Assistant GPT Cabinet
Offre n° O059260611001379
Publiée le 11/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Site web de l'employeur
Lieu de travail
18 RUE DE PAS, Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
11/08/2026
Date limite de candidature
11/07/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
L'assistant.e rattaché.e au Cabinet assure la gestion du secrétariat du DDSIS, DDA et Chef d'Etat Major :
Accueil téléphonique et physique
- Gestion des agendas
- Préparation des dossiers
- Enregistrement et ventilation des courriers
- Mise en forme de tout type de documents
- Gestion des parapheurs.
- Le poste requiert une forte disponibilité, une grande réactivité et une capacité d'adaptation permanente a>n de répondre aux impératifs de l'activité du Cabinet, notamment en période de gestion d'événements, de situations sensibles ou d'activités
institutionnelles nécessitant un engagement renforcé.
Accueil téléphonique et physique
- Gestion des agendas
- Préparation des dossiers
- Enregistrement et ventilation des courriers
- Mise en forme de tout type de documents
- Gestion des parapheurs.
- Le poste requiert une forte disponibilité, une grande réactivité et une capacité d'adaptation permanente a>n de répondre aux impératifs de l'activité du Cabinet, notamment en période de gestion d'événements, de situations sensibles ou d'activités
institutionnelles nécessitant un engagement renforcé.
Missions / conditions d'exercice
- Assurer l'accueil physique et téléphonique et par courriel
- Accueillir et orienter les personnes ayant rendez-vous ou réunion avec le DDSIS, le DDA ou le Chef d'Etat-Major (CEM). - Connaitre les outils de visioconférence pour mise en place - Filtrer les appel du DDSIS, duDDA et du CEM. Gérer les courriels du secrétariat du Cabinet.
Gérer la planification collective, les agendas, déplacements réunions
- Assurer la gestion et le suivi des agendas du DDSIS, DDA et CEM.
- Analyser et prioriser les sollicitations de rendez-vous en identifiant les enjeux, le contexte, les interlocuteurs concernés ainsi que les objectifs attendus.
- Adapter les arbitrages d'agendas en tenant compte du contexte social, institutionnel, politique et opérationnel. - Structurer et organiser les rendez-vous récurrents (hebdomadaire et mensuel) selon une logique d'anticipation et de planification semestrielle.
- Organiser les réunions de la Direction Départementale.
- Porter un regard quotidien sur l'organisation des agendas afin de garantir leur soutenabilité, leur réalisme et leur efficacité. Gestion administrative, technique, logistique du domaine concerné :
- Enregistrer et ventiler le courrier arrivé. Enregistrer et archiver le courrier départ.
- Gérer les parapheurs et notes mis en en signature.
- Classer et archiver les dossiers de la direction départementale (papier et numérique).
- Assurer un contrôle de premier niveau sur le contenu, la forme et la présentation des notes, courriers et documents soumis à la signature. Garantir une harmonisation des documents transmis à la Direction et à la Présidence.
- Faciliter la coordination entre la Direction, les groupements et les services du SDIS.
- Etre l'interlocuteur des services pour les questions d'organisation relevant du Cabinet.
- Contribuer à la qualité des relations internes et externes par une organisation rigoureuse et un suivi réactif des
demandes.
- A Maintenir un bureau de Cabinet organisé, fonctionnel et garantissant la confidentialité des
informations traitées. Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits :
- Préparer les dossiers du DDSIS et du DDA.
- Mettre en forme les documents du Cabinet pour mise en
signature.
- Accueillir et orienter les personnes ayant rendez-vous ou réunion avec le DDSIS, le DDA ou le Chef d'Etat-Major (CEM). - Connaitre les outils de visioconférence pour mise en place - Filtrer les appel du DDSIS, duDDA et du CEM. Gérer les courriels du secrétariat du Cabinet.
Gérer la planification collective, les agendas, déplacements réunions
- Assurer la gestion et le suivi des agendas du DDSIS, DDA et CEM.
