Responsable État Civil, Élections, Accueils (h/f)
Offre n° O059250710000080
Publiée le 04/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
1 place Jean Delvainquière, Wattrelos (Nord)
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
18/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de détachement
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Attaché principal
Attaché
Attaché
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
La Ville de Wattrelos, commune de 41 000 habitants est la 5ème ville de la métropole européenne de Lille. Frontalière avec la Belgique, Wattrelos est une ville jeune, associative, sportive, culturelle et festive, dont la Ville Nature est le fil conducteur du projet municipal.
Le/la Responsable État Civil, Élections, Accueils assure :
- la présence lors des événements électoraux,
- les missions en tant qu'officier d'État Civil,
- le travail en bureau avec possibilité de déplacement exceptionnel (mariage in extremis…),
- l'utilisation du logiciel des élections, du logiciel passeports et CNI (application ANTS) et du logiciel Etat Civil,
- les pics d’activités liés à la clôture des listes électorales, l’organisation des scrutins, le recensement de la population.
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d’ouverture au public et du calendrier des scrutins.
Le/la Responsable État Civil, Élections, Accueils assure :
- la présence lors des événements électoraux,
- les missions en tant qu'officier d'État Civil,
- le travail en bureau avec possibilité de déplacement exceptionnel (mariage in extremis…),
- l'utilisation du logiciel des élections, du logiciel passeports et CNI (application ANTS) et du logiciel Etat Civil,
- les pics d’activités liés à la clôture des listes électorales, l’organisation des scrutins, le recensement de la population.
Horaires fixes avec amplitude variable, en fonction des horaires d’ouverture au public et du calendrier des scrutins.
Missions / conditions d'exercice
1) Pilotage de l’activité des services
• Organiser les plannings et les activités
• Participer à la recherche d’amélioration continue de la qualité du service rendu à la population, notamment par la e-administration
• Développer les outils de suivi d’activités (tableaux de bord, statistiques)
• Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans l’application des nouvelles réglementations
• Préparation et gestion du budget du secteur
• Relations de travail avec les différentes administrations (Tribunal Judiciaire, Préfecture…).
• Délégation de signature et de fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué
• S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
• Administrateur des droits sur les applications métiers et pour COMEDEC
• Rédaction de courriers, de notes de service et de rapports d’aide à la décision
2) État Civil
• Suivi des dossiers relatifs à l’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions…)
• Veille réglementaire (filiation, mariage, PACS, autorité parentale…) et diffusion du contenu auprès des collègues du service. Mise à jour des procédures
• Gestion des opérations de recensement militaire et des médailles du travail
3) Élections et Titres sécurisés
• Gestion de la liste électorale : inscriptions, radiations, mutations, révision, clôture
• Préparation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale…), gestion du personnel et du matériel nécessaires au scrutin
• Organiser la désignation des jurés d'assise
• Organiser la cérémonie de citoyenneté
• Affaires générales : débits de boissons temporaires, attestations d’accueil
• Recueil des demandes et suivi des dossiers de cartes d’identité, passeports
4) Coordonnateur communal du recensement de la population
• En étroite collaboration avec l’INSEE, piloter les opérations de collecte (vérification des adresses,
recrutement et encadrement des agents recenseurs, suivi de la collecte, établissement des rémunérations…).
5) Accueil et conciergerie de l’Hôtel de Ville
• Encadrement d’une équipe d’agents, de 2 concierges et d’un coursier : élaboration des procédures, veiller à la qualité de l’accueil de l’Hôtel de Ville
• Encadrement d’un agent sur un site extérieur
6) Mairies de Quartier
• Coordonner l'activité de deux mairies de quartier
• Faire le lien entre le CCAS et les mairies de quartier
• Organiser les plannings et les activités
• Participer à la recherche d’amélioration continue de la qualité du service rendu à la population, notamment par la e-administration
• Développer les outils de suivi d’activités (tableaux de bord, statistiques)
• Assurer la mise à jour des procédures et accompagner les agents dans l’application des nouvelles réglementations
• Préparation et gestion du budget du secteur
• Relations de travail avec les différentes administrations (Tribunal Judiciaire, Préfecture…).
• Délégation de signature et de fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué
• S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques
• Administrateur des droits sur les applications métiers et pour COMEDEC
• Rédaction de courriers, de notes de service et de rapports d’aide à la décision
2) État Civil
• Suivi des dossiers relatifs à l’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livrets de famille, mentions, auditions…)
• Veille réglementaire (filiation, mariage, PACS, autorité parentale…) et diffusion du contenu auprès des collègues du service. Mise à jour des procédures
• Gestion des opérations de recensement militaire et des médailles du travail
3) Élections et Titres sécurisés
• Gestion de la liste électorale : inscriptions, radiations, mutations, révision, clôture
• Préparation des scrutins électoraux : suivi des circulaires préfectorales, édition des documents électoraux (tableaux rectificatifs, liste électorale…), gestion du personnel et du matériel nécessaires au scrutin
• Organiser la désignation des jurés d'assise
• Organiser la cérémonie de citoyenneté
• Affaires générales : débits de boissons temporaires, attestations d’accueil
• Recueil des demandes et suivi des dossiers de cartes d’identité, passeports
4) Coordonnateur communal du recensement de la population
• En étroite collaboration avec l’INSEE, piloter les opérations de collecte (vérification des adresses,
recrutement et encadrement des agents recenseurs, suivi de la collecte, établissement des rémunérations…).
