Agent d'accueil / Etat civil
Offre n° O059251127000215
Publiée le 27/11/2025
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- place du Général de Gaulle, Erquinghem-Lys (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/03/2026
Date limite de candidature
27/12/2025
Type d'emploi
Remplacement temporaire d'un agent sur emploi permanent
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une indisponibilité temporaire d'un agent
Durée de la mission
6 mois
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Etat civil
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui
(Art. L332-13 du code général de la fonction publique)
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Seul un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un remplacement d'un agent. Le contrat proposé est à durée déterminée, dans la limité de la durée d'absence de l'agent remplacé.
Temps de travail
Temps non complet,
17h30 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
L’agent d’accueil et d’état civil représente la première interface entre la population et la mairie. Véritable porte d’entrée de la collectivité, il incarne l’image de la Ville d’Erquinghem-Lys en assurant un accueil attentif, professionnel et humain. Son rôle est déterminant pour garantir un service public de qualité, accessible, réactif et respectueux des usagers. Au-delà de l’accueil, il assure le traitement administratif de missions essentielles à la vie citoyenne telles que l’état civil, les titres sécurisés, la gestion du cimetière ou encore les élections. Il contribue directement à la bonne organisation de la vie locale et au maintien d’une relation de confiance entre la collectivité et ses habitants.
En concentrant l'essentiel des premières demandes, attentes ou inquiétudes des usagers. L’agent d’accueil joue donc un rôle stratégique : celui d’écouter, de désamorcer les tensions, d’orienter efficacement et de donner à chaque habitant le sentiment d’être accueilli et reconnu. Ce rôle pivot permet de fluidifier l’activité des services, d’améliorer la satisfaction des usagers et de renforcer l’image positive de la collectivité.
En concentrant l'essentiel des premières demandes, attentes ou inquiétudes des usagers. L’agent d’accueil joue donc un rôle stratégique : celui d’écouter, de désamorcer les tensions, d’orienter efficacement et de donner à chaque habitant le sentiment d’être accueilli et reconnu. Ce rôle pivot permet de fluidifier l’activité des services, d’améliorer la satisfaction des usagers et de renforcer l’image positive de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Activités principales
- Assurer l’accueil physique : information, orientation, gestion des demandes, écoute et accompagnement des usagers.
- Assurer l’accueil téléphonique : filtrage, prise de messages, réponses adaptées, gestion des situations d’urgence ou de tension.
- Gérer le cimetière : tenue des registres, renouvellements, suivis administratifs des concessions, coordination avec les opérateurs funéraires.
- Assurer le traitement des actes d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, décès, délivrance d’actes.
- Organiser les cérémonies de mariage et les baptêmes républicains : constitution des dossiers, relation avec les élus, préparation logistique.
- Instruire les demandes de CNI et passeports : prise de rendez-vous, recueil biométrique, vérification des pièces, suivi jusqu'à la remise du titre.
- Assurer le suivi administratif des élections : inscriptions, radiations, gestion des listes électorales, préparation matérielle des scrutins.
- Tenir une permanence le samedi matin, une fois par mois.
Activités secondaires
- Participation à des missions administratives transversales selon les besoins du service.
Relations fonctionnelles
- Internes : Élus, Direction générale, services municipaux
- Externes : Usagers, services de l’État, partenaires institutionnels, opérateurs funéraires
- Assurer l’accueil physique : information, orientation, gestion des demandes, écoute et accompagnement des usagers.
- Assurer l’accueil téléphonique : filtrage, prise de messages, réponses adaptées, gestion des situations d’urgence ou de tension.
- Gérer le cimetière : tenue des registres, renouvellements, suivis administratifs des concessions, coordination avec les opérateurs funéraires.
- Assurer le traitement des actes d’état civil : naissances, reconnaissances, mariages, décès, délivrance d’actes.
- Organiser les cérémonies de mariage et les baptêmes républicains : constitution des dossiers, relation avec les élus, préparation logistique.
- Instruire les demandes de CNI et passeports : prise de rendez-vous, recueil biométrique, vérification des pièces, suivi jusqu'à la remise du titre.
- Assurer le suivi administratif des élections : inscriptions, radiations, gestion des listes électorales, préparation matérielle des scrutins.
- Tenir une permanence le samedi matin, une fois par mois.
Activités secondaires
- Participation à des missions administratives transversales selon les besoins du service.
Relations fonctionnelles
- Internes : Élus, Direction générale, services municipaux
- Externes : Usagers, services de l’État, partenaires institutionnels, opérateurs funéraires
Profils recherchés
Savoirs :
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du cadre réglementaire.
- Maîtrise de la législation liée à l’état civil, aux titres sécurisés et aux opérations funéraires.
- Notions sur les règles électorales et les procédures afférentes.
- Connaissance des règles d’accueil du public et de gestion des situations conflictuelles.
- Maîtrise des outils bureautiques, logiciels métiers (titres sécurisés, état civil…).
Savoir-faire
- Accueillir, informer et orienter tout public avec pédagogie, neutralité et professionnalisme.
- Rédiger et traiter des documents administratifs avec rigueur.
- Gérer plusieurs demandes simultanément et hiérarchiser les priorités.
- Appliquer et respecter les procédures internes et réglementaires.
- Travailler en équipe et coopérer avec les partenaires internes et externes.
- Utiliser les outils numériques, logiciels métiers et équipements de recueil biométrique.
Savoir-être :
- Sens du service public et du contact humain
- Dynamisme, adaptabilité et esprit d’équipe
- Discrétion, respect de la confidentialité et fiabilité dans le traitement des informations.
- Patience, diplomatie et capacité à gérer des situations émotionnelles ou conflictuelles.
- Adaptabilité, dynamisme et autonomie dans l’organisation du travail.
- Posture professionnelle adaptée à un poste en front-office.
- Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et du cadre réglementaire.
- Maîtrise de la législation liée à l’état civil, aux titres sécurisés et aux opérations funéraires.
- Notions sur les règles électorales et les procédures afférentes.
- Connaissance des règles d’accueil du public et de gestion des situations conflictuelles.
- Maîtrise des outils bureautiques, logiciels métiers (titres sécurisés, état civil…).
Savoir-faire
- Accueillir, informer et orienter tout public avec pédagogie, neutralité et professionnalisme.
- Rédiger et traiter des documents administratifs avec rigueur.
- Gérer plusieurs demandes simultanément et hiérarchiser les priorités.
- Appliquer et respecter les procédures internes et réglementaires.
- Travailler en équipe et coopérer avec les partenaires internes et externes.
- Utiliser les outils numériques, logiciels métiers et équipements de recueil biométrique.
Savoir-être :
- Sens du service public et du contact humain
- Dynamisme, adaptabilité et esprit d’équipe
- Discrétion, respect de la confidentialité et fiabilité dans le traitement des informations.
- Patience, diplomatie et capacité à gérer des situations émotionnelles ou conflictuelles.
- Adaptabilité, dynamisme et autonomie dans l’organisation du travail.
- Posture professionnelle adaptée à un poste en front-office.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.