Assistant(e) administratif(ve) de la direction des projets et du cimetière
Offre n° O059260908000899
Publiée le 10/09/2026
Synthèse de l'offre
Employeur
Lieu de travail
- 2 place du Général de Gaulle, Wambrechies (Nord (59))
Poste à pourvoir le
01/12/2026
Date limite de candidature
10/10/2026
Type d'emploi
Emploi permanent - vacance d'emploi
Motif de vacance du poste
Poste vacant suite à une cessation de fonction de l'agent précédemment sur le poste
Localisation du lieu de travail
Détails de l'offre
Famille de métiers
Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative >
Affaires administratives
Grade(s) recherché(s)
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Ouvert aux contractuels
Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires
(Art. L332-14 du code général de la fonction publique)
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Un contractuel peut être recruté sur ce poste dans l'attente de recrutement d'un fonctionnaire. Le contrat proposé ne peut excéder un an, renouvelable dans la limite d'une durée totale de 2 ans.
Temps de travail
Temps complet
Descriptif de l'emploi
Au sein de la Direction Projets du Pôle Aménagement et Cadre de Vie, l’agent assure un appui administratif et organisationnel au fonctionnement de la Direction.
Il assure également la gestion administrative du cimetière communal, en lien avec les agents intervenants sur les sites, les services municipaux concernés, les familles et les opérateurs funéraires.
L’agent réalise des missions polyvalentes d’assistance administrative, de secrétariat, de suivi administratif des activités de la Direction Projets ainsi qu’une mission identifiée de gestion administrative du cimetière.
Il assure également la gestion administrative du cimetière communal, en lien avec les agents intervenants sur les sites, les services municipaux concernés, les familles et les opérateurs funéraires.
L’agent réalise des missions polyvalentes d’assistance administrative, de secrétariat, de suivi administratif des activités de la Direction Projets ainsi qu’une mission identifiée de gestion administrative du cimetière.
Missions / conditions d'exercice
Missions principales du poste :
Assistance administrative de la Direction Projets
• Fonctions de secrétariat et d’assistance administrative pour la Direction
• Accueil physique et téléphonique relatifs aux projets de bâtiments, éclairage public, orientation/renseignements des appels pour les projets en cours
• Transmission des informations à la directrice, prises de rendez-vous, relances
• Rédaction de courriers, mails, prise de notes pour compte-rendu de réunions
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers
Suivi administratif et financier des activités de la Direction
• Etablissements des bons de commande et suivi de facturation pour l’ensemble des affaires traitées
• Suivi particulier des signalements et interventions en éclairage public sur plateforme dédiée
• Suivi et relevé technique des dysfonctionnements auprès des différents prestaires de la commune sur plateforme dédiée (société exploitation/maintenance chauffage, compagnie des eaux, fournisseur d’électricité…)
• Transmissions des signalements de dysfonctionnements à la hiérarchie, au responsable des services techniques, entreprises prestataires, agents de la Direction projets, aux autres directions, collectivités territoriales et concessionnaires (ENEDIS, GRDF, MEL, télécom,…)
Gestion administrative du cimetière
• Accueil physique et téléphonique relatifs à la gestion du cimetière
• Information et accompagnement des usagers
• Utilisation du logiciel de gestion du cimetière et mise à jour des dossiers administratifs
• Établissement et suivi des documents spécifiques : actes légaux, demandes d’autorisation de travaux, reprises de concessions, suivi facturation…
• Communication et échange avec les agents du cimetière, les pompes funèbres, les différents services de la commune notamment l’état civil et le guichet unique pour le suivi et l’exécution des dossiers
• Veille et mise à jour perpétuelle des documents cimetière, tableau de suivi de concessions échues, veille règlementaire
• Visites sur site occasionnelles
Participation au suivi administratif de la sécurité des bâtiments
• Participation à la préparation et au suivi des commissions de sécurité pour les ERP du patrimoine communal
• Transmission des documents aux directions concernées
• Veille de la tenue à jour des registres de sécurité intervenants extérieurs ou en régie
• Contrôle de l’exécution des signalements
Activités occasionnelles :
• Participation au montage et transmission de dossiers simples de subventions
• Constitution et suivis de dossiers d’assurance relatifs aux bâtiments en liaison avec la Direction des Affaires Générales
• Communication à la société de maintenance et exploitation de chauffage des plannings de chauffe pour les évènements ponctuels et récurrents
Activités hors Mairie :
• Rdv de commissions de sécurité sur site
• Visite sur site : cimetière
• Rdv d’accompagnement d’entreprises sur différents sites de la ville (occasionnel)
Assistance administrative de la Direction Projets
• Fonctions de secrétariat et d’assistance administrative pour la Direction