5) Accueil et conciergerie de l’Hôtel de Ville
• Encadrement d’une équipe d’agents, de 2 concierges et d’un coursier : élaboration des procédures, veiller à la qualité de l’accueil de l’Hôtel de Ville
• Encadrement d’un agent sur un site extérieur
6) Mairies de Quartier
• Coordonner l'activité de deux mairies de quartier
• Faire le lien entre le CCAS et les mairies de quartier
Profils recherchés
SAVOIRS :
▪ Maitrise des connaissances juridiques et administratives indispensables (droit électoral, droit civil, droit administratif, droit funéraire, droit syndical…)
▪ Connaissance de l’Instruction Générale relative à l’état civil (IGREC), des conventions internationales sur la délivrance des actes, du droit des personnes à travers les registres d’état civil, des procédures de mariage suivant les nationalités...
▪ Connaissances informatiques (traitement de texte, tableurs, messagerie, logiciel métier, internet)
▪ Fonctionnement des services de la collectivité
▪ Circuit et procédures administratives
▪ Contexte et enjeux de la collectivité
▪ Qualités rédactionnelles avérées
SAVOIR FAIRE :
▪ Organisation de l’accueil et de l’information du public
▪ Sécurisation administrative des actes
▪ Veille juridique constante
▪ Définition de l’organisation logistique des bureaux de vote et des scrutins (bureaux, agents …)
▪ Organisation de la communication avec les partenaires (public, Préfecture, INSEE, consulats…)
▪ Organisation logistique du recensement
▪ Notions d’organisation et de gestion du temps
▪ Règles de l’expression orale et écrite de qualité
▪ Aptitude à la recherche et à l’analyse
▪ Aptitudes à l’encadrement d’une équipe
▪ Gestion des conflits
▪ Etablir une relation de confiance avec le cadre
SAVOIR ÊTRE :
▪ Sens des relations humaines
▪ Sens du service public
▪ Devoir de confidentialité
▪ Qualités relationnelles, d'écoute et de dialogue
▪ Qualités managériales
▪ Rigueur et organisation
▪ Réactivité
▪ Adaptabilité aux changements
▪ Adaptabilité de son management aux situations et aux agents et gestion des conflits
▪ Sens de l’initiative
▪ Maitrise des connaissances juridiques et administratives indispensables (droit électoral, droit civil, droit administratif, droit funéraire, droit syndical…)
▪ Connaissance de l’Instruction Générale relative à l’état civil (IGREC), des conventions internationales sur la délivrance des actes, du droit des personnes à travers les registres d’état civil, des procédures de mariage suivant les nationalités...
▪ Connaissances informatiques (traitement de texte, tableurs, messagerie, logiciel métier, internet)
▪ Fonctionnement des services de la collectivité
▪ Circuit et procédures administratives
▪ Contexte et enjeux de la collectivité
▪ Qualités rédactionnelles avérées
SAVOIR FAIRE :
▪ Organisation de l’accueil et de l’information du public
▪ Sécurisation administrative des actes
▪ Veille juridique constante
▪ Définition de l’organisation logistique des bureaux de vote et des scrutins (bureaux, agents …)
▪ Organisation de la communication avec les partenaires (public, Préfecture, INSEE, consulats…)
▪ Organisation logistique du recensement
▪ Notions d’organisation et de gestion du temps
▪ Règles de l’expression orale et écrite de qualité
▪ Aptitude à la recherche et à l’analyse
▪ Aptitudes à l’encadrement d’une équipe
▪ Gestion des conflits
▪ Etablir une relation de confiance avec le cadre
SAVOIR ÊTRE :
▪ Sens des relations humaines
▪ Sens du service public
▪ Devoir de confidentialité
▪ Qualités relationnelles, d'écoute et de dialogue
▪ Qualités managériales
▪ Rigueur et organisation
▪ Réactivité
▪ Adaptabilité aux changements
▪ Adaptabilité de son management aux situations et aux agents et gestion des conflits
▪ Sens de l’initiative
Contact et modalités de candidature
Contact
0320816683
Informations complémentaires
Candidature en ligne
Avantages :
- Possibilité d'adhésion au COS et/ou CNAS
- Remboursement des abonnements de transport collectif à 75%
- Parking gratuit
- Possibilité de participation au coût de la mutuelle labellisée
- Possibilité d’adhérer à un contrat de prévoyance (Collecteam)
- 13ème mois (pour les fonctionnaires, et proratisé si entrée en cours d'année)
Avantages :
- Possibilité d'adhésion au COS et/ou CNAS
- Remboursement des abonnements de transport collectif à 75%
- Parking gratuit
- Possibilité de participation au coût de la mutuelle labellisée
- Possibilité d’adhérer à un contrat de prévoyance (Collecteam)
- 13ème mois (pour les fonctionnaires, et proratisé si entrée en cours d'année)
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.