ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE Et FACTURATION
Offre n° O059260730001424
Publiée le 30/07/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
Hôtel du département - 51 rue gustave delory, Lille (Nord (59))
Poste à pourvoir le
05/09/2026
Date limite de candidature
29/08/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - création d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste créé suite à un nouveau besoin
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Le laboratoire est un service du département du Nord intervenant dans deux secteurs d’activités :
- La santé animale : analyses sérologiques, bactériologiques, parasitologiques ….
- L’hygiène alimentaire : analyses chimiques et microbiologiques.
Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité Territoriale et sous l’autorité du responsable de l’équipe administrative, vous participez à la gestion administrative, la facturation, l’accueil téléphonique et physique des usagers du Laboratoire, clients, fournisseurs. Vous êtes le responsable de la régie de recette.
- La santé animale : analyses sérologiques, bactériologiques, parasitologiques ….
- L’hygiène alimentaire : analyses chimiques et microbiologiques.
Au sein de la Direction Générale Adjointe Solidarité Territoriale et sous l’autorité du responsable de l’équipe administrative, vous participez à la gestion administrative, la facturation, l’accueil téléphonique et physique des usagers du Laboratoire, clients, fournisseurs. Vous êtes le responsable de la régie de recette.
Missions / conditions d'exercice
Savoir faire
Accueil physique et téléphonique
• Recevoir et orienter les demandes des clients du laboratoire
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d’urgence ou priorité
Gestion des prélèvements
• Réceptionner des colis et des prélèvements
• Recueillir et enregistrer les échantillons
• Préparer des prélèvements avant leur acheminement dans les locaux techniques
Instruction des dossiers administratifs et comptables
• Gérer les éditions, préparations des bulletins pour signature, les transmissions aux tiers destinataires ;
• Transmettre les échantillons vers les laboratoires tiers
• Assurer la gestion et la facturation des analyses ;
• Exécuter les tâches comptables dans le respect des obligations de la fonction publique : engagements, liquidations.
Planification et suivi
• Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions
Instruction des dossiers et application de procédures
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des notes synthétiques
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Gérer l’archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction
Savoirs
• Logiciels de bureautique
• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Procédures administratives
Accueil physique et téléphonique
• Recevoir et orienter les demandes des clients du laboratoire
• Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
• Hiérarchiser des demandes ou informations selon les caractères d’urgence ou priorité
Gestion des prélèvements
• Réceptionner des colis et des prélèvements
• Recueillir et enregistrer les échantillons
• Préparer des prélèvements avant leur acheminement dans les locaux techniques
Instruction des dossiers administratifs et comptables
• Gérer les éditions, préparations des bulletins pour signature, les transmissions aux tiers destinataires ;
• Transmettre les échantillons vers les laboratoires tiers
• Assurer la gestion et la facturation des analyses ;
• Exécuter les tâches comptables dans le respect des obligations de la fonction publique : engagements, liquidations.
Planification et suivi
• Gérer les agendas de l’équipe, prendre et organiser les rendez-vous
• Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
• Assurer l’organisation logistique des réunions et des missions
Instruction des dossiers et application de procédures
• Appliquer des procédures administratives
• Renseigner des documents de suivi
• Vérifier la conformité des pièces et des dossiers
Traitement des dossiers et saisie de documents
• Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
• Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
• Saisir des documents de formes et de contenus divers
• Utiliser l’outil informatique et les logiciels de gestion
• Rédiger des notes synthétiques
Gestion de l’information, classement et archivage de documents
• Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
• Rechercher et diffuser des informations
• Préparer les dossiers pour les instances
• Gérer l’archivage physique et électronique des missions et documentations de la direction
Savoirs
• Logiciels de bureautique
• Notion d’organisation et de gestion du temps de travail
• Procédures du service
• Logiciels de bureautique
• Procédures administratives
Profils recherchés
Savoir faire
Compte-rendu d’activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
• Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
• Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
• Organiser le travail en transversalité (interservices)
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail (HSST)
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Savoirs
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Règles et consignes de sécurité
• Principes de la communication écrite et orale
Savoir - être
- Faire preuve de réserve et de discrétion
- Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer
- Savoir faire preuve de réactivité
- Etre rigoureux
- Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
- Savoir organiser son travail
- Accepter les contraintes liées à la nécessité de continuité de service public
Compte-rendu d’activité
• Organiser ses tâches en fonction du plan de charge
• Participer au travail de l’équipe et aux réunions
• Rendre compte du travail effectué et des conditions d’intervention
• Faire preuve de discrétion professionnelle à l'égard des informations recueillies
• Collaborer au travail d'équipe dans le cadre du projet de la structure
• Organiser le travail en transversalité (interservices)
Application des règles d’hygiène, de santé et de sécurité au travail (HSST)
• Prendre connaissance et appliquer les consignes HSST
Savoirs
• Principes de fonctionnement des administrations et établissements publics
• Organigramme de la collectivité
• Technique et outils de gestion de l’activité (gestion du temps, tableaux de bord, etc.)
• Règles et consignes de sécurité
• Principes de la communication écrite et orale
Savoir - être
- Faire preuve de réserve et de discrétion
- Faire preuve d’esprit d’équipe, de capacité à coopérer
- Savoir faire preuve de réactivité
- Etre rigoureux
- Savoir gérer son temps et organiser ses priorités
- Savoir organiser son travail
- Accepter les contraintes liées à la nécessité de continuité de service public
Contact et modalités de candidature
Contact
0359735959
Informations complémentaires
CV
Lien de candidature
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.