service, en lien avec les différents services et partenaires ; élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...) ; anticiper les tâches et prioriser les urgences ; participer aux visites de reconnaissance et rédiger un compte-rendu et proposer le format.
- Phase de suivi des manifestations : assurer le bon déroulement des évènements officiels ;
accompagner et informer les élus dans el respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements ; accompagner le service des assemblées dans la préparation des séminaires élus, les plénières et accueillir les élus et les invités.
Activités Annexes :
- les assurances,
- les archives,
- Gestionnaire des assemblées : accompagner les services dans la préparation des délibérations, arrêtés et décisions du Président ; organiser et superviser toute la chaine préparatoire des assemblées (préparation des dossiers, récupération et mise en forme des délibérations, transfert des délibérations via les outils bureautiques, participation aux assemblées, rédaction de comptes-rendus restituant fidèlement les échanges) ; veiller au respect du calendrier des assemblées défini avec le Maire ; organiser le processus du contrôle préalable des actes en lien avec les services ; contrôler les envois de convocations, des dossiers, des mises en signatures des délibérations ; garantir la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation (transmission au contrôle de légalité, assurer la publicité des actes,...).
- Gestion de l'accueil physique et téléphonique du secrétariat du Maire,
- Organiser l'activité quotidienne du Maire,
- Gestion de l'agenda du Maire,
- Organisation et planification des réunions et rendez-vous,
- Gestion journalière des courriers et mails entrants et sortants du Maire (réception, tri, diffusion), classement et archivage,
- Assurer l'interface entre le Maire et les services et instances (CUD, SIVOM, Préfecture et Sous-Préfecture),
- Envoi et suivi des invitations des évènements organisés par la Ville,
- Transmission mensuelle de planning de réunions des élus,
- Participation à certaines manifestations en qualité d'hôtesse d'accueil du public.
* Protocole
- Phase de préparation : organiser des manifestations officielles en accord avec le responsable de service, en lien avec les différents services et partenaires ; élaborer diverses pièces administratives et protocolaires (carton d'invitation, déroulé, fichier invités...) ; anticiper les tâches et prioriser les urgences ; participer aux visites de reconnaissance et rédiger un compte-rendu et proposer le format.
- Phase de suivi des manifestations : assurer le bon déroulement des évènements officiels ;
accompagner et informer les élus dans el respect des règles protocolaires lors de leurs apparitions et déplacements ; accompagner le service des assemblées dans la préparation des séminaires élus, les plénières et accueillir les élus et les invités.
Activités Annexes :
- les assurances,
- les archives,
- Gestionnaire des assemblées : accompagner les services dans la préparation des délibérations, arrêtés et décisions du Président ; organiser et superviser toute la chaine préparatoire des assemblées (préparation des dossiers, récupération et mise en forme des délibérations, transfert des délibérations via les outils bureautiques, participation aux assemblées, rédaction de comptes-rendus restituant fidèlement les échanges) ; veiller au respect du calendrier des assemblées défini avec le Maire ; organiser le processus du contrôle préalable des actes en lien avec les services ; contrôler les envois de convocations, des dossiers, des mises en signatures des délibérations ; garantir la validité juridique des actes et organiser leur procédure de validation (transmission au contrôle de légalité, assurer la publicité des actes,...).
Profils recherchés
* Savoirs/Savoir faire :
- Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaitre les instances décisionnaires
- Connaitre les processus et circuits décisionnels de la collectivité
- Connaitre le fonctionnement et les enjeux du contrôle de légalité
- Maîtriser le cadre juridique d'élaboration des actes des collectivités
- Parfaites qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook
- Technique de communication et de négociation
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
- Sens du service public
- Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
- Parfaites qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook
- Technique de communication et de négociation
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
- Sens du service public
- Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
* Savoir être :
- Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités
- Faire preuve de discernement, respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
- Parfaite connaissance du fonctionnement et de l’environnement des collectivités territoriales
- Connaitre les instances décisionnaires
- Connaitre les processus et circuits décisionnels de la collectivité
- Connaitre le fonctionnement et les enjeux du contrôle de légalité
- Maîtriser le cadre juridique d'élaboration des actes des collectivités
- Parfaites qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook
- Technique de communication et de négociation
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
- Sens du service public
- Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
- Parfaites qualités rédactionnelles et relationnelles
- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Outlook
- Technique de communication et de négociation
- Techniques et outils de gestion et d'organisation
- Sens du service public
- Respect des délais, rigueur, capacité d'initiative
* Savoir être :
- Avoir un excellent sens de l’organisation et savoir gérer les priorités
- Faire preuve de discernement, respecter les obligations de discrétion professionnelle et de confidentialité
Contact et modalités de candidature
Contact
0328659484
Informations complémentaires
Lettre de motivation + CV sont à adresser à :
Monsieur le Maire
Place de l'Hôtel de Ville
59630 BOURBOURG
Monsieur le Maire
Place de l'Hôtel de Ville
59630 BOURBOURG
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.