Responsable du pôle secrétariat général " cabinet du Maire/ Instances" (h/f)
Offre n° O059260428000048
Publiée le 28/04/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 11 place du Général de Gaulle, Marquette-lez-Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/11/2026
Date limite de candidature
31/05/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Attaché principal
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Attaché
Attaché principal
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Temps de travail
Temps complet
Télétravail
Oui
Management
Oui
Experience souhaitée
Confirmé
Rémunération indicative
Régime indemnitaire/ NBI/ prime vacance ( équivalente à un smic 39h00 ( soit 2031 € brut)/ prime de fin d'année( équivalente au traitement de base + SFT+IR)/ CIA carte restaurant, CNAS, COS
Descriptif de l'emploi
Le responsable H/F du pôle secrétariat « Cabinet du Maire / Instances » assure l’encadrement et la coordination du service. Il est l’interface clé entre le Maire, le Directeur Général des Services et les élus.
En binôme avec son assistante, il filtre et oriente les rendez-vous et demandes des administrés, partenaires et institutions. Il assure le suivi budgétaire du Cabinet et de la Vie Internationale, en préparant et en contrôlant les budgets.
Il gère le traitement des courriers entrants et sortants. Il coordonne les demandes particulières des usagers du service public, en veillant à leur suivi rigoureux, à la répartition des informations entre le Cabinet et les services, et à la qualité des réponses fournies.
Il garantit la mise en œuvre des actions protocolaires, qu’il s’agisse des cérémonies officielles, des évènements commémoratifs, des jumelages ou des relations internationales avec tous les services impliqués.
Il transmet également les situations d’urgence à la Brigade d’Intervention et de Proximité.
Il est suppléé dans ses fonctions par une assistante, qu’il supervise sur l’organisation du Conseil Municipal et des Commissions.
Il travaille en transversalité avec la Police Municipale et les Elus.
En binôme avec son assistante, il filtre et oriente les rendez-vous et demandes des administrés, partenaires et institutions. Il assure le suivi budgétaire du Cabinet et de la Vie Internationale, en préparant et en contrôlant les budgets.
Il gère le traitement des courriers entrants et sortants. Il coordonne les demandes particulières des usagers du service public, en veillant à leur suivi rigoureux, à la répartition des informations entre le Cabinet et les services, et à la qualité des réponses fournies.
Il garantit la mise en œuvre des actions protocolaires, qu’il s’agisse des cérémonies officielles, des évènements commémoratifs, des jumelages ou des relations internationales avec tous les services impliqués.
Il transmet également les situations d’urgence à la Brigade d’Intervention et de Proximité.
Il est suppléé dans ses fonctions par une assistante, qu’il supervise sur l’organisation du Conseil Municipal et des Commissions.
Il travaille en transversalité avec la Police Municipale et les Elus.
Missions / conditions d'exercice
• Secrétariat de Monsieur le Maire/ DGS:
-Assurer le filtrage et l’orientation des rendez-vous pour le Maire, le Directeur Général des Services et les adjoints,
-Prendre les rendez-vous pour le Maire à la demande des administrés et divers interlocuteurs (partenaires, entreprises, institutionnels…), en veillant à un accueil et un suivi de qualité,
-Gérer et mettre à jour les agendas, et organiser les déplacements,
-Identifier et hiérarchiser les dossiers à traiter,
-Rédiger les réponses aux courriers, courriels, émanant des administrés et adressés directement au Maire, en répartissant les éléments politiques vers le Cabinet et les éléments techniques vers les directions,
-Assurer la transversalité des dossiers entre le Maire et le Directeur Général des Services et garantir une circulation fluide de l’information,
-Intervenir rapidement et efficacement dans les situations d’urgence ou imprévues (transmission à la BIP, PM...),
-Superviser les courriers entrants et sortants (fiabilisation du suivi),
-Suivre le planning des congés et des astreintes des élus afin d’assurer la continuité du service.
