responsable administration générale
Offre n° O059260827000079
Publiée le 27/08/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
La ville de HALLUIN recrute
Lieu de travail
- 24 rue Marthe Nollet, Halluin (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/10/2026
Date limite de candidature
26/09/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une promotion interne au sein de la collectivité
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Rédacteur
Métier(s)
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Management
Oui
Descriptif de l'emploi
Responsable de l'Administration Générale
Missions / conditions d'exercice
MISSIONS :
- Piloter, encadrer et coordonner l’ensemble des activités de :
o L’accueil,
o L’administration Générale,
o L’Etat-Civil
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Administratif
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Rédaction des arrêtés de délégation des élus et des personnels ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;
- Accueil (en appui)
o Accueillir les administrés, recueillir leurs attentes, leurs demandes et les orienter ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services ;
o Remise de documents, explication de ceux-ci ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;
- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
o Formulaire E401 ;
o Gestion du Cimetière ;
o Organisation des élections ;
- Management
o Organisation et suivi de l’activité d’accueil ;
o Gestion des plannings, absences, congés ;
o Suivi et assistance de l’activité de l’accueil et de l’Etat-Civil ;
o Réorganisation des services en tenant compte des attentes de l’autorité territoriale et des obligations du Service Public ;
o Mise en place de la gestion intégrée ;
- Piloter, encadrer et coordonner l’ensemble des activités de :
o L’accueil,
o L’administration Générale,
o L’Etat-Civil
ACTIVITES PRINCIPALES :
- Administratif
o Gestion administrative et règlementaire des Conseils Municipaux : Préparation de l‘ordre du jour, réception, mise en page et correction des projets, organisation des réunions de préparation (A.G et Commissions), convocations, présence au CM, Compte rendus, procès-verbaux, télétransmission ;
o Gestion du courrier entrant et sortant de la collectivité : enregistrement, ventilation ;
o Petite comptabilité ;
o Tenue des registres d’actes administratifs (Délibérations, Arrêtés, Décisions) ;
o Rédaction des arrêtés de délégation des élus et des personnels ;
o Télétransmission au contrôle de légalité des actes de la collectivité ;
- Accueil (en appui)
o Accueillir les administrés, recueillir leurs attentes, leurs demandes et les orienter ;
o Réceptionner les appels téléphoniques et orienter vers les services ;
o Remise de documents, explication de ceux-ci ;
o Gérer l’agenda du conciliateur ;
o Réception des parapheurs et courriers des services ;
o Gérer les objets trouvés (tenue d’un registre) ;
o Affichage (évènementiel mairie/associations) ;
o Mise à disposition de documents consultables par le public ;
- Etat-Civil (en appui)
o Prise de rendez-vous pour CNI/Passeports ;
o Permanence au DR ;
o Délivrance d’actes ;
o Légalisation de signature ;
o Formulaire E401 ;
o Gestion du Cimetière ;
o Organisation des élections ;
- Management
o Organisation et suivi de l’activité d’accueil ;
o Gestion des plannings, absences, congés ;
o Suivi et assistance de l’activité de l’accueil et de l’Etat-Civil ;
o Réorganisation des services en tenant compte des attentes de l’autorité territoriale et des obligations du Service Public ;
o Mise en place de la gestion intégrée ;
Profils recherchés
- Savoir
o Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
o Maîtrise de l’outil informatique (Word Excel, logiciels métiers) ;
o Veille réglementaire en matière d’Etat-Civil, d’Elections et de Cimetière ;
o Connaissance du cadre règlementaire des actes administratifs (C.G.C.T) et de la législation ;
o Evaluer les besoins et être force de propositions et/ou de solutions ;
o Connaissance en petite comptabilité ;
o Bonne connaissance du français et de l’orthographe ;
- Savoir faire
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
o Orienter correctement le public vers les différents services ;
o Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels ;
o Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence ;
o Veiller à la mise à jour des procédures et process ;
o Organisation et planification des ressources selon les flux ;
o Accompagnement professionnel des agent(e)s : information, conseils personnalisés, identification des besoins de formation nécessaires ;
o Relations avec les différentes instances et partenaires institutionnels (Tribunal judiciaire, Préfecture etc…) ;
o Qualité rédactionnelle ;
o Etablir un planning ;
o Accompagner et valoriser les agent(e)s ;
- Savoir être
o Sens du Service Public ;
o Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
o Esprit d’équipe ;
o Diplomatie, pédagogie et bienveillance active ;
o Patience, calme et maitrise de soi ;
o Capacité à déléguer ;
o Discrétion et confidentialité ;
o Organisation, méthode et rigueur ;
o Réactivité, sérieux et efficacité ;
o Autonomie et polyvalence ;
o Bonne présentation ;
o Esprit d’initiative ;
O Exemplarité ;
o Connaissance de l’organigramme de la collectivité et des missions des différents services ;
o Maîtrise de l’outil informatique (Word Excel, logiciels métiers) ;
o Veille réglementaire en matière d’Etat-Civil, d’Elections et de Cimetière ;
o Connaissance du cadre règlementaire des actes administratifs (C.G.C.T) et de la législation ;
o Evaluer les besoins et être force de propositions et/ou de solutions ;
o Connaissance en petite comptabilité ;
o Bonne connaissance du français et de l’orthographe ;
- Savoir faire
o Assurer un accueil de qualité valorisant l’image de la ville ;
o Orienter correctement le public vers les différents services ;
o Prise en charge des accueils difficiles et conflictuels ;
o Identifier et gérer les demandes et leur degré d’urgence ;
o Veiller à la mise à jour des procédures et process ;
o Organisation et planification des ressources selon les flux ;
o Accompagnement professionnel des agent(e)s : information, conseils personnalisés, identification des besoins de formation nécessaires ;
o Relations avec les différentes instances et partenaires institutionnels (Tribunal judiciaire, Préfecture etc…) ;
o Qualité rédactionnelle ;
o Etablir un planning ;
o Accompagner et valoriser les agent(e)s ;
- Savoir être
o Sens du Service Public ;
o Sens du contact, amabilité, qualité d’écoute et de dialogue ;
o Esprit d’équipe ;
o Diplomatie, pédagogie et bienveillance active ;
o Patience, calme et maitrise de soi ;
o Capacité à déléguer ;
o Discrétion et confidentialité ;
o Organisation, méthode et rigueur ;
o Réactivité, sérieux et efficacité ;
o Autonomie et polyvalence ;
o Bonne présentation ;
o Esprit d’initiative ;
O Exemplarité ;
Contact et modalités de candidature
Contact
0320288350
Informations complémentaires
Merci de transmettre votre CV et votre lettre de motivation à l'attention de Monsieur le Maire, à l'adresse suivante : rh@mairie-halluin.fr
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.