Chargé d’Accueil et officier d’état civil délégué aux titres d’identité
Offre n° O059251128001613
Publiée le 30/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
16 PLACE DE L ABBE BONPAIN, Bondues (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/09/2026
Date limite de candidature
01/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Non
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers ; gérer les demandes de titres d'identité.
Missions / conditions d'exercice
A. Chargé d’Accueil
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers
- Analyser/comprendre les demandes : renseigner et/ou aiguiller vers le bon interlocuteur
- Filtrer les appels des commerciaux
- Interlocuteur absent ou occupé : Transcrire le message sur le logiciel métier de suivi interne
- Interlocuteur en télétravail et usager physiquement présent : installation de l’usager dans le bureau de confidentialité avec nécessaire de note et mise en relation téléphonique. Idem si interlocuteur est en extérieur et est capable de prendre l’appel
- Orientation des usagers vers les salles de réunion internes ou externes
Remise des clefs des salles des bâtiments communaux au grès des réservations faites par les divers services de la ville
- Remise de plis ou autres éléments, contre signature et/ou enregistrement à la demande du service dépositaire
- Réception de colis
- Gestion du répertoire téléphonique : mise à jour (nom, numéro de poste…)
- Gestion administratives des demandes de recensement militaire reçus en ligne, ainsi que les transmissions de données au bureau du service national.
- Gestion et Animation de la cérémonie des médaillés du travail
- Gestion des demandes d’actes d’état-civil sur l’outil métier et par courrier/mèl de tous les demandeurs (particuliers/professionnels)
- Contrôle et validation des demandes d’attestation d’accueil
- Organisation du dépôt du courrier de la ville à la Poste
- Gestion des circuits de parapheurs : visa et signatures des documents établis dans le service, par la hiérarchie (Directeur Général des Services et Elu(s))
- Appels des usagers pour retrait de documents interne au service RAP
- Tenue des statistiques de fréquentations (appels, passage mairie et autres de façon ponctuel)
- Renseignements succincts sur les demandes propres au service notamment, démarches pour : délivrance d’acte d’état civil (délivrance de copie/extrait) ; de copie certifiés conformes ; de légalisation de signatures sur documents officiels ; enregistrement des demandes de recensement militaire, des inscriptions sur les listes électorales / procuration, des demandes d’attestation d’accueil, renseignements sur les demande de médailles du travail…
- Renseignement de 1er degré sur les activités des divers services de la ville.
- Renseignements courants sur la ville (à hauteur des informations reprises sur le site et plus) : ses manifestations, ses structures, ses associations…
- Animation des cérémonies de mariages et autres ponctuellement.
- Missions à réaliser par le binôme sur ce poste (2*25h) : répartition des tâches et du planning de présence à organiser par le duo, transmis pour validation à la hiérarchie
- Remplacement du binôme en cas d’absence.
- Tenue administrative d’un bureau de vote lors d’élections.
Cet agent est sous la responsabilité du responsable du service « Relations avec le Public », lui-même sous la responsabilité du Directeur Général des services et en liaison avec les élus délégataires
B. Officier d’Etat Civil délégué aux titres d’identité :
- Mise ne place de l’outil de prise de rendez-vous et mise à jour régulière des données (veille juridique et tenue du calendrier des rendez-vous)
- Renseignements en la matière
- Réception du public avec ou sans rendez-vous pour instruction des demandes
- Suivi des dossiers
- Réception, classement et remises des titres
- Destruction des données sensibles
- Communication des informations au gré des changements au reste de l’équipe
- Accueillir physiquement et téléphoniquement les usagers
- Analyser/comprendre les demandes : renseigner et/ou aiguiller vers le bon interlocuteur
- Filtrer les appels des commerciaux
- Interlocuteur absent ou occupé : Transcrire le message sur le logiciel métier de suivi interne
- Interlocuteur en télétravail et usager physiquement présent : installation de l’usager dans le bureau de confidentialité avec nécessaire de note et mise en relation téléphonique. Idem si interlocuteur est en extérieur et est capable de prendre l’appel
- Orientation des usagers vers les salles de réunion internes ou externes
Remise des clefs des salles des bâtiments communaux au grès des réservations faites par les divers services de la ville
- Remise de plis ou autres éléments, contre signature et/ou enregistrement à la demande du service dépositaire
- Réception de colis
- Gestion du répertoire téléphonique : mise à jour (nom, numéro de poste…)
- Gestion administratives des demandes de recensement militaire reçus en ligne, ainsi que les transmissions de données au bureau du service national.