- Analyser et prioriser les sollicitations de rendez-vous en identifiant les enjeux, le contexte, les interlocuteurs concernés ainsi que les objectifs attendus.
- Adapter les arbitrages d'agendas en tenant compte du contexte social, institutionnel, politique et opérationnel. - Structurer et organiser les rendez-vous récurrents (hebdomadaire et mensuel) selon une logique d'anticipation et de planification semestrielle.
- Organiser les réunions de la Direction Départementale.
- Porter un regard quotidien sur l'organisation des agendas afin de garantir leur soutenabilité, leur réalisme et leur efficacité. Gestion administrative, technique, logistique du domaine concerné :
- Enregistrer et ventiler le courrier arrivé. Enregistrer et archiver le courrier départ.
- Gérer les parapheurs et notes mis en en signature.
- Classer et archiver les dossiers de la direction départementale (papier et numérique).
- Assurer un contrôle de premier niveau sur le contenu, la forme et la présentation des notes, courriers et documents soumis à la signature. Garantir une harmonisation des documents transmis à la Direction et à la Présidence.
- Faciliter la coordination entre la Direction, les groupements et les services du SDIS.
- Etre l'interlocuteur des services pour les questions d'organisation relevant du Cabinet.
- Contribuer à la qualité des relations internes et externes par une organisation rigoureuse et un suivi réactif des
demandes.
- A Maintenir un bureau de Cabinet organisé, fonctionnel et garantissant la confidentialité des
informations traitées. Assurer le classement, l'archivage et la traçabilité des documents.
Mettre en forme et valoriser des supports écrits :
- Préparer les dossiers du DDSIS et du DDA.
- Mettre en forme les documents du Cabinet pour mise en
signature.
Profils recherchés
Savoir-faire / habileté :
SF-Organiser l'arrivée et le départ des parapheurs et du courrier (enregistrement et suivi)
SF-Organiser le suivi du courrier (enregistrement, distribution,...)
SF-Organiser les déplacements du cadre ou du service
SF-Organiser méthodiquement son travail en fonction du planning et des consignes orales ou écrites
SF-Prendre des rendez-vous et gérer l'agenda du cadre ou du service
Savoir-être / attitudes :
SE-Capacité d'adaptation
SE-Gérer la pression et le stress
SE-Réserve et discrétion
SE-Réactivité
SE-Rigueur et organisation
Connaissances :
CO-Organisation et fonctionnement du SDIS
CO-Règles de mise en page/forme
CO-Standard téléphonique
CO-Techniques de classement informatique et papier (en fonction du service ou de la direction)
SF-Organiser l'arrivée et le départ des parapheurs et du courrier (enregistrement et suivi)
SF-Organiser le suivi du courrier (enregistrement, distribution,...)
SF-Organiser les déplacements du cadre ou du service
SF-Organiser méthodiquement son travail en fonction du planning et des consignes orales ou écrites
SF-Prendre des rendez-vous et gérer l'agenda du cadre ou du service
Savoir-être / attitudes :
SE-Capacité d'adaptation
SE-Gérer la pression et le stress
SE-Réserve et discrétion
SE-Réactivité
SE-Rigueur et organisation
Connaissances :
CO-Organisation et fonctionnement du SDIS
CO-Règles de mise en page/forme
CO-Standard téléphonique
CO-Techniques de classement informatique et papier (en fonction du service ou de la direction)
Contact et modalités de candidature
Contact
0328822859
Informations complémentaires
Adresser votre candidature UNIQUEMENT par mail en précisant l'intitulé du poste en objet "Assistant(e) - GPT Cabinet" et votre GRADE ACTUEL à l'adresse suivante : recrutement@sdis59.fr
Adresse de l'employeur
SDIS du Nord
>18 RUE DE PAS
59800 LILLE
>18 RUE DE PAS
59800 LILLE
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.