Assistant(e) service fête, évènementiel
Offre n° O059250919000364
Publiée le 19/09/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
25 rue Léon Blum, Auby (Nord)
Poste à pourvoir le
01/11/2025
Date limite de candidature
19/10/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Experience souhaitée
Expert
Descriptif de l'emploi
OBJECTIF PRINCIPAL DU POSTE : Assurer le secrétariat et la gestion logistique et technique du service, il apporte assistance dans la gestion administrative du service
MISSIONS GENERALES DU POSTE :
- Assurer le secrétariat du service (accueil physique et téléphonique, travail administratif).
- Le binôme pour la tenue de la régie.
- La gestion extranet des plannings des locations des salles, le suivi des contrats et conventions.
- Le suivi des fiches de réservation pour les demandes de salles des différents services.
- La gestion des états des lieux des salles et les remises de clés.
- L’élaboration et le suivi des plannings hebdomadaires des besoins en chauffage dans les salles.
- Présence lors des manifestations (référent réception, mise en place de la sonorisation, du pavoisement des monuments).
- La préparation des locaux, manutention selon les besoins spécifiques.
MISSIONS GENERALES DU POSTE :
- Assurer le secrétariat du service (accueil physique et téléphonique, travail administratif).
- Le binôme pour la tenue de la régie.
- La gestion extranet des plannings des locations des salles, le suivi des contrats et conventions.
- Le suivi des fiches de réservation pour les demandes de salles des différents services.
- La gestion des états des lieux des salles et les remises de clés.
- L’élaboration et le suivi des plannings hebdomadaires des besoins en chauffage dans les salles.
- Présence lors des manifestations (référent réception, mise en place de la sonorisation, du pavoisement des monuments).
- La préparation des locaux, manutention selon les besoins spécifiques.
Missions / conditions d'exercice
I- activités et tâches relatives au poste
- Secrétariat du service, frappe de courriers, mises sous pli, accueil téléphonique et physique…
- Gestion des plannings des locations de salles, des contrats, des conventions, des remises des clés, des demandes de tables et chaises, de la vaisselle, de la Régie
- Suivi des fiches de réservations pour les demandes de salles, de réceptions émanant des autres services
- Etat des lieux et comptabilisation de la vaisselle, contrôle de la préparation et la mise en place des salles de réunions avec le renfort de l’agent de service
Préparation de la logistique pour les différentes manifestations en binôme (drapeaux, sono…)
II- conditions de travail
- Déplacements : Permis B indispensable
- Permanences : Week-ends et jours fériés lors des réceptions
- Moyens nécessaires : administratifs et techniques pour ce secteur
RESEAU RELATIONNEL:
- Composition de l’équipe : 1 responsable, 1 agent polyvalent administratif et technique. Renforts ponctuels : agents des services techniques (logistique) et agents de service (réceptions et entretien des locaux).
- Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
Hiérarchie, élus, responsables associatifs, administrés, partenaires de la ville et prestataires.
- Circuit des informations
Voie hiérarchique et responsable du service
- Secrétariat du service, frappe de courriers, mises sous pli, accueil téléphonique et physique…
- Gestion des plannings des locations de salles, des contrats, des conventions, des remises des clés, des demandes de tables et chaises, de la vaisselle, de la Régie
- Suivi des fiches de réservations pour les demandes de salles, de réceptions émanant des autres services
- Etat des lieux et comptabilisation de la vaisselle, contrôle de la préparation et la mise en place des salles de réunions avec le renfort de l’agent de service
Préparation de la logistique pour les différentes manifestations en binôme (drapeaux, sono…)
II- conditions de travail
- Déplacements : Permis B indispensable
- Permanences : Week-ends et jours fériés lors des réceptions
- Moyens nécessaires : administratifs et techniques pour ce secteur
RESEAU RELATIONNEL:
- Composition de l’équipe : 1 responsable, 1 agent polyvalent administratif et technique. Renforts ponctuels : agents des services techniques (logistique) et agents de service (réceptions et entretien des locaux).
- Correspondants internes et externes, réguliers et occasionnels
Hiérarchie, élus, responsables associatifs, administrés, partenaires de la ville et prestataires.
- Circuit des informations
Voie hiérarchique et responsable du service
Profils recherchés
IV – compétences requises
SAVOIR :
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale
- Bonne connaissance de l’outil informatique général et spécifique
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les tâches administratives et techniques liées au poste
- Respect des procédures et protocoles à mettre en place
- Capacité d’auto évaluation et de réadaptation des actions
SAVOIR-ETRE:
- Capacité à travailler en équipe et d’écoute active
- Personne ayant de bonnes capacités administratives et organisationnelles
- Disponible dynamique et polyvalent
AUTRES :
Permis B.
SAVOIR :
- Connaissance de la Fonction Publique Territoriale
- Bonne connaissance de l’outil informatique général et spécifique
SAVOIR-FAIRE :
- Maîtriser les tâches administratives et techniques liées au poste
- Respect des procédures et protocoles à mettre en place
- Capacité d’auto évaluation et de réadaptation des actions
SAVOIR-ETRE:
- Capacité à travailler en équipe et d’écoute active
- Personne ayant de bonnes capacités administratives et organisationnelles
- Disponible dynamique et polyvalent
AUTRES :
Permis B.
Contact et modalités de candidature
Contact
0327996060
Informations complémentaires
Merci d'adresser votre candidatures à l'attention de Monsieur Le Maire à l'adresse suivante: Hôtel de ville - 25 rue Léon Blum - 59950 AUBY, ou via le site Emploi Territorial.
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.