Assistant administratif, d’accueil et de gestion de la vie de l’Ecole de Musique Municipale (h/f)
Offre n° O059260803000047
Publiée le 03/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de HALLUIN recrute
Lieu de travail
- 24 rue Marthe Nollet, Halluin (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
02/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une fin de contrat sur emploi permanent
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-8 disposition 5 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste car il s'agit d'un poste avec un temps non complet et quotité de temps de travail inférieure à 50%. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.
Temps de travail
Temps non complet,
15h00 hebdomadaire
Descriptif de l'emploi
Définition : Assurer l’accueil des élèves, des parents, le suivi administratif courant de la vie de l’école, la circulation des informations entre les familles, les enseignants et la direction, ainsi que le maintien quotidien de la propreté et du bon fonctionnement des locaux.
Temps de travail : 15 heures hebdomadaires annualisées.
Organisation du temps de travail :
Le poste est exercé à temps partiel selon une durée moyenne de 15 heures hebdomadaires, possiblement organisée dans le cadre d’une annualisation du temps de travail afin de tenir compte du rythme d’activité de l’école.
La durée annuelle de travail est fixée à 780 heures, correspondant à un contrat de 15h hebdomadaires.
Les horaires de travail sont établis par la direction de l’école, en fonction des nécessités de fonctionnement de l’école et des heures d’ouverture au public.
Positionnement : Sous l’autorité de la direction de l’école et de la direction de l’action culturelle de la ville.
Cadre statutaire :
Cadre d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Contraintes ou spécificités liées aux conditions d’exercice des fonctions :
Spécificité des horaires : horaires variables, possibilité de travail le soir et certains weekends
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relative autonomie dans l’organisation du travail
Champ des relations internes et externes (liaisons hiérarchiques et fonctionnelles internes + partenaires extérieurs) :
Contacts directs et échanges permanents avec la direction, la coordination pédagogique, les élèves et les élus
Relations quotidiennes avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations avec la population
Connaitre et respecter le cadre légal
Moyens mis à disposition :
Nouvelles technologies de l’information et de la communication
Moyens bureautiques : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc….
Temps de travail : 15 heures hebdomadaires annualisées.
Organisation du temps de travail :
Le poste est exercé à temps partiel selon une durée moyenne de 15 heures hebdomadaires, possiblement organisée dans le cadre d’une annualisation du temps de travail afin de tenir compte du rythme d’activité de l’école.
La durée annuelle de travail est fixée à 780 heures, correspondant à un contrat de 15h hebdomadaires.
Les horaires de travail sont établis par la direction de l’école, en fonction des nécessités de fonctionnement de l’école et des heures d’ouverture au public.
Positionnement : Sous l’autorité de la direction de l’école et de la direction de l’action culturelle de la ville.
Cadre statutaire :
Cadre d’emplois : Adjoints administratifs territoriaux (catégorie C, filière Administrative)
Contraintes ou spécificités liées aux conditions d’exercice des fonctions :
Spécificité des horaires : horaires variables, possibilité de travail le soir et certains weekends
Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
Relative autonomie dans l’organisation du travail
Champ des relations internes et externes (liaisons hiérarchiques et fonctionnelles internes + partenaires extérieurs) :
Contacts directs et échanges permanents avec la direction, la coordination pédagogique, les élèves et les élus
Relations quotidiennes avec les services
Contacts avec les autres collectivités et instances extérieures
Relations avec la population
Connaitre et respecter le cadre légal
Moyens mis à disposition :
Nouvelles technologies de l’information et de la communication
Moyens bureautiques : téléphone, photocopieur, matériel de bureautique etc….
Missions / conditions d'exercice
Activités principales :
• Accueil et information du public :
o Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
o Renseigner les familles, élèves et futurs élèves sur l’organisation de l’école.
o Répondre aux demandes courantes, savoir orienter vers l’interlocuteur compétent
o Assurer une présence attentive et professionnelle.
o Transmettre les informations de manière fiables, précises et concises.
• Gestion administrative de l’école :
o Gestion et suivi des inscriptions et réinscriptions
o Mise à jour des dossiers administratifs des élèves.
o Suivi des listes d’élèves et mise à jour du tableau d’inscription.
o Suivi des locations d’instruments, des devis
o Préparation et diffusion des documents administratifs relatifs au fonctionnement de l’école.
o Traitement et transmission des informations.
• Communication avec les familles :
o Assurer le lien administratif entre les familles, les enseignants et la direction.
o Rédiger et envoyer les communications courantes :
- Informations de rentrée
- Absence de professeurs
- Convocations
- Dates d’examen
- Organisation des jurys
- Ateliers, projets pédagogiques, manifestations, auditions.
- Relance aux familles si nécessaire.
• Suivi de l’assiduité des élèves
o Contrôler la bonne tenue des cahiers d’appel
o Assurer le suivi administratif des absences, contacter les familles en cas d’absence non signalée ou selon les consignes de la direction, régulièrement.
o Signaler toute situation particulière nécessitant un suivi.