• Accueil physique et téléphonique relatifs aux projets de bâtiments, éclairage public, orientation/renseignements des appels pour les projets en cours
• Transmission des informations à la directrice, prises de rendez-vous, relances
• Rédaction de courriers, mails, prise de notes pour compte-rendu de réunions
• Classement, archivage et mise à jour des dossiers
Suivi administratif et financier des activités de la Direction
• Etablissements des bons de commande et suivi de facturation pour l’ensemble des affaires traitées
• Suivi particulier des signalements et interventions en éclairage public sur plateforme dédiée
• Suivi et relevé technique des dysfonctionnements auprès des différents prestaires de la commune sur plateforme dédiée (société exploitation/maintenance chauffage, compagnie des eaux, fournisseur d’électricité…)
• Transmissions des signalements de dysfonctionnements à la hiérarchie, au responsable des services techniques, entreprises prestataires, agents de la Direction projets, aux autres directions, collectivités territoriales et concessionnaires (ENEDIS, GRDF, MEL, télécom,…)
Gestion administrative du cimetière
• Accueil physique et téléphonique relatifs à la gestion du cimetière
• Information et accompagnement des usagers
• Utilisation du logiciel de gestion du cimetière et mise à jour des dossiers administratifs
• Établissement et suivi des documents spécifiques : actes légaux, demandes d’autorisation de travaux, reprises de concessions, suivi facturation…
• Communication et échange avec les agents du cimetière, les pompes funèbres, les différents services de la commune notamment l’état civil et le guichet unique pour le suivi et l’exécution des dossiers
• Veille et mise à jour perpétuelle des documents cimetière, tableau de suivi de concessions échues, veille règlementaire
• Visites sur site occasionnelles
Participation au suivi administratif de la sécurité des bâtiments
• Participation à la préparation et au suivi des commissions de sécurité pour les ERP du patrimoine communal
• Transmission des documents aux directions concernées
• Veille de la tenue à jour des registres de sécurité intervenants extérieurs ou en régie
• Contrôle de l’exécution des signalements
Activités occasionnelles :
• Participation au montage et transmission de dossiers simples de subventions
• Constitution et suivis de dossiers d’assurance relatifs aux bâtiments en liaison avec la Direction des Affaires Générales
• Communication à la société de maintenance et exploitation de chauffage des plannings de chauffe pour les évènements ponctuels et récurrents
Activités hors Mairie :
• Rdv de commissions de sécurité sur site
• Visite sur site : cimetière
• Rdv d’accompagnement d’entreprises sur différents sites de la ville (occasionnel)
Profils recherchés
Savoirs, savoir-faire et savoir-être fondamentaux :
• Formation et qualifications :
o Formation en secrétariat ou gestion administrative
o Formation aux Marchés Publics
o Formation liée à la sécurité
o Formation liée à la réglementation funéraire
• Compétences professionnelles et personnelles requises :
o Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel dédié cimetière, plateformes diverses) sur site et en télétravail
o Techniques de secrétariat et d’accueil
o Méthodes de classement et d'archivage
o Qualités rédactionnelles
o Techniques de gestion administrative
o Organisation et anticipation
o Respect des échéances, capacité de priorisation
o Discrétion
o Rigueur
o Réactivité
o Efficacité
o Bon relationnel et diplomatie, distanciation (gestion de mécontentement possible)
o Capacité d'adaptation
o Constance, persévérance
o Curiosité
• Formation et qualifications :
o Formation en secrétariat ou gestion administrative
o Formation aux Marchés Publics
o Formation liée à la sécurité
o Formation liée à la réglementation funéraire
• Compétences professionnelles et personnelles requises :
o Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur, logiciel dédié cimetière, plateformes diverses) sur site et en télétravail
o Techniques de secrétariat et d’accueil
o Méthodes de classement et d'archivage
o Qualités rédactionnelles
o Techniques de gestion administrative
o Organisation et anticipation
o Respect des échéances, capacité de priorisation
o Discrétion
o Rigueur
o Réactivité
o Efficacité
o Bon relationnel et diplomatie, distanciation (gestion de mécontentement possible)
o Capacité d'adaptation
o Constance, persévérance
o Curiosité
Contact et modalités de candidature
Contact
0328388411
Informations complémentaires
CV + Lettre de motivation
IFSE + CIA + Prime annuelle
Horaires variables avec plages de présences fixes et choix du cycle de travail (37h ou 39h sur 5 jours, 4,5 jours ou 9 jours sur 10)
Télétravail possible (jusqu’à 60 jours par an)
ARTT
Amicale du personnel
Plurelya
IFSE + CIA + Prime annuelle
Horaires variables avec plages de présences fixes et choix du cycle de travail (37h ou 39h sur 5 jours, 4,5 jours ou 9 jours sur 10)
Télétravail possible (jusqu’à 60 jours par an)
ARTT
Amicale du personnel
Plurelya
Travailleurs handicapés
Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats bénéficiant d'une reconnaissance de qualité de travailleur handicapé peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.