Assistant de direction et de gestion polyvalent H/F
Offre n° O059251015000790
Publiée le 15/10/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- Place d' Armes - BP 90339, Valenciennes (Nord)
Poste à pourvoir le
17/02/2026
Date limite de candidature
14/11/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
En tant qu'Assistant de direction et de gestion polyvalent et sous la responsabilité de la Directrice Adjointe Service aux Familles, vous prenez en charge l'assistanat de Direction et le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance, afin de venir en relai, à l‘accueil du Guichet Famille.
Missions / conditions d'exercice
Assurer l’assistanat de Direction (Directeur et Adjoints au Directeur) :
• Gérer les boîtes mails et les agendas (rendez-vous, réunions…) en décelant et respectant les niveaux de priorité,
• Gérer les réservations de salles, véhicules, matériels
• Organiser les réunions et les déplacements sur le plan logistique,
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l’assistance et les conseils nécessaires,
• Trier et ventiler le courrier entrant et sortant,
• Rédiger les courriers, notes, supports de réunions,
• Rédiger les décisions et délibérations de la Direction,
• Assister, si nécessaire, aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
• Coordonner le recueil, la circulation et la bonne diffusion des informations tant en interne qu’en externe,
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants y compris l’archivage numérique.
• Assurer la saisie des déclarations dans les logiciels des partenaires financiers notamment SEPIA, … veille à la transmission des éléments saisis à la direction pour validation avant envoi.
• Prendre le relai sur différentes thématiques en cas d’absence des agents de la DIPS.
Assurer le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance et venir en relai, à l‘accueil du Guichet Famille :
• Accueil physique des administrés : Informer, Orienter et Accompagner les familles dans leurs démarches administratives pour l’ensemble des activités scolaires, périscolaires, extrascolaires.
• Accueil physique, téléphonique (standard du service) et numérique des familles en demande d’une inscription à l’école, aux services périscolaires et extra scolaires et en crèche.
• Accompagner l’administré sur l’ensemble des démarches en ligne : aide à la création d’une adresse mail, présentation et accompagnement à l’utilisation du portail famille, inscription en ligne aux activités, paiement en ligne…
• Procéder aux inscriptions scolaires.
• Mettre à jour du dossier unique numérique, complétude des dossiers.
• Gérer les boîtes mails et les agendas (rendez-vous, réunions…) en décelant et respectant les niveaux de priorité,
• Gérer les réservations de salles, véhicules, matériels
• Organiser les réunions et les déplacements sur le plan logistique,
• Assurer un accueil physique et téléphonique de qualité auprès des interlocuteurs internes ou externes en veillant à les orienter et en leur apportant l’assistance et les conseils nécessaires,
• Trier et ventiler le courrier entrant et sortant,
• Rédiger les courriers, notes, supports de réunions,
• Rédiger les décisions et délibérations de la Direction,
• Assister, si nécessaire, aux réunions et en rédiger les comptes rendus,
• Coordonner le recueil, la circulation et la bonne diffusion des informations tant en interne qu’en externe,
• Rendre compte à travers des points réguliers de l’avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer,
• Organiser le tri et l’archivage des documents importants y compris l’archivage numérique.
• Assurer la saisie des déclarations dans les logiciels des partenaires financiers notamment SEPIA, … veille à la transmission des éléments saisis à la direction pour validation avant envoi.
• Prendre le relai sur différentes thématiques en cas d’absence des agents de la DIPS.
Assurer le suivi Back Office pour la partie Education et Petite enfance et venir en relai, à l‘accueil du Guichet Famille :
• Accueil physique des administrés : Informer, Orienter et Accompagner les familles dans leurs démarches administratives pour l’ensemble des activités scolaires, périscolaires, extrascolaires.
• Accueil physique, téléphonique (standard du service) et numérique des familles en demande d’une inscription à l’école, aux services périscolaires et extra scolaires et en crèche.
• Accompagner l’administré sur l’ensemble des démarches en ligne : aide à la création d’une adresse mail, présentation et accompagnement à l’utilisation du portail famille, inscription en ligne aux activités, paiement en ligne…
• Procéder aux inscriptions scolaires.
• Mettre à jour du dossier unique numérique, complétude des dossiers.
Profils recherchés
• Expérience en gestion administrative
• Connaissance des différentes démarches concernant les activités scolaires.
• Techniques d’accueil et outils de communication (accueil en direct ou téléphonique).
• Bonne expression orale et facilité à reformuler les demandes.
• Organisé et méthodique.
• Neutralité et objectivité face à diverses situations.
• Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook, City Family…).
• Discrétion et confidentialité.
• Rigueur.
• Capacités rédactionnelles.
• Connaissance des différentes démarches concernant les activités scolaires.
• Techniques d’accueil et outils de communication (accueil en direct ou téléphonique).
• Bonne expression orale et facilité à reformuler les demandes.
• Organisé et méthodique.
• Neutralité et objectivité face à diverses situations.
• Maitrise de l’outil informatique (Excel, Word, Outlook, City Family…).
• Discrétion et confidentialité.
• Rigueur.
• Capacités rédactionnelles.
Contact et modalités de candidature
Contact
0327096119
Informations complémentaires
Les candidatures (lettre de motivation - curriculum-vitae) sont à adresser à :
Monsieur le Maire - Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville -Place d’Armes - B.P. : 90339 59304 VALENCIENNES CEDEX
ou par courriel : emploi@ville-valenciennes.fr
Monsieur le Maire - Direction des Ressources Humaines
Hôtel de Ville -Place d’Armes - B.P. : 90339 59304 VALENCIENNES CEDEX
ou par courriel : emploi@ville-valenciennes.fr
Adresse de l'employeur
MAIRIE DE VALENCIENNES
> - Place d' Armes - BP 90339
59304 VALENCIENNES CEDEX
> - Place d' Armes - BP 90339
59304 VALENCIENNES CEDEX
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.