- Gestion et Animation de la cérémonie des médaillés du travail
- Gestion des demandes d’actes d’état-civil sur l’outil métier et par courrier/mèl de tous les demandeurs (particuliers/professionnels)
- Contrôle et validation des demandes d’attestation d’accueil
- Organisation du dépôt du courrier de la ville à la Poste
- Gestion des circuits de parapheurs : visa et signatures des documents établis dans le service, par la hiérarchie (Directeur Général des Services et Elu(s))
- Appels des usagers pour retrait de documents interne au service RAP
- Tenue des statistiques de fréquentations (appels, passage mairie et autres de façon ponctuel)
- Renseignements succincts sur les demandes propres au service notamment, démarches pour : délivrance d’acte d’état civil (délivrance de copie/extrait) ; de copie certifiés conformes ; de légalisation de signatures sur documents officiels ; enregistrement des demandes de recensement militaire, des inscriptions sur les listes électorales / procuration, des demandes d’attestation d’accueil, renseignements sur les demande de médailles du travail…
- Renseignement de 1er degré sur les activités des divers services de la ville.
- Renseignements courants sur la ville (à hauteur des informations reprises sur le site et plus) : ses manifestations, ses structures, ses associations…
- Animation des cérémonies de mariages et autres ponctuellement.
- Missions à réaliser par le binôme sur ce poste (2*25h) : répartition des tâches et du planning de présence à organiser par le duo, transmis pour validation à la hiérarchie
- Remplacement du binôme en cas d’absence.
- Tenue administrative d’un bureau de vote lors d’élections.
Cet agent est sous la responsabilité du responsable du service « Relations avec le Public », lui-même sous la responsabilité du Directeur Général des services et en liaison avec les élus délégataires
B. Officier d’Etat Civil délégué aux titres d’identité :
- Mise ne place de l’outil de prise de rendez-vous et mise à jour régulière des données (veille juridique et tenue du calendrier des rendez-vous)
- Renseignements en la matière
- Réception du public avec ou sans rendez-vous pour instruction des demandes
- Suivi des dossiers
- Réception, classement et remises des titres
- Destruction des données sensibles
- Communication des informations au gré des changements au reste de l’équipe
Profils recherchés
Les pratiques de la dimension humaine
- Bonne présentation
- Etre accueillant, souriant, organisé, à l’écoute
- Etre polyvalente
- Etre disponible pour les agents ainsi que pour les différents services municipaux
- Informer correctement le public et le diriger vers le service adéquat
Les pratiques de la dimension environnement
- Mise à jour des dépliants et revues mis à la disposition du public
- Etre ponctuel
- Etre discret
Les pratiques de la dimension technique
- Veiller à un accueil chaleureux, souriant, courtois
- Célébrer les mariages et parrainages civils
Les pratiques de la dimension économique
- Outil informatique : Word, Excel, Outlook, divers logiciels métiers (Milord, Domino…)
- Standard
- Connaissances de la Commune
Niveau de formation et grade :
- Niveau BAC
- Adjoint administratif
Exigences spécifiques liées au poste
(Permis B, minimum d’expérience, etc….)
- Expérience Accueil/Standard indispensable
- Des notions de droit civil seraient un plus
- Expérience de rendez-vous client souhaité
Si on considère la dimension des motivations, pour exercer ce type d’emploi, il est préférable d’aimer :
- Le contact
- L’organisation
- La patience
- La disponibilité
- Le respect
- Bonne présentation
- Etre accueillant, souriant, organisé, à l’écoute
- Etre polyvalente
- Etre disponible pour les agents ainsi que pour les différents services municipaux
- Informer correctement le public et le diriger vers le service adéquat
Les pratiques de la dimension environnement
- Mise à jour des dépliants et revues mis à la disposition du public
- Etre ponctuel
- Etre discret
Les pratiques de la dimension technique
- Veiller à un accueil chaleureux, souriant, courtois
- Célébrer les mariages et parrainages civils
Les pratiques de la dimension économique
- Outil informatique : Word, Excel, Outlook, divers logiciels métiers (Milord, Domino…)
- Standard
- Connaissances de la Commune
Niveau de formation et grade :
- Niveau BAC
- Adjoint administratif
Exigences spécifiques liées au poste
(Permis B, minimum d’expérience, etc….)
- Expérience Accueil/Standard indispensable
- Des notions de droit civil seraient un plus
- Expérience de rendez-vous client souhaité
Si on considère la dimension des motivations, pour exercer ce type d’emploi, il est préférable d’aimer :
- Le contact
- L’organisation
- La patience
- La disponibilité
- Le respect
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.