• Organisation administrative courante :
o Gestion des mails
o Réception et transmission des appels téléphoniques
o Mise à jour des documents de fonctionnement
o Participation à l’organisation logistique des évènements de l’école.
• Entretien courant et tenue des locaux :
o Veillez quotidiennement à la propreté des locaux et à la bonne présentation de l’espace d’accueil.
o Assurer l’entretien des locaux selon le planning établit.
o Nettoyage et désinfection régulière des sanitaires.
o Vérification des consommables (savon, papier, essuie-mains).
o Signalement de toute anomalie ou besoin d’intervention technique.
• Missions exclues du poste :
o Comptabilité générale, tenue comptable, facturation. Ces missions sont assurées par un service dédié.
• Accueil et information du public :
o Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers.
o Renseigner les familles, élèves et futurs élèves sur l’organisation de l’école.
o Répondre aux demandes courantes, savoir orienter vers l’interlocuteur compétent
o Assurer une présence attentive et professionnelle.
o Transmettre les informations de manière fiables, précises et concises.
• Gestion administrative de l’école :
o Gestion et suivi des inscriptions et réinscriptions
o Mise à jour des dossiers administratifs des élèves.
o Suivi des listes d’élèves et mise à jour du tableau d’inscription.
o Suivi des locations d’instruments, des devis
o Préparation et diffusion des documents administratifs relatifs au fonctionnement de l’école.
o Traitement et transmission des informations.
• Communication avec les familles :
o Assurer le lien administratif entre les familles, les enseignants et la direction.
o Rédiger et envoyer les communications courantes :
- Informations de rentrée
- Absence de professeurs
- Convocations
- Dates d’examen
- Organisation des jurys
- Ateliers, projets pédagogiques, manifestations, auditions.
- Relance aux familles si nécessaire.
• Suivi de l’assiduité des élèves
o Contrôler la bonne tenue des cahiers d’appel
o Assurer le suivi administratif des absences, contacter les familles en cas d’absence non signalée ou selon les consignes de la direction, régulièrement.
o Signaler toute situation particulière nécessitant un suivi.
• Organisation administrative courante :
o Gestion des mails
o Réception et transmission des appels téléphoniques
o Mise à jour des documents de fonctionnement
o Participation à l’organisation logistique des évènements de l’école.
• Entretien courant et tenue des locaux :
o Veillez quotidiennement à la propreté des locaux et à la bonne présentation de l’espace d’accueil.
o Assurer l’entretien des locaux selon le planning établit.
o Nettoyage et désinfection régulière des sanitaires.
o Vérification des consommables (savon, papier, essuie-mains).
o Signalement de toute anomalie ou besoin d’intervention technique.
• Missions exclues du poste :
o Comptabilité générale, tenue comptable, facturation. Ces missions sont assurées par un service dédié.
Profils recherchés
Compétences :
Savoirs:
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (prise de note etc…)
Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels du compte-rendu
Connaissance des compétences des communes, départementales, région, états
Savoir-faire:
Organisation du calendrier de l’école
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Réalisation et mise en forme de documents administratifs
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l’archivage des dossiers du poste concerné
Suivi des projets et activités de l’équipement
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction culturelle et la coordination pédagogique
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs généraux
Organisation des collectivités ou des établissements publics
Les « savoir-être »:
Ecoute du public
Ecoute de l’équipe pédagogique
Capacité à échanger avec les directions
Capacité à s’intégrer à l’équipe
Dynamisme, réactivité
Etablir une relation de confiance
Savoirs:
Notions d’organisation et de gestion du temps de travail
Fonctionnement des services de la collectivité
Règles de l’expression orale et écrite de qualité
Techniques de secrétariat (prise de note etc…)
Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire
Fonctionnement de l’internet et de l’intranet
Tableaux de bord et outils de planification et suivi
Annuaire de la collectivité et des partenaires
Principes rédactionnels du compte-rendu
Connaissance des compétences des communes, départementales, région, états
Savoir-faire:
Organisation du calendrier de l’école
Organiser l’agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Rappeler des informations importantes et transmettre des messages
Réalisation et mise en forme de documents administratifs
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
Organiser le classement et l’archivage des dossiers du poste concerné
Suivi des projets et activités de l’équipement
Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Accueil téléphonique et physique
Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l’interlocuteur compétent
Recevoir et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques
Organisation et planification des réunions
Rédiger les ordres du jour en concertation avec la direction culturelle et la coordination pédagogique
Respecter les délais de transmission de documents avant les réunions
Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
Savoirs généraux
Organisation des collectivités ou des établissements publics
Les « savoir-être »:
Ecoute du public
Ecoute de l’équipe pédagogique
Capacité à échanger avec les directions
Capacité à s’intégrer à l’équipe
Dynamisme, réactivité
Etablir une relation de confiance
Contact et modalités de candidature
Contact
0320288350
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire, à l'adresse suivante : rh@mairie-halluin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.