Gestionnaire administratif bâtiments
Offre n° O059260330000494
Publiée le 30/03/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
29/04/2026
Date limite de candidature
29/04/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Rédacteur
Rédacteur
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Management
Non
Descriptif de l'emploi
Sous l'autorité du responsable de l'Unité Territoriale, vous assurez le secrétariat et la gestion administrative de l'Unité Territoriale et vous participez au suivi financier.
Relations professionnelles :
Internes : les services de la Direction des Bâtiments et l'ensemble des directions de la collectivité
Externes : les usagers, les entreprises, les maîtres d'œuvre, les chefs d'établissements scolaires et les gestionnaires des collèges, les responsables des bâtiments départementaux.
Contexte :
La Direction des Bâtiments est chargée de l'entretien, de l'exploitation et de la modernisation des 202 collèges et 375 bâtiments départementaux. A ce titre, elle a la responsabilité de mettre à disposition des usagers et des agents départementaux, des locaux de qualité conforment à l'ensemble des règles en vigueur et dans le respect des normes environnementales.
Elle assure ainsi les missions de maîtrise d'ouvrage et à ce titre elle gère les opérations neuves, les évolutions du patrimoine, la mise en place des outils et des moyens de maintenance et d'exploitation. Pour mener à bien ces missions, la DB se compose de 5 services centraux, de 10 Unités territoriales et des ETI.
Relations professionnelles :
Internes : les services de la Direction des Bâtiments et l'ensemble des directions de la collectivité
Externes : les usagers, les entreprises, les maîtres d'œuvre, les chefs d'établissements scolaires et les gestionnaires des collèges, les responsables des bâtiments départementaux.
Contexte :
La Direction des Bâtiments est chargée de l'entretien, de l'exploitation et de la modernisation des 202 collèges et 375 bâtiments départementaux. A ce titre, elle a la responsabilité de mettre à disposition des usagers et des agents départementaux, des locaux de qualité conforment à l'ensemble des règles en vigueur et dans le respect des normes environnementales.
Elle assure ainsi les missions de maîtrise d'ouvrage et à ce titre elle gère les opérations neuves, les évolutions du patrimoine, la mise en place des outils et des moyens de maintenance et d'exploitation. Pour mener à bien ces missions, la DB se compose de 5 services centraux, de 10 Unités territoriales et des ETI.
Missions / conditions d'exercice
Savoir faire
Accueil physique et téléphonique
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
* Recevoir et orienter les demandes * Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Gestion du courrier du cadre
* Suivre et gérer les demandes de formation
Organiser les déplacements du cadre
* Établir une relation de confiance avec le cadre
Planification et suivi
* Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Renseigner des documents de suivi
* Piloter l'élaboration des outils/dispositifs d'aide à la décision
Elaboration et suivi du budget
* Participer à l'élaboration de la section de fonctionnement et d'investissement
* Suivre et contrôler l'exécution du budget
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de document.
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Saisir des documents de formes et de contenus divers
* Rechercher des informations, notamment réglementaires
* Vérifier la validité des informations traitées
* Rédiger des documents administratifs
* Enregistrer ou saisir des données informatiques
* Utiliser le logiciel budgétaire et financier (Grand Angle)
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Gérer l'archivage physique et électronique des missions et documentation de la direction
Elaboration et suivi de dossiers administratifs et comptables
* Instruire ou suivre l'instruction des dossiers de commande liés aux travaux (de la traduction du besoin en bon de commande).
* Vérifier et suivre les actes de sous traitance
* Suivre les attestations de service fait
* Gestion des avenants
* Rédiger les pièces contractuelles et administratives de marchés (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières ...) en cohérence avec les pièces techniques communiqués par le service prescripteur
Savoirs
*Procédures du service
*Logiciels de bureautique,
*Procédures administratives
*Techniques de recherche documentaire
*Communication orale et écrite
*Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
*Règles essentielles du droit public et les principales jurisprudences (chambre régionale des comptes)
Savoir faire
Compte rendu d'activité
* Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
* Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
* Participer au travail de l'équipe et aux réunions
* Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
* Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
* Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
Savoirs
* Instances et processus de décision de la collectivité
* Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
* Organigramme de la collectivité
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Techniques et outils de gestion de l'activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
* Principes rédactionnels du compte rendu
* Procédures en vigueur
* Bases de la communication orale
Savoir être
* Etre rigoureux
* Faire preuve d'esprit d'équipe et capacité à coopérer
* Savoir travailler dans l'urgence
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle
* Faire preuve d'autonomie
Accueil physique et téléphonique
* Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
* Recevoir et orienter les demandes * Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Gestion du courrier du cadre
* Suivre et gérer les demandes de formation
Organiser les déplacements du cadre
* Établir une relation de confiance avec le cadre
Planification et suivi
* Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
* Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
* Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
* Renseigner des documents de suivi
* Piloter l'élaboration des outils/dispositifs d'aide à la décision
Elaboration et suivi du budget
* Participer à l'élaboration de la section de fonctionnement et d'investissement
* Suivre et contrôler l'exécution du budget
Traitement des dossiers et saisie de documents
* Prendre des notes et mettre en forme tout type de document.
* Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
* Saisir des documents de formes et de contenus divers
* Rechercher des informations, notamment réglementaires
* Vérifier la validité des informations traitées
* Rédiger des documents administratifs
* Enregistrer ou saisir des données informatiques
* Utiliser le logiciel budgétaire et financier (Grand Angle)
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers
* Gérer l'archivage physique et électronique des missions et documentation de la direction
Elaboration et suivi de dossiers administratifs et comptables
* Instruire ou suivre l'instruction des dossiers de commande liés aux travaux (de la traduction du besoin en bon de commande).
* Vérifier et suivre les actes de sous traitance
* Suivre les attestations de service fait
* Gestion des avenants
* Rédiger les pièces contractuelles et administratives de marchés (acte d'engagement, cahier des clauses administratives particulières ...) en cohérence avec les pièces techniques communiqués par le service prescripteur
Savoirs
*Procédures du service
*Logiciels de bureautique,
*Procédures administratives
*Techniques de recherche documentaire
*Communication orale et écrite
*Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique
*Règles essentielles du droit public et les principales jurisprudences (chambre régionale des comptes)
Savoir faire
Compte rendu d'activité
* Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
* Proposer des solutions et des adaptations afin d'apporter un meilleur service rendu
* Participer au travail de l'équipe et aux réunions
* Coordonner son intervention avec celles des autres intervenants
* Rendre compte du travail effectué et des conditions de son intervention
* Vérifier son travail en fonction des directives et procédures
Savoirs
* Instances et processus de décision de la collectivité
* Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
* Organigramme de la collectivité
* Notions d'organisation et de gestion du temps de travail
* Techniques et outils de gestion de l'activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
* Principes rédactionnels du compte rendu
* Procédures en vigueur
* Bases de la communication orale
Savoir être
* Etre rigoureux
* Faire preuve d'esprit d'équipe et capacité à coopérer
* Savoir travailler dans l'urgence
* Disposer d'une bonne aisance relationnelle et rédactionnelle
* Faire preuve d'autonomie
Profils recherchés
- Travail en bureau
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Devoir de réserve et sens du service public
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Devoir de réserve et sens du service public
Contact et modalités de candidature
Informations complémentaires
CV et lettre de motivation
Adresse de l'employeur
CONSEIL DEPARTEMENTAL DU NORD
>Hôtel du département - 51 rue gustave delory
59047 Lille cedex
>Hôtel du département - 51 rue gustave delory
59047 Lille cedex
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.