Assurer une fonction d’assistance administrative transversale aux activités du service:
• Assurer le secrétariat général du service, des réunions, des projets, en rédigeant et diffusant des comptes rendus, des supports de présentation, des notes ou des procédures internes, des courriers.
• Diffuser, actualiser, suivre et classer les outils de communication interne : notes de service, comptes rendus, informations diverses via la télégestion.
• Planifier les rendez-vous, les réunions, gestion d’agenda, réservation de salles ou de matériel, tri, classement, archivage.
• Participer à l’élaboration des statistiques et des rapports d’activités
• Collaborer avec les infirmières du SSIAD à la complétude des logiciels (resid-esms, Sidoba)
• Assurer l’accueil physique et téléphonique du service en l’absence de l’agent d’accueil.

Participer à la gestion des ressources humaines en coordination avec le service du personnel du CCAS
• Transmettre les éléments relatifs aux contrats de travail, paie, déclaration des astreintes, éléments comptables et frais kilométriques des agents SAD MIXTE aux services RH et comptabilité
• Gérer et organiser les informations relatives aux ressources humaines (CDD, stagiaires…) ; prises de RDV, recensement, classement, archivage.
• Préparer les états mensuels de déclaration d’astreintes
• Transmettre les justificatifs d’absences
• Actualiser les données des agents dans le logiciel métier
• Suivre les dossiers du personnel, les contrats de travail en lien avec le Service pour le personnel

Assurer le suivi de la collaboration avec les infirmières libérales
• Déposer les bordereaux de paiement des actes infirmiers en lien avec le service comptabilité.
• Préparer et faire signer les conventions IDE, assurer le suivi et contrôler les feuilles de soins des IDE libérales

Assurer le suivi administratif en lien avec la patientèle
• Collaborer avec les infirmières du SSIAD à la complétude du dossier de l’usager sur le volet administratif
• Traiter et contrôler le paiement des actes infirmiers
• Recueillir les prescriptions médicales
• Gérer les heures d’hospitalisation auprès du département


Participer à la gestion du matériel en coordination avec les autres services du CCAS
• Suivre l’état du stock en matière de fournitures de bureau ou matériel professionnel (gants, équipement de travail…) ou outils de communication (plaquettes, flyers…)
• Anticiper les besoins en matériel et préparer les commandes.
• Etre référent des commandes de fourniture de bureau.

Participer à la gestion des risques, de la qualité et la sécurité du service
• Mettre à jour les informations, organiser la préparation et la diffusion des supports relatifs aux plans d’urgence (plan canicule / grand froid, …) aux bénéficiaires et aux agents du service.
• Préparer et diffuser les outils de communication externe : courriers d’information collective (ex : changements de tarifs…), plaquettes et flyers de communication.
• Participer à la mise en œuvre du plan d’amélioration du service
• Faire remonter toute anomalie, dysfonctionnement, difficulté relative aux services prestés, notamment par la fiche de déclaration des événements indésirables,
• Se coordonner avec ses collègues pour organiser et assurer la continuité du service

Participer à la vie du service et de la collectivité :
• Participer à des réunions, des groupes de travail du service ou de la collectivité.
• Etre force de proposition sur toute mesure propre à améliorer la qualité du service ou optimiser l’organisation du travail.