Gestionnaire Administratif Secrétariat
Offre n° O059260611001842
Publiée le 11/06/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Rue du Magasin Général, Dunkerque (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
30/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction des Bâtiments mutualisée et rattaché à l’Unité de Coordination des ressources, vous occupez une place centrale. Bien plus qu’un rôle d'exécution, vous êtes garant de la fluidité, de la conformité et de la modernisation de nos circuits administratifs. Ce poste offre une vision globale des activités de la Direction et de fortes interactions avec de multiples services de la collectivité.
Missions / conditions d'exercice
Vos principales missions :
Pilotage des circuits administratifs et sécurisation des flux
Gérer et optimiser le traitement du courrier (entrant/sortant) via l'outil Elise, en priorisant les flux dématérialisés.
Assurer le suivi rigoureux des parapheurs (DGA, élus) et veiller à la conformité des documents réglementaires transmis (EXE, CERFA, autorisations d’urbanisme, etc.).
Garantir la réactivité des échanges en assurant le suivi des instances et les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés.
Modernisation des outils collaboratifs et transition numérique
Structurer et animer nos espaces partagés (SharePoint, Teams) : gestion des droits, règles de nommage, actualisation des données.
Créer et alimenter des outils collaboratifs (bibliothèques documentaires, modèles types, photothèques) pour faciliter le travail de toutes les équipes de la direction.
Accompagner la dématérialisation des procédures (par ex. : autorisations d’urbanisme).
Valorisation des écrits et ingénierie documentaire
Rédiger, mettre en forme et optimiser la qualité des documents de la Direction (notes, comptes rendus, présentations, publipostages).
Assurer une relecture attentive pour sécuriser le formalisme et la qualité des écrits sortants et la veille sur les délégations de signature.
Incarner le rôle de référent(e) archivage (physique et numérique) en étroite collaboration avec le Service Archives.
Collecter les données, alimenter et actualiser les tableaux de bord d'indicateurs de gestion administrative de la Direction
Appui aux projets transversaux et continuité de service
Soutenir le Responsable de l’Unité Coordination dans le suivi des projets de la Direction et l'organisation de réunions complexes.
Contribuer à la communication interne en intégrant le réseau des agents relais et en participant à la relecture des supports (bilans, présentations).
Prendre part au suivi de dossiers logistiques transversaux (pool véhicules, F3SCT, etc.).
Participer à la continuité du service au sein de l’Unité de Coordination (accueil, gestion des absences, suivi des consultations 3 devis).
Pilotage des circuits administratifs et sécurisation des flux
Gérer et optimiser le traitement du courrier (entrant/sortant) via l'outil Elise, en priorisant les flux dématérialisés.
Assurer le suivi rigoureux des parapheurs (DGA, élus) et veiller à la conformité des documents réglementaires transmis (EXE, CERFA, autorisations d’urbanisme, etc.).
Garantir la réactivité des échanges en assurant le suivi des instances et les relances nécessaires auprès des interlocuteurs concernés.
Modernisation des outils collaboratifs et transition numérique
Structurer et animer nos espaces partagés (SharePoint, Teams) : gestion des droits, règles de nommage, actualisation des données.
Créer et alimenter des outils collaboratifs (bibliothèques documentaires, modèles types, photothèques) pour faciliter le travail de toutes les équipes de la direction.
Accompagner la dématérialisation des procédures (par ex. : autorisations d’urbanisme).
Valorisation des écrits et ingénierie documentaire
Rédiger, mettre en forme et optimiser la qualité des documents de la Direction (notes, comptes rendus, présentations, publipostages).
Assurer une relecture attentive pour sécuriser le formalisme et la qualité des écrits sortants et la veille sur les délégations de signature.
Incarner le rôle de référent(e) archivage (physique et numérique) en étroite collaboration avec le Service Archives.
Collecter les données, alimenter et actualiser les tableaux de bord d'indicateurs de gestion administrative de la Direction
Appui aux projets transversaux et continuité de service
Soutenir le Responsable de l’Unité Coordination dans le suivi des projets de la Direction et l'organisation de réunions complexes.
Contribuer à la communication interne en intégrant le réseau des agents relais et en participant à la relecture des supports (bilans, présentations).
Prendre part au suivi de dossiers logistiques transversaux (pool véhicules, F3SCT, etc.).
Participer à la continuité du service au sein de l’Unité de Coordination (accueil, gestion des absences, suivi des consultations 3 devis).
Profils recherchés
- Vous disposez d'une expérience confirmée dans les fonctions administratives
- Vous maîtrisez l'environnement Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes particulièrement à l'aise avec les outils collaboratifs (SharePoint, Teams).
- Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre discrétion professionnelle sont reconnus par vos pairs.
- Vous possédez de solides qualités rédactionnelles et le sens du détail (formalisme, orthographe).
- Vous appréciez le travail en transversalité et vous savez faire preuve de pédagogie pour accompagner le changement et les nouvelles pratiques numériques.
- Vous maîtrisez l'environnement Office 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et vous êtes particulièrement à l'aise avec les outils collaboratifs (SharePoint, Teams).
- Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre discrétion professionnelle sont reconnus par vos pairs.
- Vous possédez de solides qualités rédactionnelles et le sens du détail (formalisme, orthographe).
- Vous appréciez le travail en transversalité et vous savez faire preuve de pédagogie pour accompagner le changement et les nouvelles pratiques numériques.
Contact et modalités de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.