Secrétaire administrative
Offre n° O059251119001502
Publiée le 24/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel de Ville - Parc Municipal Louis Delhaye - rue Henri Durre, Escautpont (Nord (59))
Poste à pourvoir le
Dès que possible
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Garantir le bon fonctionnement administratif, organisationnel et relationnel de la Direction Générale, en assurant un soutien efficace à la fois interne et externe.
Missions / conditions d'exercice
1. Gestion administrative et secrétariat courant
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Réception, tri, traitement et diffusion du courrier et des courriels.
- Rédaction, mise en forme et relecture de notes, rapports, courriers et documents administratifs.
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la Direction Générale.
- Suivi des parapheurs et gestion des signatures du DGS / DGA.
2. Organisation et coordination des activités de la Direction Générale
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous, arbitrage des priorités.
- Organisation logistique des réunions, comités, rendez-vous institutionnels et événements (réservation de salles, convocations, supports).
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions, assemblées (conseil municipal, bureaux, commissions).
- Rédaction et diffusion des comptes rendus ou relevés de décisions.
3. Interface et communication
- Assurer la liaison entre la Direction Générale, les élus, les services municipaux/intercommunaux et les partenaires.
- Veiller à la transmission fluide et sécurisée de l’information.
- Accueil et orientation des usagers et partenaires sollicitant la Direction Générale.
4. Suivi administratif des dossiers stratégiques
- Appui au traitement et au suivi des dossiers transversaux, priorités politiques ou projets de mandat.
- Mise à jour des tableaux de bord, échéanciers, plannings de suivi.
- Participation ponctuelle à la préparation des assemblées délibératives (relecture, mise en forme de documents, diffusion).
- Accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes.
- Réception, tri, traitement et diffusion du courrier et des courriels.
- Rédaction, mise en forme et relecture de notes, rapports, courriers et documents administratifs.
- Gestion, classement et archivage des dossiers de la Direction Générale.
- Suivi des parapheurs et gestion des signatures du DGS / DGA.
2. Organisation et coordination des activités de la Direction Générale
- Gestion des agendas, prise de rendez-vous, arbitrage des priorités.
- Organisation logistique des réunions, comités, rendez-vous institutionnels et événements (réservation de salles, convocations, supports).
- Préparation des dossiers nécessaires aux réunions, assemblées (conseil municipal, bureaux, commissions).
- Rédaction et diffusion des comptes rendus ou relevés de décisions.
3. Interface et communication
- Assurer la liaison entre la Direction Générale, les élus, les services municipaux/intercommunaux et les partenaires.
- Veiller à la transmission fluide et sécurisée de l’information.
- Accueil et orientation des usagers et partenaires sollicitant la Direction Générale.
4. Suivi administratif des dossiers stratégiques
- Appui au traitement et au suivi des dossiers transversaux, priorités politiques ou projets de mandat.
- Mise à jour des tableaux de bord, échéanciers, plannings de suivi.
- Participation ponctuelle à la préparation des assemblées délibératives (relecture, mise en forme de documents, diffusion).
Profils recherchés
Formation en assistanat de direction, gestion administrative ou équivalent.
Expérience significative en secrétariat de direction ou gestion administrative, idéalement en collectivité territoriale.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
Discrétion, sens de la confidentialité et aptitude au travail en équipe.
Excellentes compétences relationnelles et capacité à interfacer avec différents interlocuteurs.
Expérience significative en secrétariat de direction ou gestion administrative, idéalement en collectivité territoriale.
Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie).
Qualités rédactionnelles et orthographe irréprochable.
Sens de l’organisation, rigueur et capacité à gérer les priorités.
Discrétion, sens de la confidentialité et aptitude au travail en équipe.
Excellentes compétences relationnelles et capacité à interfacer avec différents interlocuteurs.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.