• Gestion budgétaire et comptable:
-Préparer et suivre le budget du service, établissement des bons de commandes,
-Elaborer et actualiser des tableaux de bord pour le suivi des dépenses et la préparation des décisions budgétaires,
-Fournir des analyses et des synthèses financières pour faciliter la prise de décision,
-Consulter les fournisseurs potentiels et le cas échéant, rédiger les cahiers des charges des appels d’offres en lien avec la cellule marchés publics, analyser les offres et contractualiser (ex : goodies, restauration, protocole…).
• Supervision de l’activité de l’assistante administrative du pôle:
-Garantir le respect des procédures et des délais liés aux Conseils Municipaux et aux commissions,
-Superviser l’enregistrement du courrier entrant et sa diffusion dans les services,
-Veiller à la tenue, à la conformité légale et à l’accessibilité des registres officiels et des archives (suivi des procédures d’archivage et de conservation externalisées),
-S’assurer du lien entre la mairie et le SIVOM Alliance Nord-Ouest pour la gestion des archives.
• Protocole et vie internationale:
- Organiser et superviser le protocole relatif aux jumelages, parrainages et relations internationales,
- Coordonner les activités protocolaires : Noces d’Or et diamant, Vœux du Maire, cérémonies commémoratives, Banquet des Aînés en lien avec les services sociaux, inaugurations,
- Participer à la planification et au suivi des évènements en collaboration avec les services concernés.
Relations fonctionnelles:
En interne :
Maire, Directeur Général des Services, collaborateur de cabinet, adjoints et conseillers municipaux, les services.
En externe :
Administrés, partenaires institutionnels, organismes officiels et protocolaires.
Conditions de travail :
• Temps complet,
• Travail en bureau,
• Horaires réguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations de service et pour répondre aux urgences
• Présence occasionnelle en dehors des horaires habituels, week-ends et certains jours fériés : protocole
-Assurer le filtrage et l’orientation des rendez-vous pour le Maire, le Directeur Général des Services et les adjoints,
-Prendre les rendez-vous pour le Maire à la demande des administrés et divers interlocuteurs (partenaires, entreprises, institutionnels…), en veillant à un accueil et un suivi de qualité,
-Gérer et mettre à jour les agendas, et organiser les déplacements,
-Identifier et hiérarchiser les dossiers à traiter,
-Rédiger les réponses aux courriers, courriels, émanant des administrés et adressés directement au Maire, en répartissant les éléments politiques vers le Cabinet et les éléments techniques vers les directions,
-Assurer la transversalité des dossiers entre le Maire et le Directeur Général des Services et garantir une circulation fluide de l’information,
-Intervenir rapidement et efficacement dans les situations d’urgence ou imprévues (transmission à la BIP, PM...),
-Superviser les courriers entrants et sortants (fiabilisation du suivi),
-Suivre le planning des congés et des astreintes des élus afin d’assurer la continuité du service.
• Gestion budgétaire et comptable:
-Préparer et suivre le budget du service, établissement des bons de commandes,
-Elaborer et actualiser des tableaux de bord pour le suivi des dépenses et la préparation des décisions budgétaires,
-Fournir des analyses et des synthèses financières pour faciliter la prise de décision,
-Consulter les fournisseurs potentiels et le cas échéant, rédiger les cahiers des charges des appels d’offres en lien avec la cellule marchés publics, analyser les offres et contractualiser (ex : goodies, restauration, protocole…).
• Supervision de l’activité de l’assistante administrative du pôle:
-Garantir le respect des procédures et des délais liés aux Conseils Municipaux et aux commissions,
-Superviser l’enregistrement du courrier entrant et sa diffusion dans les services,
-Veiller à la tenue, à la conformité légale et à l’accessibilité des registres officiels et des archives (suivi des procédures d’archivage et de conservation externalisées),
-S’assurer du lien entre la mairie et le SIVOM Alliance Nord-Ouest pour la gestion des archives.
• Protocole et vie internationale:
- Organiser et superviser le protocole relatif aux jumelages, parrainages et relations internationales,
- Coordonner les activités protocolaires : Noces d’Or et diamant, Vœux du Maire, cérémonies commémoratives, Banquet des Aînés en lien avec les services sociaux, inaugurations,
- Participer à la planification et au suivi des évènements en collaboration avec les services concernés.
