ASSISTANT ADMINISTRATIF - SERVICE PETITE ENFANCE ET LUDOTHÈQUES H/F
Offre n° O059251114000145
Publiée le 14/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
Villeneuve d'Ascq, Villeneuve-d'Ascq (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/01/2026
Date limite de candidature
14/12/2025
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Ville verte et innovante Villeneuve d'Ascq cultive sa spécificité au coeur de la Métropole européenne de Lille (Mel)..
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
Verte : la chaîne des lacs et le parc du Héron s'étendent sur 225 ha, de nombreuses terres agricoles ont été préservées.
Innovante : pôle universitaire et de recherche majeur, elle accueille deux campus, des grandes écoles et de nombreuses entreprises.
Métropolitaine : elle est un acteur majeur du territoire grâce à ses équipements et à ses partenaires (musée du LAM, stade Pierre-Mauroy, parc archéologique Asnapio, scène nationale de la Rose des Vents...).
Face aux défis écologiques, Villeneuve d'Ascq s'affirme aujourd'hui en "Ville nature et nourricière".
Quelques chiffres : 63 000 habitants, 45 000 étudiants et enseignants-chercheurs, 55 000 emplois, 1400 agents municipaux
Missions / conditions d'exercice
Sous l'autorité de l'adjointe et de la cheffe de service Petite enfance et ludothèques, l'assistant administratif :
- Assure la gestion administrative des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant : Accueil physique et téléphonique pour les inscriptions et admissions des enfants, calcul des participations familiales, gestion des dossiers administratifs.
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et gère les dossiers selon l'organisation du même service
- Prête assistance à la hiérarchie dans la réalisation des rapports d'activité.
- Assure le secrétariat du Relais petite enfance (RPE).
Missions permanentes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service (informer sur l'activité du service, répondre aux familles en recherche d'un mode de garde, les inscrire sur la liste d'attente, assurer les permanences, informer sur les évènements, l'activité des ludothèques et sur le relais petite enfance).
- Recevoir les familles pour l'admission de leur enfant en crèche :
- Expliquer le fonctionnement des équipements de la Petite Enfance
- Calculer des participations tarifaires
- Renseigner la famille sur le règlement intérieur et les modalités d'accueil (contrat d'accueil, factures, réservations, congés, absences pour maladie, dépannages etc...)
- Réaliser et suivre le dossier administratif des familles (enregistrer les contrats, calculer les régularisations, saisir les réservations et les heures supplémentaires, les arrêts maladie... Tenir et mettre à jour les saisies sur le progiciel Concerto Opus et les tableaux de bord).
- Effectuer les tâches de secrétariat du service petite enfance (rédaction de courrier, mailing, suivi du courrier arrivé/départ, suivi de la commission d'admission, classement, archivage, gestion logistique, participation à l'organisation d'évènements...)
- Suivre administrativement les accueils d'éveil avec la PMI et la facturatio
- Assurer le secrétariat du Relais petite enfance (accueil téléphonique, mettre à jour régulièrement la liste des assistantes maternelles indépendantes, rédiger et diffuser le planning d'activité, tenir à jour les statistiques d'activité du RPE, répondre aux questions des familles et/ou des assistantes maternelles, assurer les tâches administratives du relais).
- Aide à la rédaction des actes administratifs (décisions d'achat de prestation de service, suivi des subventions aux associations, gestion des conventions...).
Du lundi au vendredi.
Horaires de 8h30 à 12h - 13h30 à 17h30
- Assure la gestion administrative des Établissements d'Accueil du Jeune Enfant : Accueil physique et téléphonique pour les inscriptions et admissions des enfants, calcul des participations familiales, gestion des dossiers administratifs.
- Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service et gère les dossiers selon l'organisation du même service
- Prête assistance à la hiérarchie dans la réalisation des rapports d'activité.
- Assure le secrétariat du Relais petite enfance (RPE).
Missions permanentes :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique du service (informer sur l'activité du service, répondre aux familles en recherche d'un mode de garde, les inscrire sur la liste d'attente, assurer les permanences, informer sur les évènements, l'activité des ludothèques et sur le relais petite enfance).
- Recevoir les familles pour l'admission de leur enfant en crèche :
- Expliquer le fonctionnement des équipements de la Petite Enfance
- Calculer des participations tarifaires
- Renseigner la famille sur le règlement intérieur et les modalités d'accueil (contrat d'accueil, factures, réservations, congés, absences pour maladie, dépannages etc...)
- Réaliser et suivre le dossier administratif des familles (enregistrer les contrats, calculer les régularisations, saisir les réservations et les heures supplémentaires, les arrêts maladie... Tenir et mettre à jour les saisies sur le progiciel Concerto Opus et les tableaux de bord).
- Effectuer les tâches de secrétariat du service petite enfance (rédaction de courrier, mailing, suivi du courrier arrivé/départ, suivi de la commission d'admission, classement, archivage, gestion logistique, participation à l'organisation d'évènements...)
- Suivre administrativement les accueils d'éveil avec la PMI et la facturatio
- Assurer le secrétariat du Relais petite enfance (accueil téléphonique, mettre à jour régulièrement la liste des assistantes maternelles indépendantes, rédiger et diffuser le planning d'activité, tenir à jour les statistiques d'activité du RPE, répondre aux questions des familles et/ou des assistantes maternelles, assurer les tâches administratives du relais).
- Aide à la rédaction des actes administratifs (décisions d'achat de prestation de service, suivi des subventions aux associations, gestion des conventions...).
Du lundi au vendredi.
Horaires de 8h30 à 12h - 13h30 à 17h30
Profils recherchés
Savoir :
- Bonne communication orale et écrite
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'une commune
- Connaissance des différents modes de garde et du secteur petite enfance
- Progiciel de gestion (Concerto Opus)
Savoir faire :
- Concevoir des outils de suivi de l'activité du service
- Rédiger un rapport d'activité, divers courriers...
- Utiliser les progiciels et outils informatiques
- Être force de proposition afin d'améliorer les pratiques et procédures
Savoir être :
- Rigueur et organisation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion, respect du secret professionnel
- Assiduité
- Disponibilité
- Bonne communication orale et écrite
- Connaissance du fonctionnement et de l'organisation d'une commune
- Connaissance des différents modes de garde et du secteur petite enfance
- Progiciel de gestion (Concerto Opus)
Savoir faire :
- Concevoir des outils de suivi de l'activité du service
- Rédiger un rapport d'activité, divers courriers...
- Utiliser les progiciels et outils informatiques
- Être force de proposition afin d'améliorer les pratiques et procédures
Savoir être :
- Rigueur et organisation
- Sens du travail en équipe
- Discrétion, respect du secret professionnel
- Assiduité
- Disponibilité
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
Merci de bien vouloir postuler en ligne avant le 14/12/2025
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.