Relations fonctionnelles:
En interne :
Maire, Directeur Général des Services, collaborateur de cabinet, adjoints et conseillers municipaux, les services.
En externe :
Administrés, partenaires institutionnels, organismes officiels et protocolaires.
Conditions de travail :
• Temps complet,
• Travail en bureau,
• Horaires réguliers avec une amplitude variable en fonction des obligations de service et pour répondre aux urgences
• Présence occasionnelle en dehors des horaires habituels, week-ends et certains jours fériés : protocole
Profils recherchés
Compétences professionnelles requises:
-Connaissance approfondie des procédures administratives, institutionnelles et du fonctionnement du Conseil Municipal et de ses commissions,
-Maîtrise des protocoles officiels et des relations publiques
-Maitriser l’outil informatique et les logiciels métiers (ex : CIRIL, INCOVAR…)
-Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur et de la priorisation (situations d’urgence, de changements de dernière minute, ou des imprévus logistiques, gestion simultanée de plusieurs dossiers)
-Qualités rédactionnelles
-Mettre en œuvre une veille réglementaire
Savoirs faire:
-Savoir analyser une situation, enregistrer, transmettre et rendre compte
-Force de proposition et d’anticipation, capacités à innover, esprit d'analyse et de synthèse
-Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail
-Capacité à animer une équipe en créant les conditions d’une bonne coopération
-Capacité à gérer les compétences des agents (détection de besoins en formation)
-Capacité à fixer des objectifs individuels et collectifs aux agents
-Capacité à structurer l’activité de façon à répartir la charge de travail
-Capacité à superviser et contrôler l’exécution des tâches
-Capacité à gérer les conflits interpersonnels
-Capacité à accompagner le changement (savoir utiliser les techniques appropriées)
-Capacité à communiquer : informer, écouter, argumenter.
Savoirs être:
-S’adapter et se positionner, travailler seul ou en équipe
-Adopter une posture professionnelle adaptée en cohérence avec les valeurs de la collectivité : bonne présentation, discrétion, courtoisie, loyauté
-Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
-Sens du service public et du secret professionnel, respect des délais et aptitude à travailler en transversalité
-Connaissance approfondie des procédures administratives, institutionnelles et du fonctionnement du Conseil Municipal et de ses commissions,
-Maîtrise des protocoles officiels et des relations publiques
-Maitriser l’outil informatique et les logiciels métiers (ex : CIRIL, INCOVAR…)
-Avoir le sens de l’organisation, de la rigueur et de la priorisation (situations d’urgence, de changements de dernière minute, ou des imprévus logistiques, gestion simultanée de plusieurs dossiers)
-Qualités rédactionnelles
-Mettre en œuvre une veille réglementaire
Savoirs faire:
-Savoir analyser une situation, enregistrer, transmettre et rendre compte
-Force de proposition et d’anticipation, capacités à innover, esprit d'analyse et de synthèse
-Autonomie dans l’activité quotidienne et l’organisation du travail
-Capacité à animer une équipe en créant les conditions d’une bonne coopération
-Capacité à gérer les compétences des agents (détection de besoins en formation)
-Capacité à fixer des objectifs individuels et collectifs aux agents
-Capacité à structurer l’activité de façon à répartir la charge de travail
-Capacité à superviser et contrôler l’exécution des tâches
-Capacité à gérer les conflits interpersonnels
-Capacité à accompagner le changement (savoir utiliser les techniques appropriées)
-Capacité à communiquer : informer, écouter, argumenter.
Savoirs être:
-S’adapter et se positionner, travailler seul ou en équipe
-Adopter une posture professionnelle adaptée en cohérence avec les valeurs de la collectivité : bonne présentation, discrétion, courtoisie, loyauté
-Savoir prendre des initiatives et se fixer des priorités
-Sens du service public et du secret professionnel, respect des délais et aptitude à travailler en transversalité
Contact et modalités de candidature
Contact
0320145100
Informations complémentaires
merci de transmettre CV et lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire
11 place du général de Gaulle à Marquette Lez Lille
11 place du général de Gaulle à Marquette Lez Lille
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.